In de flexbranche is een goed geautomatiseerd backofficeproces van onschatbare waarde. Door diverse ontwikkelingen in de markt wordt het belang ervan alleen maar groter. “Het zou goed zijn als er een keurmerk voor automatisering komt, zodat bureaus weten dat ze zich over de toepassing van wet- en regelgeving geen zorgen hoeven te maken”, zegt Nocore-directeur Sév Smits.
Al ruim twintig jaar biedt Nocore ERP-software die specifiek op de flexbranche en de schoonmaakbranche is gericht. Voor payrollbedrijven en uitzendorganisaties is het nu noodzaak om echt werk te maken van het digitaliseren van de processen. te maken. “Neem alleen al de krapte op de arbeidsmarkt en de wetswijzigingen die vorig jaar zijn doorgevoerd”, zegt Nocore-directeur Sév Smits. “Die hebben veel impact op de branche, waardoor het belangrijk is dat je geen omkijken hebt naar je processen én er zeker van bent dat je aan de wet- en regelgeving voldoet.”
Ingewikkelder door WAB
Dat vraagt om uitleg. Smits: “Met de introductie van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 hebben werknemers met een payrollcontract dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechten gekregen als werknemers die in dienst zijn bij het bedrijf. Dat is een fundamentele verandering in het onderscheid tussen uitzenden en payrolling. Voorheen waren uitzenden en payrolling juridisch gelijk, maar nu niet meer. Loon- en cao-technisch heeft dat gevolgen: je mag niet meer verlonen volgens de uitzend-cao, maar moet de cao van de klant volgen.”
Een gevolg van de wijzigingen is dat sommige payrollers zich nu ook richten op het overnemen van de volledige loonadministratie van bedrijven. “Dan zijn ze geen juridisch werkgever meer, maar een servicebureau. Je krijgt dan voor elke klant een aparte loonadministratie: dat is dus veel complexer.” Andere payrollbedrijven zijn zich weer meer als uitzender gaan positioneren. “Voorheen werkten pay-rollers enerzijds direct voor de klant en anderzijds bedienden ze ook uitzend-bureaus. Op het moment dat de werving en selectie was afgerond, werd alles aan de payroller uitbesteed. Dat is met de WAB lastiger geworden.”
Verloning uitbesteden
Een andere ontwikkeling is dat klanten van flexbedrijven op automatiseringsgebied steeds meer de behoefte hebben om volledig ontzorgd te worden. “Ze vragen meer service op digitaliseringsgebied, maar hebben ook behoefte aan een platform waarop de verloning kan worden uitgevoerd”, zegt Smits. “Zeker kleinere bureaus zitten er niet op te wachten om zelf de verloning te doen. In die gevallen kunnen payrollbedrijven helpen.”
Uitzendorganisaties willen het liefste de voorkant van het proces doen: werven, selecteren en plannen. “En de krapte op de arbeidsmarkt zal verlammend gaan werken op de economie. Ook de uitzendbranche krijgt ermee te maken; er komt meer aandacht voor omscholen en opleiden van medewerkers. In bepaalde
branches worden door de digitalisering banen overbodig, maar elders komen er banen bij. De uitzendbranche kan met omscholing een belangrijke rol vervullen in die verschuiving.”
Nu uitzendbureaus dus hun handen vol gaan krijgen aan deze ontwikkelingen, is het prettig wanneer niet alleen de automatisering, maar ook de dienstverlening eromheen vlekkeloos verloopt. “Een goed draaiende backoffice is onmisbaar, met een systeem dat je door de wet- en regelgeving heen loodst, zoals dat van ons.”
Goede software afdwingen: keurmerk automatisering
Het is in alle gevallen belangrijk om de processen juridisch goed dicht te timmeren, zeker met het oog op de handhaving die straks op gang komt, geeft Smits aan. “Er is nog weinig jurisprudentie over wat nu wel en niet is toegestaan wanneer je als payroller bijvoorbeeld zo’n uitbestedingsservice biedt. Zeker is wel dat de branche onder een vergrootglas ligt. In de nieuwe cao voor uitzendkrachten wordt de maximale uitzendtermijn teruggebracht en daarmee zit er nog maar weinig verschil tussen de uitzend-cao en de wettelijke bepalingen.”
Met een systeem dat automatisch controleert of de verloning volgens de regels verloopt, kan een bedrijf zich in positieve zin onderscheiden, zegt Smits. “Er is veel wet- en regelgeving, maar er is weinig handhaving. Iedereen mag een uitzendbureau beginnen en er zijn nog steeds malafide bedrijven actief. Vanuit de branche zou er een kwaliteitslabel moeten komen voor softwaresystemen: dan weet je dat een bureau met bepaalde software heeft gewaarborgd dat het aan de wet- en regelgeving voldoet. Uiteindelijk kun je natuurlijk alles omzeilen, maar in beginsel is er genoeg software voorhanden waarin voldoende controles zijn ingebouwd, zoals een toetsing op minimumloon en juiste inschaling. Het kaf kan van het koren gescheiden worden door af te dwingen dat je met goede software werkt die zorgt voor een stabiele loonverwerking op duizenden loonstroken.”
Een voorbeeld van regelgeving waarbij goede automatisering veel meerwaarde biedt, is de ET-regeling voor tijdelijke buitenlandse werknemers, geeft Smits aan. “Zij kunnen een belastingvrije vergoeding krijgen voor de kosten die zij maken omdat men buiten het land van herkomst werkt. Daar zijn wel voorwaarden aan
verbonden. Met automatisering die daar rekening mee houdt, voorkom je malafide praktijken op het gebied van arbeidsmigranten.”
Alles in hetzelfde systeem
En die slimme software is ook nog lang niet altijd bij de professionele partijen in gebruik, weet Smits. “De voorkant van het proces is meestal wel goed geautomatiseerd, maar als de uitzendkracht echt aan boord komt, wordt de backoffice in veel gevallen uitbesteed aan een andere partij. En daar is het proces nog niet geautomatiseerd. Daar gaat nog heel veel mis. Er zijn ruim 14.000 uitzendbureaus geregistreerd, maar we weten dat er maar maximaal 3.000 degelijk geautomatiseerd zijn.” Met name kleinere uitzendorganisaties zouden geholpen zijn met software en bijbehorende dienstverlening op het gebied van loonadministratie. “Wanneer partijen als boekhouders met dezelfde software werken, zitten alle gegevens in hetzelfde systeem. Dat is beter dan losse koppelingen of losse mailtjes die worden verstuurd, want daar gaat het vaak mis. Wij staan klaar om hen met onze service en systemen te helpen.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Nocore.
