Wie een backoffice zoekt voor zijn uitzendbureau, begint bijna automatisch met dezelfde vraag: wat is de factor? Logisch. De factor heeft direct invloed op je kostprijs en daarmee op je marge. “Maar wie alleen twee factoren naast elkaar zet, vergelijkt meestal niet wat een backoffice werkelijk kost.”
Stel dat de ene aanbieder rekent met factor 1,77 en de andere met 1,88. Dan lijkt de keuze snel gemaakt: de eerste is goedkoper. “Maar dat klopt alleen wanneer in beide factoren dezelfde kosten, risico’s en dienstverlening zijn opgenomen. En juist daar zitten in de praktijk vaak grote verschillen”, zegt Niels Keizer, managing director van One People Services.
Wat zit er eigenlijk in die factor? “De backofficefactor wordt toegepast op het brutoloon van de uitzendkracht en moet onder meer ruimte bieden voor werkgeverslasten, reserveringen, pensioen, verzekeringen, administratie, dienstverlening en de marge van de backoffice”, legt Keizer uit. Veel van die kosten zijn geen vrije keuze. Premies, pensioen en andere werkgeversverplichtingen verdwijnen niet doordat een aanbieder een lagere factor hanteert. Daarnaast bepalen de arbeidsvoorwaarden van de inlener ook in grote mate wat het uiteindelijke inkooptarief wordt.”
Waar komt het verschil vandaag?
Is het verschil tussen twee backoffice bureaus opvallend groot, dan is het volgens hem interessant te vragen waar dat verschil vandaan komt. “Zijn bepaalde kosten niet inbegrepen? Wordt een deel van het risico bij jouw bureau neergelegd? Betaal je apart voor software, contracten of verloning? Of geldt er bijvoorbeeld een servicefee per medewerker? Een lage factor kan dus voordelig zijn. Maar je weet dat pas als je precies weet wat erin zit.”
Ziekte kan een goedkope factor ineens duur maken
Ziekte is volgens Keizer een goed voorbeeld van een kostenpost die gemakkelijk wordt onderschat. “Een zieke uitzendkracht maakt geen factureerbare uren, terwijl tijdens het dienstverband wel een loondoorbetalingsverplichting kan bestaan. Voor een intermediair is daarom niet alleen belangrijk óf een backoffice ziekte afdekt, maar vooral hoe die dekking eruitziet. Geldt de dekking voor alle contractvormen? Is er een eigen risico? Geldt er een maximumduur? En wat gebeurt er wanneer iemand langdurig uitvalt? Een lagere factor waarbij een belangrijk deel van het ziekterisico bij jou blijft liggen, kan uiteindelijk veel duurder zijn dan een hogere factor waarbij dat risico volledig is afgedekt.”
En als de klant niet betaalt?
“Hetzelfde geldt voor het debiteurenrisico. Wat gebeurt er wanneer een inlener na 30, 60 of 90 dagen nog niet heeft betaald? Of helemaal niet meer kan betalen? Bij sommige constructies is alleen de loonsom afgedekt en kan jouw marge bij wanbetaling alsnog verloren gaan. Ook kredietlimieten, eigen risico’s en andere voorwaarden kunnen een rol spelen.”
Daarnaast is er de cashflow. “Krijg jij jouw marge direct na de verloning en facturatie uitgekeerd, of pas nadat de opdrachtgever de factuur heeft betaald? Dat verschil zie je nergens terug in de factor. Voor een groeiend uitzendbureau kan het financieel echter belangrijker zijn dan enkele honderdsten verschil in de kostprijs.”
Compliance wordt onderdeel van de vergelijking
Een backoffice verzorgt inmiddels veel meer dan contracten, loonstroken en facturen. Sinds 1 januari 2026 geldt binnen de Cao voor Uitzendkrachten het uitgangspunt dat het totale pakket aan arbeidsvoorwaarden van de uitzendkracht minimaal gelijkwaardig moet zijn aan dat van een werknemer bij de opdrachtgever in een gelijke of gelijkwaardige functie. “Daarbij wordt dus niet alleen naar het uurloon gekeken. Het totale pakket aan arbeidsvoorwaarden moet worden geïnventariseerd en correct toegepast. Dat vraagt om goede informatie van de opdrachtgever én om kennis bij de partij die de verloning uitvoert. Een fout kan leiden tot correcties achteraf, loonclaims, boetes en discussies met opdrachtgever en uitzendkracht.”
Daar komt de Wet Toelating Terbeschikkingstelling van Arbeidskrachten (WTTA) bij, legt Keizer uit. “De wet treedt op 1 januari 2027 in werking. Vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie handhaven. Uitleners moeten voor toelating onder meer aantonen dat zij zich aan de geldende wet- en regelgeving houden en in beginsel een waarborgsom van €100.000 stellen. De keuze voor een backoffice wordt daardoor steeds minder alleen een prijsbeslissing. Je kiest ook de partij die je werkgeverschap, communicatie en compliance uitvoert.”
Kijk ook naar de onderneming achter de factor
Een ander onderdeel dat volgens hem zelden bovenaan een offerte staat, is de financiële positie van de backoffice zelf. “Hebben ze veel schulden? Is veel gefinancierd met vreemd vermogen? Een backoffice verwerkt grote geldstromen. Lonen moeten op tijd worden betaald, loonheffingen en btw moeten worden afgedragen en bij voorfinanciering kan aanzienlijk werkkapitaal nodig zijn. Dat maakt financiële gezondheid en continuïteit relevant.”
“Niet alleen voor jou, maar ook voor je inleners. Betaalt een backoffice verschuldigde loonheffingen of btw niet, dan kan de Belastingdienst onder omstandigheden de inlener daarvoor aansprakelijk stellen. Een scherpe factor en een mooie portal vertellen uiteindelijk weinig over de financiële basis van de organisatie die erachter zit”, aldus Keizer.
Welke vragen stel je bij het vergelijken van een backoffice?
Wie backoffice bureaus serieus wil vergelijken, moet volgens hem daarom verder kijken dan alleen het getal achter de komma. Vraag bijvoorbeeld:
- Welke kosten en risico’s zijn volledig in de factor opgenomen?
- Zijn er aparte kosten voor software, administratie, contracten of verloning?
- Hoe is ziekte afgedekt en geldt die dekking ook bij langdurige uitval?
- Wie draagt het debiteurenrisico als een opdrachtgever niet betaalt?
- Wordt mijn marge direct uitbetaald of pas nadat de opdrachtgever heeft betaald?
- Wie zorgt voor de inventarisatie en toepassing van gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden?
- Is de organisatie aangesloten bij ABU of NBBU?
- Is de onderneming SNA-gecertificeerd en voldoet zij aan NEN 4400-1?
- Welke opzegtermijnen of kosten gelden als ik later wil overstappen?
Juist de antwoorden op deze vragen bepalen volgens Keizer wat een backoffice uiteindelijk werkelijk kost.
Vergelijk voorwaarden, niet alleen factoren
“De factor blijft belangrijk. Niemand betaalt graag meer dan nodig. Maar de laagste factor op papier is niet automatisch de goedkoopste oplossing in de praktijk. Ziekte, wanbetaling, voorfinanciering, compliance, aanvullende kosten en financiële continuïteit kunnen uiteindelijk veel meer invloed hebben op je rendement dan het verschil tussen bijvoorbeeld factor 1,77 en 1,88. Bij One People Services merken we daarom dat een goede vergelijking eigenlijk begint met een andere vraag dan: wat is jullie factor? De interessantere vraag is: wat moet ik naast die factor zelf nog betalen, regelen of aan risico dragen? Pas wanneer je dat weet, kun je twee backoffices echt met elkaar vergelijken.
Dit artikel is gesponsord door One People Services.
