TNO onderzocht het effect van verschillende vergaderopstellingen, in afhankelijkheid van het doel van de vergadering. Naast de vierkante vergaderopstelling zijn ook de bar, de huiskamer en een ovale vergadertafel onderzocht.

Groepscohesie

Gemiddeld vergaderen werknemers 25 procent van hun werktijd, en vaak in de vierkante vergaderopstelling. De vierkante vergadertafel heeft echter een minder gunstig effect op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.

Er is voldoende reden om verschillende vergaderopstellingen te gebruiken afhankelijk van het doel van de vergadering. De barkruk-indeling wordt bijvoorbeeld beoordeeld als doelmatig en oplossingsgericht, geschikt voor een innovatief klimaat en goed voor samenwerking en het genereren van ideeën.

Nieuwe werken

Door de toename van het nieuwe werken komt de groepscohesie onder druk te staan, dus is het belangrijk om de juiste vergaderopstelling te hebben. Mensen voelen zich minder verbonden met het werk. De juiste vergadertafel kan kan de groepscohesie beïnvloeden en dat doet de vierkante vergadertafel niet

Uit eerder TNO-onderzoek was al bekend dat met dezelfde kwaliteit van de besluitvorming en dezelfde resultaten een vergadering een derde korter kan worden door staand te vergaderen.

Praktische adviezen

TNO stelt haar kennis over de effecten van de inrichting van werkomgeving op prestaties en tevredenheid beschikbaar. De werkomgeving beïnvloedt de mens:

• Voetstappen op de vloer richting trap laat meer mensen de trap nemen.
• Een plant op de kamer vergroot de kans op nieuwe ideeën.
• Wit licht na de lunch verhoogt de alertheid.
• Bij een stijging van de omgevingstemperatuur van 21 naar 27 graden neemt de productiviteit met 30% af

Krijgen medewerkers meer controle over hun werkomgeving, dan leidt dit tot betere prestaties, meer tevredenheid en meer vertrouwen in het management.