Payroll, hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Payroll is een populaire vorm van flexwerk. Dit artikel legt uit wat payroll is en wat de voordelen ervan zijn.

Wat is payroll?

De definitie van payroll is: het uit handen geven van de verplichtingen van het werkgeverschap. Via een opdrachtovereenkomst neemt het payrollbedrijf de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap over van het bedrijf waar de medewerker zijn werkzaamheden uitvoert. De werknemer staat dus op de loonlijst van het payrollbedrijf en wordt tewerkgesteld bij het inlenende bedrijf.

Verschil tussen juridisch en functioneel werkgever

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen het formele en het materiële werkgeverschap:

Formele werkgever

Het payrollbedrijf verzorgt de salarisadministratie en de loonuitbetaling aan de payrollmedewerker en draagt als juridisch werkgever (formele werkgeverschap) ook alle werkgeverslasten. Dit betekent dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor alle wettelijke verplichtingen die het werkgeverschap met zich meedraagt. Het is dus ook verantwoordelijk voor het doorbetalen van loon bij ziekte, eventuele ontslagkosten en verzekeringen, bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid en pensioen.

Materiële werkgever

De inlener (opdrachtgever) is de functioneel werkgever (materiële werkgeverschap) omdat de payrollmedewerker daar zijn werkzaamheden uitvoert.
De inlener blijft ook verantwoordelijk het bepalen van de hoogte van het salaris en het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. De payrollmedewerker heeft net als alle medewerkers een leidinggevende binnen het inlenende bedrijf. De inlener heeft dan ook dagelijks toezicht (gezag), wat bijvoorbeeld relevant is voor de Arbowet. In de praktijk lijkt er dan ook op de werkvloer geen onderscheid tussen eigen medewerkers en payrollmedewerkers.

Voordelen payroll voor inlener (opdrachtgever)

Voor inlenende bedrijven zijn er drie belangrijke voordelen van payroll:

1. geen administratieve rompslomp; inlenende bedrijven maken gebruik van de diensten van payroll bedrijven om de complexe personeels- en salarisadministratie niet zelf te hoeven doen.
2. afwentelen risico’s van het werkgeverschap; het is van tevoren duidelijk wat loonkosten zijn. De inlener draait niet op voor de kosten van doorbetaling bij verzuim (ziekte of arbeidsongeschiktheid) en hoeft geen (ontslag)vergoedingen uit te keren.
3. flexibiliteit: het inlenende bedrijf kan vrij eenvoudig afscheid nemen van de payrollmedewerker door de payrollovereenkomst te beëindigen.

Voordelen payroll voor werknemer

Drie belangrijke voordelen voor werknemers zijn:

1. salarisbetaling op tijd en correct; payrollbedrijven hebben hun salaris- en personeelsadministratie goed op orde. Dat is immers hun core business.
2. zekerheid; payrollmedewerkers ook recht geeft op doorbetaling bij ziekte, vakantiedagen en collectieve (sociale) verzekeringen.
3. gelijk loon: payrollbedrijven betalen de payrollmedewerker volgens (ABU- of NBBU-) CAO. Beide CAO’s passen de inlenersbeloning toe, wat wil zeggen dat de payrollmedewerker hetzelfde loon krijgt als de werknemer in dienst van het inlenende bedrijf.

Nadelen payroll voor werknemer

Er zijn ook nadelen voor de werknemer. De drie belangrijkste nadelen zijn:

1. stoppen werk; het inlenende bedrijf kan zonder opgaaf van redenen de payrollovereenkomst beëindigen. Het hangt vervolgens van het payrollbedrijf af of de medewerker vervangend werk krijgt of dat ontslag (om bedrijfseconomische reden) zal volgen. Per 1 januari 2015 geldt overigens wel dat payrollmedewerkers dezelfde ontslagbescherming hebben als gewone werknemers (Wet Werk en Zekerheid).
2. secundaire arbeidsvoorwaarden; secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen verschillen tussen de payrollmedewerker en de vaste medewerker in dienst van het inlenende bedrijf. Dat hoeft overigens niet per se te betekenen dat de secundaire arbeidsvoorwaarden minder goed zijn. Waar veel MKB-bedrijven dit niet goed geregeld hebben, hebben payrollbedrijven dat wel.
3. ‘hoor ik er wel bij?’ De payroll medewerker zou minder binding kunnen ervaren met het inlenende bedrijf. Dit hangt sterk af van de bedrijfscultuur. In de praktijk blijkt dit echter voor de meeste payrollkrachten mee te vallen. Zij worden over het algemeen hetzelfde behandeld op de werkvloer als vaste werknemers.

Payrollcontract

Het payrollbedrijf sluit een arbeidsovereenkomst met de werknemer (payrollcontract) en de werknemer is dus in loondienst van het payrollbedrijf. De payrollmedewerker ontvangt zijn salaris, vakantiegeld, loonstroken, jaaropgaven en dergelijke dus van het payrollbedrijf.
Payrollmedewerkers hebben sinds 1 januari 2015 dezelfde ontslagbescherming als medewerkers die rechtstreeks bij de werkgever (inlener) in dienst zijn (Wet Werk en Zekerheid).
Maar net als uitzendbureaus mogen payrollbedrijven de payrollmedewerker maximaal 5,5 jaar op tijdelijke contracten kan laten werken (zie uitzendovereenkomst hieronder).

CAO

De payrollmedewerker valt meestal onder een andere CAO dan de werknemers die in dienst zijn van het bedrijf hij werkt. Sommige grotere payrollbedrijven hebben  een eigen CAO, maar de meeste payrollbedrijven hanteren de ABU-CAO.

of NBBU-CAO die voor uitzendkrachten. Deze beide uitzendcao’s kennen overigens de zogenoemde inlenersbeloning. Dit betekent dat beloning van de payrollmedewerker gelijkwaardig is aan die van de werknemer die rechtstreeks in dienst is van het bedrijf.

Wat kost payroll?

Het payrollbedrijf krijgt voor zijn dienstverlening een fee. Deze vergoeding is meestal minder dan een uitzendbureau vraagt, omdat een uitzendbureau ook werving- en selectiekosten doorberekend aan de opdrachtgever (inlener). Payrollbedrijven maken die kosten niet, omdat hun klanten zelf de werving en selectie van de payrollmedewerkers doen.
Het bedrijf waar de payrollmedewerker werkt betaalt voor de diensten van het payrollbedrijf een overeengekomen tarief dat meestal via een periodieke factuur wordt betaald. De payrolltarieven zijn gebaseerd op het salaris van de werknemer plus een marge (fee) voor het payrollbedrijf. Deze marge ligt gemiddeld tussen de 6 en 10%.

Verschil tussen payroll en uitzendbureau

Hét verschil tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau is de allocatiefunctie. Allocatie betekent in dit verband het (actief) bij elkaar brengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. Een uitzendbureau heeft wel een allocatiefunctie, een payrollbedrijf in principe niet. Oftewel, een uitzendbureau verzorgt de werving en selectie van uitzendkrachten voor haar opdrachtgevers (inlener), een payrollbedrijf niet. De payrollmedewerkers worden aangedragen door de opdrachtgever, die zelf de werving en selectie verzorgt.

Exclusieve terbeschikkingstelling

En er is een verschil tussen payroll en uitzenden waar het gaat om exclusiviteit; een payrollbedrijf mag niet zonder toestemming van de opdrachtgever (inlener) de payrollmedewerkers bij een ander bedrijf tewerkstellen (er geldt een ‘exclusieve terbeschikkingstelling van de arbeidskracht aan de opdrachtgever’). Een uitzendbureau mag dat wel.

Overeenkomst tussen payroll en uitzendbureau

De overeenkomst tussen payrollbedrijf en uitzendbureau is overigens dat zowel het uitzendbureau als het payrollbedrijf juridisch werkgever zijn (formele werkgeverschap).

Uitzendovereenkomst

De Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (WAADI) bevat wetten en richtlijnen waaraan intermediairs als uitzendbureaus en payrollbedrijven zich moeten houden.
Sinds het Care4Care-arrest van de Hoge Raad van november 2016 is duidelijk gemaakt dat ook payrollbedrijven onder het bereik vallen van artikel 7:690 BW (uitzendovereenkomst). Immers, zo stelde de Hoge Raad, is het irrelevant of er een zogenoemde allocatiefunctie wordt vervuld. Het directe gevolg van de uitspraak van de Hoge Raad is dat payrollbedrijven toegang blijven houden tot de uitzendfaciliteiten zoals vastgelegd in artikel 7:691 BW.
Concreet betekent dit dat payrollbedrijven (net als uitzendbureaus) de payrollmedewerker maximaal 5,5 jaar op tijdelijke contracten kan laten werken (zes contracten) in plaats van maximaal twee jaar die normaal voor werkgevers geldt volgens de Wet Werk en Zekerheid.

ABU en payroll bedrijven

Payroll groeit snel, maar er is de laatste tijd ook veel ophef rondom deze flexvorm. Vanuit de politiek en door vakbonden wordt het fenomeen regelmatig in een kwaad daglicht gesteld en doemen berichten op over payrollconstructies die de rechten van werknemers zouden aantasten. Het nieuwe kabinet heeft maatregelen aangekondigd om dit aan banden te leggen. In het regeerakkoord staat hierover: ‘Payrolling als zodanig blijft mogelijk, maar wordt zo vormgegeven dat het een instrument is voor het ‘ontzorgen’ van werkgevers en niet voor concurrentie op arbeidsvoorwaarden.’
Volgens de flexbranche is payrolling een goede vorm van werkgeverschap. Het is de laatste jaren een volwassen vorm van hr-dienstverlening geworden en is een belangrijke factor in flexwerk op de arbeidsmarkt.
Payrollbedrijven leveren niet alleen hun diensten bij ‘gewone’ payrollmedewerkers, ook freelancers/zzp’ers worden meer en meer via payrollbedrijven ingehuurd door bedrijven.
De brancheorganisatie voor uitzendbedrijven, ABU is voorstander van goed gereguleerde payroll en behartigt ook de belangen van payrollbedrijven in Nederland, sinds de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) per 1 januari 2016 is opgegaan in de ABU.

NEN 4400-cerficering via SNA

Om er zeker van te zijn dat u werkt met een bonafide partij is het goed om te checken of het payrollbedrijf over een NEN 4400-certificering beschikt. Dit keurmerk, dat wordt verstrekt door de Stichting Normering Arbeid (SNA), is het keurmerk voor alle uitzendondernemingen en (onder)aannemers van werk, waaronder payrollbedrijven. De NEN 4400-certificering is de garantie dat payrollbedrijven regels naleven en dat alle personeelszaken voor de payrollmedewerker goed geregeld zijn.