Als ondernemer in de uitzendbranche wil je dat je flexwerkers altijd een kloppende loonstrook en betaling ontvangen. Dan kan software die dat regelt zonder dat je ernaar om hoeft te kijken, veel zorgen wegnemen, zegt Gwen van de Waarsenburg, coördinator Service bij softwareaanbieder Easyflex. “Daardoor kun je meer tijd besteden aan het werven en selecteren van kandidaten.”
Easyflex wil met de software vooral bewerkstelligen dat klanten niet te veel met verloning bezig zijn, zegt Gwen van de Waarsenburg. “Ons pakket zorgt ervoor dat de flexwerker zijn loonstrook en salaris krijgt. Over alle wet- en regelgeving, controles, correcties en alles wat met geld te maken heeft, hoeft het uitzendbureau zich niet druk te maken: met één druk op de knop is er verloond. Wij zorgen ervoor dat je aan alle eisen voldoet.”
Niet meer controleren
Voor Van de Waarsenburg is zorgeloos verlonen onder meer dat je als uitzender niet meer hoeft te controleren of alle data wel juist is ingesteld en bijvoorbeeld zeker weet dat je niet verloont onder het minimumloon. “Dat hebben wij al ingeregeld in de software. Omdat wij voor de flexondernemer alles correct in het systeem zetten, hoef je dus niet meer elke week te controleren of alles goed staat.”
Easyflex zorgt ervoor dat alle wetswijzigingen worden bijgehouden. “1 januari is altijd een belangrijke datum, maar dit jaar is er op 1 juli ook veel veranderd in de cao en de regelgeving. Je moet dus looncomponenten wijzigen en premies ingeven. De AZW-premie is bijvoorbeeld gewijzigd. Die aanpassingen nemen wij over. Inrichten van het systeem doen we uiteraard vanaf het begin volgens de wet- en regelgeving, maar ook daarna kun je het door ons laten onderhouden. Wij hebben een afdeling die alle wijzigingen in de gaten houdt en bedenkt hoe die in Easyflex moeten worden verwerkt. Daarna testen we uitgebreid voordat we de aanpassingen doorvoeren in de applicatie.”
Via contacten met partijen als de ABU, de NBBU en Stipp pensioenfonds wordt Easyflex op tijd geïnformeerd over belangrijke veranderingen. “Daarmee maken we mogelijk dat de uitzender kan doen wat hij moet doen: kandidaten zoeken en plaatsen, zonder zorgen of de loonstrook wel klopt en of het geld op tijd is overgemaakt”, zegt Van de Waarsenburg.
Gebruiksgemak
Naast het up-to-date houden van de data biedt het pakket ook gebruiksgemak. “Een voorbeeld daarvan is dat urenregistraties op allerlei mogelijke manieren in het systeem kunnen worden ingeladen. Er hoeft niets meer te worden overgetypt en gecontroleerd. Dat scheelt heel veel werkdruk.” Easyflex moet altijd beschikbaar zijn; een hoge uptime is dan ook gegarandeerd. Van de Waarsenburg: “We beschikken over twee verschillende datacenters, zodat we bij calamiteiten altijd kunnen uitwijken naar een back-up zonder groot dataverlies. Zo kunnen we zekerheid bieden aan de gebruikers.”
Daarnaast kan de flexondernemer allerhande zaken inplannen die gedaan moeten worden. “Je hoeft het dus niet altijd direct zelf te doen. We hebben bovendien een servicecenter met 18 mensen die via chat, mail en telefoon bereikbaar zijn. Vind je het te veel worden, dan kunnen wij het voor je doen. Overigens kun je ook altijd online ons handboek openen als je met de applicatie werkt. En zit je met een capaciteitsprobleem omdat iemand met vakantie of verlof gaat, dan kunnen wij tijdelijk de verloning en allerlei andere werkzaamheden overnemen.”
Overstappen
Als je besluit met Easyflex te gaan werken, kun je vrij snel aan de slag, geeft Van de Waarsenburg aan. “Je bent niet maanden bezig met de implementatie. We proberen klanten altijd snel, maar wel volledig over te zetten. Als we alle gegevens hebben ontvangen, maken we een afspraak voor de implementatie. Daarvoor komen we een dag langs en leggen we de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen vast. In het after-salestraject hebben we vervolgens dagelijks contact om je te ondersteunen bij het testen. Je kunt alles uitproberen in onze sandbox, voordat je het in de live-omgeving uitvoert.”
Easyflex kan ook de conversie desgewenst overnemen, zodat je niet de gegevens van 500 flexwerkers hoeft over te tikken. “En wij zitten nooit vol: als je klant wil worden, schakelen wij bij zodat je de training en implementatie kunt doen. Het kan al in een maand geregeld zijn, afhankelijk van de omvang van je bedrijf.”
Kiezen voor flexibiliteit
Overstappen op een backofficesysteem kan een grote stap vooruit betekenen voor veel flexondernemingen, zegt Van de Waarsenburg. “Werken met Excel en daarna de urenoverzichten naar de accountant sturen komt nog steeds veel voor. Maar als je het modern wilt aanpakken, stap je over op een systeem dat meer flexibiliteit biedt. Jongeren verwachten een app waarin ze kunnen aangeven of ze beschikbaar zijn. Wij hebben daar een planningsmodule voor, waarmee je via WhatsApp kunt berichten dat er een dienst beschikbaar is. De flexwerker kan daarop reageren, de dienst wordt ingepland en de flexwerker krijgt uitbetaald. Dat is de dienst die je anno 2023 wilt bieden.”
Flexibiliteit is er ook bij frontofficeportaal Easyflex2GO “Dat kun je gebruiken op desktop, laptop, tablet en mobiel en is in alle talen bruikbaar. Dat heeft het voordeel dat je iemand in bijvoorbeeld Polen kunt inschrijven voordat hij hier komt werken. De flexwerker kan de uren in de app ingeven en de relatie accordeert ze en de medewerker van het uitzendbureau bevestigt en verloont. Mobieler en sneller kan het niet.”
Hele proces in één systeem
Wat Van de Waarsenburg betreft, is Easyflex een alles-in-een-oplossing voor de uitzendbranche. “Met onze software heb je dan alles op een rijtje: de app, de planning, de frontoffice en een robuust backofficesysteem. Want de verloning is nog steeds ons paradepaardje, aangevuld met ontzorgende features. Je kunt uiteraard ook alleen de backoffice gebruiken, maar daarnaast is er altijd de mogelijkheid om uit te breiden met aanvullingen als de planningsmodule of de digitale handtekening. Om nog een laatste voorbeeld te noemen: met de toepassing Dataview kun je altijd managementinformatie inzien, zodat je in elke laag van het bedrijf met onze software kunt werken. Als je wilt, kun je het hele proces via Easyflex laten lopen.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Easyflex.
