In de rubriek Flexvraag beantwoordt Hans Scheers van Experts in Flex vragen over onderwerpen in de flexbranche. Vandaag 6 vragen over het beheer van je kandidatendatabase.
Ook een vraag? Stuur een mail naar info@expertsinflex.nl
Wat gaat er in de praktijk vaak fout bij bestandsbeheer?
De belangrijkste valkuil in de praktijk is datakwaliteit: er worden (te) veel profielen opgeslagen met te weinig relevante gegevens. Als een recruiter in de vervuilde en onvolledig ingevulde database gaat zoeken, kunnen daardoor de juiste kandidaten niet snel boven water gehaald worden. De recruiter zal dat een of twee keer proberen en vervolgens gedemotiveerd afhaken.
Hoe zorg ik voor een waardevolle database?
Het begint bij de inrichting: zorg dat je weet welke gegevens relevant zijn voor jouw organisatie. Deze vraag je uit. Vermoei de recruiter niet met het uitvragen van gegevens die niet relevant zijn. Vervolgens is het aan de recruiter om de ‘selectie aan de poort’ te doen: kandidaten die relevant zijn worden bewaard, anderen worden verwijderd of met een inactieve status gemarkeerd. Het profiel van relevante kandidaten wordt verrijkt opgeslagen, zodat je weet waar je iemand voor kunt benaderen en waarvoor niet. En vervolgens onderhoud je contact met je relevante talentpool om hen relevant te houden.
Lees ook: 7 vragen over de Arbo checklist
Waarom zou ik kandidaatgegevens bewaren na een mislukte sollicitatie?
Dit argument horen we vaak: “Iemand is afgewezen en je kunt hem of haar nu niet plaatsen. Als de kandidaat gemotiveerd is, zal deze binnen de kortste keren een baan hebben gevonden en dan is hij/zij niet meer beschikbaar.” De reden dat de gegevens toch waardevol zijn, is dat dezelfde kandidaat op een later tijdstip waarschijnlijk weer actief wordt op de arbeidsmarkt. Sterker nog, de kans is groot dat de kandidaat ‘latent’ geïnteresseerd blijft in een andere baan. Bijna 45% van de beroepsbevolking staat open voor iets nieuws, ook al zijn ze niet actief op zoek! Als jij in contact blijft met deze doelgroep, geef je jezelf een voorsprong ten opzichte van je concurrenten.
Welke gegevens zijn van belang?
De belangrijkste groepen van gegevens zijn contactgegevens en matchgegevens. Contactgegevens is een randvoorwaarde, omdat je mensen wilt kunnen benaderen als dat nodig is. Onder matchgegevens verstaan we alle gegevens over wat de kandidaat kan en wil. Dat kan heel breed zijn: van opleidingen tot competenties en van vaardigheden tot wensen of hobby’s. Uiteindelijk gebruik je deze gegevens om in te schatten bij welk bedrijf of bij welke vacature je de kandidaat kunt plaatsen.
Lees ook: 7 vragen over: De digitale assistent
Aan welke regels moet ik me houden?
De AVG zegt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. Bij een sollicitant is dat gedurende het sollicitatieproces. Is iemand afgewezen, dan zou je de persoonsgegevens moeten verwijderen. Dit geldt, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om de persoonsgegevens langer te bewaren. Als je daar toestemming voor krijgt, mag je de gegevens dus langer (1 of 2 jaar is gebruikelijk) bewaren. Daarnaast heeft de kandidaat op eigen verzoek het “recht om vergeten te worden”. Op verzoek moet je dus de persoonsgegevens verwijderen.
Wordt een kandidaat geplaatst als werknemer, dan ben je verplicht om bepaalde gegevens gedurende 7 jaar te bewaren.
Regelt mijn recruitmentsysteem dat automatisch?
Goede recruitmentsystemen hebben een module waarin het bewaren en verwijderen van persoonsgegevens georganiseerd wordt. Meestal moet je het echter wel zelf in (laten) richten, omdat ieder bedrijf er net iets anders mee om wenst te gaan. Uiteindelijk ben en blijf je zelf verantwoordelijk voor de manier waarop je er mee omgaat. Check dus goed hoe je recruitmentsysteem dit heeft ingericht!
(De tool “Samenstelling arbeidsvoorwaarden en kostprijsberekening”, is een belangrijk hulpmiddel voor de flexbranche. Kijk even op onze website: Arbeidsvoorwaarden en kostprijs – Experts in Flex)
TWEE KEER PER WEEK
Flexmarkt Nieuwsbrief
Het laatste nieuws over de flexbranche en de best gelezen artikelen.
