Werkkostenregeling: de gevolgen voor werkgevers

Met ingang van 1 januari 2015 is de werkkostenregeling van toepassing. Alle werkgevers, dus ook uitzendondernemers, moeten aan de slag moeten met de nieuwe regeling, ook zij die al waren overgestapt. Accountantsorganisatie BDO houdt de ‘vereenvoudigde’ regeling tegen het licht.

De vrije ruimte

In het voorstel voor de vereenvoudigde werkkostenregeling daalt de vrije ruimte van 1,5 procent naar 1,2 procent. Door de voorgestelde verruimingen moet uit budgettaire overwegingen het forfait omlaag met, zegt BDO, maar liefst 0,3 procent. Dat gebeurt terwijl de vrije ruimte eigenlijk het fundament van de werkkostenregeling is. Werkgevers die niets of weinig hebben aan de verruimingen gaan er hierdoor volgens BDO mogelijk op achteruit. Zij zullen opnieuw moeten kijken of ze binnen de nieuwe vrije ruimte blijven.

Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium voor gereedschappen, computers, mobiele communicatie-apparatuur en dergelijke. Vanaf 1 januari 2015 zijn zaken zoals een telefoon of een tablet belastingvrij als ze onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. De regel in hoofdlijnen:

• De werknemer moet de tablet in redelijkheid nodig hebben en ook feitelijk gebruiken voor zijn  werkzaamheden;
• De werkgever moet deze zelf ‘extra’ betalen en niet verrekenen met loon- of vakantie uren van de werknemer. Ze mogen ook worden vergoed of verstrekt.

Vergoeden, verstekken, ter beschikking stellen?

Het verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt. Met betrekking tot een aantal werkplekgerelateerde zaken geldt nu een nihilwaardering als de werkgever ze ter beschikking stelt. Dat betekent dat de werkgever de zaken moet aanschaffen en er eigenaar van moet blijven. Als hij ze vergoedt of verstrekt (niet bij arbo-gerelateerde zaken) is dat belast, of het moet dan geregeld worden via de vrije ruimte. Voor een aantal zaken (maar mogelijk niet alle) zal worden geregeld dat deze ook onbelast zijn als ze vergoed of verstrekt worden. Waarschijnlijk gaat dat onder meer gelden voor werkkleding en arbo-verstrekkingen, maar mogelijk niet voor consumpties op de werkplek.

Producten eigen bedrijf
De oude regeling voor producten uit het eigen bedrijf (‘branche-eigen producten’) wordt ook ingevoerd in de WKR. Onder de oude regels mocht de werkgever 20 procent personeelskorting met een maximum van € 500 per jaar geven op producten en diensten uit het eigen bedrijf. Als het om producten of diensten van een verbonden vennootschap ging, mocht dat ook. Een verbonden vennootschap is een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste een derde belang heeft, een vennootschap die ten minste voor een derde belang heeft in de werkgever en /of vennootschappen in welke een derde voor ten minste een derde belang heeft. Die regeling gaat vanaf 1 januari 2015 ook onder WKR gelden.

Werkkostenregeling op concernniveau
Nu moet de WKR per inhoudingsplichtige worden toegepast. Vanaf 1 januari 2015 geldt de WKR (de vrije ruimte) per concern. Dat betekent dat er één vrije ruimte geldt voor het hele concern. Van een concern is sprake als de (klein)dochtermaatschappij(en) voor tenminste 95 procent eigendom is (zijn) van de moeder.

Afrekenen pas na het kalenderjaar
Een vereenvoudiging: pas in januari van het volgende jaar moet de rekening worden opgemaakt van alle vergoedingen en verstrekkingen uit het afgelopen kalenderjaar. Over het bedrag dat de vrije ruimte (1,2% in 2015) overschrijdt, moet een eindheffing (80%) worden afgedragen in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.
Tussentijds monitoren is daarom natuurlijk wel te adviseren, stelt BDO.

Bron: BDO Belastingadvies

Lees ook: Stappenplan Werkkostenregeling