De identificatieplicht valt voor werkgevers uiteen in drie verplichtingen: verifiëren, bewaren en zorgdragen.

1. Verificatieplicht: Bij het aangaan van een dienstverband controleert het uitzendbureau de persoonsgegevens van de uitzendkracht aan de hand van een origineel paspoort of identiteitskaart. Daarna volgt controle op echtheid.

2. Bewaarplicht: Na vaststelling van de echtheid, worden kopieën van alle pagina’s met informatie gemaakt. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn, de foto goed herkenbaar. Accepteer geen kopie die de uitzendkracht zelf maakte. Als er een vouw in de kopie zit dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de uitzendkracht zelf de kopie heeft gemaakt en de uitzendonderneming het document niet heeft gecontroleerd. Sla daarom een onbeschadigde kopie op in de loonadministratie. De kopieën moeten tot vijf jaar na de uitdiensttreding van de medewerker worden bewaard. Ook een kopie van een document dat inmiddels is verlopen, moet vijf jaar bewaard worden.

3. Zorgplicht: De werkgever is verplicht om zijn medewerkers op de hoogte te brengen van de identificatieplicht (ook op de werkplek) en zijn verplichting om bij een controle zijn medewerkers de gelegenheid te geven zich te identificeren. Bij een daadwerkelijke controle volstaat een rijbewijs.

Bron: ABU