Een besparing die snel te realiseren is en daardoor direct resultaat oplevert. Het inzetten van professioneel gereedschap is daarbij essentieel. We gebruiken voor het knutselen wellicht een hamer en zaag die we op een bouwmarkt voor een paar euro hebben aangeschaft. De vakman zal dat zeker niet doen! Beschikt u, als professionele aanbieder van flexibele arbeid, over een professioneel informatiesysteem? Er zijn meerdere aanbieders van goede software uitzendpakketten op de markt.

Twee afdrukken

Volgens de meting in mei 2009 heeft 80% van alle Nederlandse gezinnen toegang tot het web. Hiermee staat Nederland bovenaan in Europa. We e-mailen, hyven, telebankieren, en doen onze belastingaangifte digitaal. We zitten met z'n allen dagelijks op het web. Hoogste tijd om dat maximaal te benutten.

Als uitzender produceert u wekelijks voor iedere flexwerker een loonstrook. Wettelijk bent u verplicht hem daarvan een exemplaar te overhandigen en een kopie in uw administratie te bewaren. We maken daarom vaak twee afdrukken. Eén exemplaar archiveren we in een ordner, de andere vouwen we en doen we in een envelop. Daar plakken we een postzegel op en we brengen die naar de post. U moet het wel heel erg goed organiseren om uw totale kosten per loonstrook onder de 90 eurocent te krijgen. Hoe kunt u deze kosten besparen?

Vermijd handmatig handelen

Handmatig handelen moet u zo veel mogelijk vermijden. Het is saai en peperduur. Ontlast uw medewerkers van die werkzaamheden die u dankzij automatisering efficiënter en sneller kunt uitvoeren. Als automatiseerder heeft die oplossing mijn voorkeur. U komt volledig tegemoet aan de wensen van de flexwerker, biedt hem de beste én snelste service en reduceert handmatige handelingen tot het minimaal noodzakelijke. Moderne uitzendpakketten bieden u die oplossing.

In het personeelsinformatiesysteem van uw software uitzendpakket legt u eenmalig vast op welke wijze de loonstrook verzonden moet worden. Vink aan: via e-mail, beschikbaar stellen via een beveiligde website, persoonlijk ophalen bij een van de vestigingen, en als het echt niet anders kan, verzending per post. (Wettelijk gezien moet u overigens een afdruk op papier altijd kunnen verstrekken.) Zonder dat u er één vinger naar uitsteekt worden alle loonstroken tijdens het verloningsproces volgens de wettelijke normen gearchiveerd en precies zo verwerkt als u hebt vastgelegd. U hoeft geen kopieën meer te bewaren en te verstrekken. Uit uw printer komen alleen nog die paar loonstroken die u per post moet verzenden.

Aan de gang

Gebruikt u deze mogelijkheid nog niet, maar biedt uw uitzendpakket dat wel, ga dan direct tot actie over: informeer uw flexwerkers. Dit kan goedkoop en snel door op de eerstvolgende loonstrook een bericht op te nemen, bijvoorbeeld: Wil je nog sneller weten wat je hebt verdiend? Ontvang je loonstrook voortaan via e-mail of vraag toegang tot je gegevens via internet. Neem contact op en wij regelen het direct voor je.

En als u toch met de loonstrook aan de gang gaat, waarom dan niet meteen uw jaaropgaven en facturen digitaal aanbieden? Dat kan via uw eigen website of via speciale webportalen voor flexwerkers en inleners. Bied uw uitzendpakket (nog) geen ondersteuning voor het aanbieden van de documenten via web of e-mail, overweeg dan de documenten via het webportaal van uw bank aan te bieden. Deze nieuwe mogelijkheid is niet gratis maar levert per saldo ook nog forse besparingen op. Kijk eens op www.viamijnbank.nl voor meer informatie.

Bron: Flexmarkt 2009 | nummer 6