Zelf werkgever worden als intermediair betekent een hoop geregel en extra administratieve taken. Toch hoeft het voor bedrijven in de flexmarkt die de risico’s zelf kunnen dragen, niet ingewikkeld te zijn om te kiezen voor eigen werkgeverschap, zegt Sander Adams van Backofficebureau. “Uitzendondernemers die groeiambities hebben, kunnen zo hun eigen merk nog beter neerzetten bij klanten en wij kunnen ze
in dit traject begeleiden.”
Backofficebureau, een label van P-services, bedient bedrijven in de flexmarkt door hun personeelsadministratie en daarmee ook de facturatie volledig uit te voeren, zodat zij zich volledig kunnen richten op werving en selectie van nieuwe kandidaten en het vinden van nieuwe opdrachtgevers. “Onze backofficedienstverlening is specifiek gericht op intermediairs; bij ons is geborgd dat de processen voldoen aan alle wet- en regelgeving, of
het nu gaat om salarisadministratie of re-integratiediensten”, zegt Adams, salesmanager bij Backofficebureau.
Eigen merk neerzetten
Bureaus kunnen hun backoffice volledig uitbesteden, inclusief het werkgeverschap, maar ze kunnen er ook voor kiezen om zelf werkgever te worden. “Zo kunnen we ook een oplossing bieden aan uitzendondernemers die groeiambities hebben en hun eigen merk nog beter willen neerzetten bij klanten. Wij begeleiden ze in het intensieve traject van onder meer certificering. Deze dienstverlening is dus anders dan het traditionele uitbesteden van de backoffice.” En daaraan is behoefte, merkt Adams.
Organisatorische uitdaging
Een van de redenen om met de dienst te beginnen, was voor Backofficebureau dat het kiezen voor werkgeverschap veel van een organisatie vergt als je eerst vooral op het commerciële deel hebt gefocust en vervolgens administratief niet bent meegegroeid. “Doe je vanaf dag één zelf de verloning en de administratie, dan hou je die groei veel beter bij. Heb je dat nooit gedaan en ga je opeens wel zelf verlonen, dan kun je zo al te maken hebben met de salarissen van 200 mensen en alles wat daarbij komt kijken. Dat vergt dus veel van de organisatie. Daarom bieden wij een oplossing waarbij je wel de risico’s zelf kunt dragen, maar tegelijk uitvoeringskosten bespaart en ook niet tegen het probleem aanloopt dat je het administratief niet kunt verwerken. Het voorkomt daarnaast dat je als kleinere partij met de handen in het haar zit als je salarisverwerker weggaat: we bieden continuïteit.”
Een van de belangrijkste indicatoren voor intermediairs die overwegen zelf het juridisch werkgeverschap op zich te nemen, is de mate waarin je zelf de (verzuim)risico’s kunt dragen, zegt Adams. “Als je daartoe financieel in staat bent, is het in feite altijd mogelijk om ook zelf werkgever te worden. Wij zorgen vervolgens dat alles gebeurt volgens wet- en regelgeving en we zorgen voor voorfinanciering.”
Begeleiding vanaf dag één
Of je voor de Ziektewet wel of niet eigenrisicodrager wordt, is een keuze die de intermediair zelf moet maken, geeft Adams aan. “Je krijgt bij ons vanaf dag één je eigen implementatiemanager dieje overal bij helpt, zoals het aanvragen van een loonheffingennummer en een G-rekening. We kunnen ook helpen met inschatten of het verzuimrisico voor jou te dragen is. Want dat is naast het debiteurenrisico een van de grootste risico’s.” Je kunt daarin het verschil maken door goed aan preventie te werken en aan duurzame inzetbaarheid, zegt Adams. “Wij hebben een afdeling die zich specifiek daarop richt én hebben bij verzuim ook eigen casemanagers waar klanten gebruik van kunnen maken als zij dat willen.”
Werkgeverschap is minder geschikt voor intermediairs met een hoger dan gemiddeld verzuim of weinig vet op de botten, aldus Adams. “In dat geval kun je beter voor volledige uitbesteding kiezen zodat je altijd zeker weet wat je verdient en je je geen zorgen hoeft te maken over kosten in de toekomst.”
Harde knip of niet?
Werkgeverschap regelen via Backofficebureau is een proces van zes tot acht weken, geeft Adams aan. “Daarbij zijn we deels afhankelijk van de Belastingdienst. Het maakt verder wel uit of je een harde knip wilt zetten, dus of je voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers werkgever wilt worden, of dat je alleen nieuwe mensen wilt gaan verlonen. We kijken altijd samen naar de wens van de intermediair en wat de beste optie is. Je ontkomt er in de praktijk bijna niet aan om ook je bestaande mensen over te zetten, anders krijg je de situatie dat je via verschillende entiteiten facturen stuurt voor hetzelfde uitzendbureau. Maar wij begeleiden daarin, zodat je vooraf goed kunt inschatten welke consequenties welke opties hebben.”
Bij Backofficebureau wordt geen ‘doorleenconstructie’ gehanteerd waarbij de factuur nog steeds uit naam van de backofficeorganisatie wordt verstuurd. “Als je werkgever bent, komt de factuur ook echt vanuit de intermediair zelf en die kopen wij later over via cessierecht. Daardoor gaat alle omzet door de boeken van de intermediair.”
Partner en coach
“Er is altijd de spanning tussen willen standaardiseren en met de klant meedenken. Onze ervaring is echter dat als wij zeggen: dit moet écht volgens het standaardproces, het ook inderdaad de beste oplossing blijkt te zijn. Dat bevestigt dat wij vanuit onze ervaring en expertise echt een adviesfunctie invullen.”
Adams kan wel een concreet voorbeeld geven van die adviesfunctie: “Wij komen regelmatig tegen dat een klant per se maandverloning wil hebben. Dat kunnen wij prima inregelen. Alleen ontstaat dan het probleem: wanneer ga je verlonen? De eerste week van de maand is een goede keuze omdat je dan zeker weet dat alle gegevens van de voorgaande maand zijn verwerkt en dat er geen fouten worden gemaakt. Het lastige is alleen dat bij de medewerker de huur of de hypotheek vaak al de eerste van de maand wordt afgeschreven, dus de medewerker wil dan graag al zijn salaris gestort hebben. Kies je anderzijds bijvoorbeeld voor storting op de 25e van de maand, dan kan er nog van alles gebeuren: overuren, vakantiedagen opnemen. Dus wij adviseren toch vaak om elke week of elke vier weken te verlonen omdat de periode dan altijd achter de rug is en je dus altijd een kloppende loonstrook hebt.”
Backofficebureau neemt met deze en andere adviezen uitzendorganisaties die zelf werkgever worden niet alleen de administratieve en organisatorische lasten uit handen, maar stelt zich ook nadrukkelijk op als partner en coach, besluit Adams. “Met onze begeleiding heb je altijd overzicht en controle, terwijl de uitvoering door onze ervaring bij ons in goede handen is.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Backofficebureau.
