Juist in deze coronacrisis bewijst een goede midoffice bij uitzendbureaus opnieuw zijn waarde. Maar wat is goede midoffice-software? Dat is een oplossing die je als uitzender zelf kunt inrichten, liefst klantgericht. En natuurlijk een die inspeelt op de trend naar mobiel.
Door Martin Schievink.
Midoffice is actueler dan ooit. Uitzenden is vroegcyclisch. Je kunt aan uitzenden zien welk economisch tij eraan zit te komen – het is als de kanarie in de kolenmijn. En bij uitzenden zijn die conjunctuurklappen versterkt. Dat zie je nu tijdens de coronacrisis meer dan ooit terug in de omzetcijfers. Vorig jaar maart zagen we een aardverschuiving in negatieve zin qua omzet (ABU MarktMonitor: -17%), daarna ging het redelijk omhoog, vervolgens weer een stuk onderuit en recentelijk was er een recordgroei (+28%). Deze conjunctuurcyclus is nu slechts anderhalf jaar.
Uitzenders zijn van oudsher goed in het op- en afschalen, maar de krimp en groei die we nu zien is van een andere orde.
Waar bedrijven zich vorig jaar afvroegen hoe zij hun mensen in dienst konden houden, is er nu een recordaantal openstaande vacatures. Uitzenders zijn van oudsher goed in het op- en afschalen, maar de
krimp en groei die we nu zien is van een andere orde dan een reguliere conjunctuurcyclus.
Midoffice als buffer
Dit is een grote uitdaging voor uitzenders en juist een goede mid-office kan hen daarbij helpen. Want hoe beter jouw midoffice gedigitaliseerd is, hoe minder mensen je als uitzender nodig hebt om op te schalen (of af te schalen).
De midoffice ademt mee. Of je nou honderd man verwerkt of duizend, met een goede midoffice-oplossing heb je maar een heel beperkt aantal medewerkers nodig. Bij extreme groei zoals nu, zorgt de midoffice ervoor dat je niet opeens heel veel mensen hoeft te werven. En bij krimp hoef je dus niet veel mensen te laten gaan. Een goede midoffice fungeert dus als buffer. Wij zien dat ook bij onze klanten; er zijn uitzendbureaus die in korte tijd hun omzet zagen halveren en nu alweer boven het niveau van vóór die krimp zitten en daarbij hun team van medewerkers stabiel hebben kunnen houden. Natuurlijk ook dankzij
de NOW, maar ook omdat zij kunnen leunen op een sterke digitalisering van hun midoffice.
Flexibel zelf inrichten
Wat is dan een goede midoffice? Dat is een die flexibiliteit biedt om de processen zelfstandig verder te automatiseren, klant- en sectorgericht. Dus niet een waarbij je alle klanten door hetzelfde proces moet duwen. Neem de bakker op de hoek, die heeft andere wensen dan een grote industriële klant. Daar kun je op inspelen door verschillende oplossingen aan te bieden; voor die bakker is uren schrijven via een app misschien de beste oplossing, die grote industriële klant wil je bijvoorbeeld faciliteren met een koppeling (met hun eigen kloksysteem) om die uren te verwerken.
Wij spreken nog altijd partijen die met papieren urenbriefje en formulieren werken en op de vestiging nog van alles moeten overtypen.
Ideale situatie
De kracht van een juiste midoffice is dat die data in beide gevallen geautomatiseerd wordt doorgegeven. Als het goed is, kun je zowel oplossing A als B aanbieden en kost dat evenveel tijd en hoef je dat maar één keer in te richten. Dat is de ideale situatie. De praktijk is helaas nog wel eens anders. Wij spreken nog altijd partijen die met papieren urenbriefje en formulieren werken en op de vestiging nog van alles moeten overtypen.. Natuurlijk, de kerndienstverlening is het leveren van de juiste uitzendkracht, maar dat moet je toch op een efficiënte manier doen? Van uitzenders die nog alles handmatig doen, kun je je afvragen wat hun bestaansrecht is.
Meer mobiel
Een belangrijke trend is de sterke stijging van mobiel internetten. Wij zien inmiddels ook al dat meer dan de helft van het verkeer via onze applicaties via mobiel verloopt. Leveren jouw midoffice-applicaties geen mobiele oplossing, dan negeer je eigenlijk de wens van de klant en wordt het lastig om die oplossing breed uit te rollen.
In de business-to-consumer-markt – die voorloopt – zie je heel veel app-onlyoplossingen. In de B2B zal dat op korte termijn nog niet gebeuren, maar het zal wel meer mobiel worden. Ook die uitzendkracht verwacht alles te kunnen regelen via een app.
Avondklok
Een trend die we vanuit de IT zien is dat er meer tools komen die je in staat stellen zelfstandig processen te automatiseren. Vaak zie je dat de randprocessen die aanpalend zijn aan het primaire uitzendproces nog niet geautomatiseerd zijn, maar via e-mail of op papier gaan. Dat wordt de volgende stap. Daarvoor moet je wel een midofficeoplossing hebben die zo’n randproces kan ondersteunen. Bijvoorbeeld: toen vorig jaar de avondklok gold, had een werknemer die ’s avonds moest werken een Avondklok-werkgeversverklaring nodig.
Procesautomatiseringstool
Dan wil je dat een uitzendkracht die zelfstandig (via een app) kan aanvragen. In onze midoffice-oplossing zit een procesautomatiseringstool waarmee klanten zelfstandig zo’n proces kunnen inrichten. Binnen 1,5 dag, zonder tussenkomst van een ontwikkelaar, hebben wij toen een standaardtemplate ontwikkeld die onze klanten (uitzendbureaus) helemaal zelfstandig konden gebruiken en naar hun wensen konden aanpassen; het formulier beschikbaar stellen aan hun uitzendkrachten, een notificatie sturen, de pdf opnemen in het dossier van de uitzendkracht.
Voor een uitzendbureau is het belangrijk dat zij zulke processen zelfstandig kunnen inrichten, zonder dat hun softwareleverancier dat moet ontwikkelen.
Eén portal
Dat inrichten en uitbreiden van de midoffice kun je doortrekken naar andere, externe applicaties die je beschikbaar wilt stellen aan je uitzendkracht, denk aan e-learning. Door dat te integreren in één portal wordt het voor de uitzendkracht heel gebruiksvriendelijk. Die logt in op zijn uitzendbureau-app en ziet daar ook dat er een cursus beschikbaar is via een e-learning-platform. Hetzelfde geldt voor planningstooling. Dat wil je het liefst via één portal kunnen aanbieden aan die uitzendkracht.
Aanboren specialismen
Ook helpt een goede midoffice ook bij het aanboren van nieuwe branches. Neem de zorg, transport of de metaalindustrie; die sectoren hebben hun branchespecifieke informatie. Als je als uitzender dat in jouw deelprocessen kunt opnemen en kunt afstemmen op die branche, kun je harder groeien.
Bovendien is de midoffice het meest zichtbare deel in het contact met de opdrachtgever; dus het bepaalt ook nog eens de uitstraling naar jouw klant. Kortom, midoffice is een echt specialisme geworden, waarvan het belang alleen maar groter wordt.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Akyla, Martin Schievink is algemeen directeur bij Akyla.
