Backoffice uitbesteden bespaart veel tijd

Ondernemers die hun administratie uitbesteden aan een backoffice-dienstverlener, komen daardoor weer toe aan waar het echt om gaat: het contact met de klant. Dat zeggen twee ondernemers die (een deel van) hun administratie hebben uitbesteed.

Bert-Jan van der Woude, directeur en eigenaar van Vuzz, wilde zich richten op de core business van het bedrijf: ‘Ik wilde af zijn van alle administratieve handelingen. Ongemerkt zijn dat er vreselijk veel, en ik had daar geen zin in. Nu voer ik één keer alle gegevens in, en zie ik er niets meer van.’

De overgang
Van een rommelige overgangsperiode had Van der Woude geen last: ‘Ik ben er meteen bij de start van mijn bedrijf mee begonnen. Omdat onze backoffice-dienstverlener zoveel mogelijkheden zag in mijn manier van werken, hebben ze zelfs meegedacht in de ontwikkeling van mijn concept. Het handige was dat de aansluiting van ons systeem op dat van hun ook meteen (vanaf het begin) goed geregeld kon worden.’

Frans Kragten, directeur-eigenaar van Flex Uitzendwerk, had wel te maken met een overgangsperiode: ‘Dat geschiedde in een zeer geordende chaos. Het voordeel was dat ik al een softwarepakket van had van de partij waarmee wij in zee gingen, dus de overgang kon vrij snel plaatsvinden. Begin augustus hadden we de eerste gesprekken, per september gingen we over. Het was een paar weekjes wat harder werken, maar er zijn geen data verloren gegaan en ik heb geen euro omzetverlies geleden.’

Goede ervaringen
Het grootste voordeel vindt Kragten dat hij er een heel simpel bedrijf voor heeft terug gekregen. ‘De hele papierwinkel ben ik kwijt. En mijn mensen houden meer tijd over om te doen waar ze goed in zijn: contact met de klant. Het maakt de bedrijfsvoering makkelijk en de overhead laag.’
Ook Van der Woude is erg blij dat hij de backoffice heeft uitbesteed. ‘Het heeft echt helemaal voldaan aan mijn verwachtingen, en die waren van het begin af aan hoog. Bij andere backoffice-dienstverleners gaat er nog wel eens iets mis, bij die van mij helemaal niets.’

Is er dan helemaal niks negatiefs te melden? Van der Woude: ‘Soms moet je in het systeem meerdere handelingen verrichten, dat is lastig. Maar ook dat heeft een doel: jezelf beschermen. Voordat je een nieuwe klant kunt invoeren, moet er bijvoorbeeld wel eerst een aantal checks doorlopen worden om te kijken of iemand solvabel en liquide is. Dat is lastig in het systeem, maar wel nodig.’

De kosten
De vraag is of je goedkoper uit bent met zo’n backoffice-dienstverlener. Die moet namelijk ook winst maken. Bert-Jan van der Woude zegt beduidend goedkoper uit te zijn. Ze berekenen een bepaald percentage over de loonkosten, en bij ons zijn die relatief laag. Wanneer je groter wordt, komt er een moment dat het goedkoper is om het zelf te doen. Maar dat omslagpunt ligt voor mij geloof ik op een omzet van 3 miljoen euro, en daar ben ik nog lang niet.’
Voor Frans Kragten geldt hetzelfde: ‘Mijn interne kostprijs kan niet op tegen hun tarief. Uitbesteden scheelde me zo 4 fte. En daarbij komt nog iets anders: deze partij neemt mijn debiteurenrisico over. Als één van mijn klanten failliet gaat, ben ik mijn geld niet meer kwijt. Bij de onderhandeling kon ik dit erbij regelen, het was een offer I couldn’t refuse.’

Tips
Beide heren hebben positieve ervaringen met het uitbesteden van de backoffice. Hebben ze nog tips voor ondernemers die ook van de administratieve rompslomp af willen?
Volgens Van der Woude is het belangrijk om te kijken naar de persoonlijke klik. ‘Als het gevoel met iemand goed is, kom je uiteindelijk wel samen door het proces. En denk goed na over wat je wilt uitbesteden: je kunt alles uitbesteden, maar aan alles hangt een prijskaartje.’
Volgens Kragten is het belangrijk om te kijken naar de precieze behoefte: ‘Ben je zelf bijvoorbeeld al geautomatiseerd of niet. En hoe vindt de aansluiting plaats op de partij met wie je in zee gaat.’

Negatieve ervaringen
Lees hier meer over ondernemers die minder geluk hadden met hun backoffice-dienstverlener.

Basti Baroncini, redacteur Flexmarkt.