Hoe verloopt een inspectie van een backoffice-partij? En hoe kijken certificerende partijen naar de komende verplichte certificering van de gehele branche?
Dit artikel is geschreven door Guido de Kanter voor Flexmarkt-magazine 4 2023, met als thema Backoffice en payrolling. Dit digimagazine is beschikbaar voor abonnees van Flexmarkt pro.
Het SNA-keurmerk is een certificering voor de uitzendsector en is in het leven geroepen om de risico’s voor inleners van arbeid te beperken. Het keurmerk bestaat sinds 2006 en omvat voor geregistreerde ondernemingen twee keer per jaar een controle op zaken als juiste afdracht van belastingen en sociale premies, de identiteit van flexwerkers en correcte en wettige loonbetaling. De controles worden uitgevoerd door onafhankelijke instellingen zoals Normec VRO en Bureau Cicero. In het SNA-register zijn ook backoffice-partijen opgenomen. “Dit kunnen enkel backoffice-partijen zijn die onderdeel zijn van de keten”, vertelt Julisa Fereijra Phelipa, Business Unit Directeur bij Normec VRO. “Zij zijn dit als ze ook juridisch de werkgever zijn van de werknemer die in de keten werkzaam is. Een backofficepartij is géén onderdeel van de keten als men alleen de loonadministratie voert, namens het uitzendbureau. Dit werd voorheen ook wel een loonadministratiekantoor genoemd. Deze backoffice-partijen komen niet in aanmerking voor een SNA-registratie, omdat zij zelf geen personeel ter beschikking stellen en daarmee geen onderdeel zijn van de keten.”
Vrijwilligheid
“Certificering is niet verplicht,” zegt Fereijra-Phelipa, gevraagd waarom vrijwel alle backoffice-partijen gecertificeerd zijn. “Maar vrijwilligheid is wel tussen aanhalingstekens te plaatsen. Inleners- en ketenaansprakelijkheid is een groot risico en partijen in de keten willen dan ook zeker weten dat ze met betrouwbare partners zakendoen. Handhavende instanties zoals de Belastingdienst kunnen schulden komen verhalen als de partij waarvan jij arbeid inhuurt, de verplichtingen tegenover de Belastingdienst niet nakomt. Vandaar dat het keurmerk voor een backofficepartij vaak een voorwaarde is om zaken te kunnen doen met intermediairs en hun klanten. Zonder SNA-registratie kun je als backoffice-partij, die onderdeel is van de keten, feitelijk niet opereren op de arbeidsmarkt.”
Certificering is niet verplicht. Maar vrijwilligheid is wel tussen aanhalingstekens te plaatsen.
Aan twee kanten fout
Een backoffice-partij kan het aan twee kanten fout doen, schetst Patrick Tom van Bureau Cicero. “Intermediairs hebben in de basis dezelfde kostprijs en kunnen daarom niet of nauwelijks concurreren op de prijs van hun arbeidskrachten. Dat betekent dat je het moet hebben van de kwaliteit van je dienstverlening. En dat maakt het voor backoffice-partijen complex, want hun dienstverlening gaat twee kanten op. Je hebt enerzijds je directe klant, de intermediair: die zoekt de arbeidskrachten en maakt de match, en wil ontzorgd worden in dat proces. Die wil geen gedoe met certificeringen of handhavingsinstanties die iets niet goed vinden.” Daarnaast wil ook de inlener ontzorgd worden, vervolgt Tom. “De opdrachtgever wil gewoon dat zijn administratieve proces loopt. Hij zoekt daarvoor een partner die ervoor zorgt dat aan alle wettelijke spelregels wordt voldaan. En ik geloof dat als je dat niet op een adequate en professionele wijze regelt, je als backoffice-partij je bestaansrecht verliest. Het moet je core business zijn. Het risico van zaken doen met een backoffice-partij die het er maar een beetje bij doet, die het net niet goed doet of zelfs een beetje sjoemelt, is groot. Dan heb je als intermediair veel meer gedoe dan gemak van het uitbesteden.”
Grip krijgen
En daar ligt dan ook de crux, stelt Fereijra-Phelipa. “Een backoffice-partij moet er echt bovenop zitten. Wat zijn de beheersmaatregelen en procedures bij de intermediairs met wie je samenwerkt? Hoe is de dossieropbouw daar? In principe gebeurt dat allemaal niet onder direct toezicht van de backoffice-partij, maar het moet wel allemaal volgens de norm zijn waar wij op controleren.” Daar grip op krijgen, dat is volgens Fereijra-Phelipa de grootste uitdaging. “Dat zien wij ook veel in de inspecties terug. Dat we dan toch dossiers tegenkomen met ontbrekende identiteitsbewijzen of dat onvoldoende blijkt dat de procedure is gevolgd voor het verkrijgen van de juiste beloning. Voor een backofficepartij is het managen van de intermediair wat betreft dossieropbouw en de juiste beloning een van de grootste risico’s die zij dienen te tackelen.”
Professionele partijen hebben gewoon de behoefte om hun eigen professionaliteit te toetsen en te meten.
Extrinsieke en intrinsieke motivatie
Dat de markt erom vraagt, is volgens Tom een extrinsieke motivatie waarom bedrijven in de branche zich laten certificeren. “Er bestaat daarnaast ook een intrinsieke behoefte. Professionele partijen hebben gewoon de behoefte om hun eigen professionaliteit te toetsen en te meten. Want als een externe partij jou de spiegel voorhoudt, dan kan dat alleen maar bijdragen aan de ontwikkeling van je eigen professionaliteit.”
Verplichte certificering
Voor een SNA-keurmerk komen naast backoffice-partijen ook andere partijen in de markt, zoals uitzendondernemingen, detacherings- en payrollbedrijven en onderaannemers van werk in aanmerking. Hoe wijken inspecties bij backoffice-partijen af van die bij anderen in de markt? “De eisen waar backoffice-partijen aan moeten voldoen zijn natuurlijk niet anders”, vertelt Fereijra-Phelipa. “Toch vergt een backoffice-partij wel een andere voorbereiding. Wat wij vaak zien is dat zo’n partij zichzelf en ook zijn opdrachtgevers graag allemaal in één keer laat controleren. Anders blijven de inspecteurs het hele jaar door komen, bij wijze van spreken. Dat zou niet efficiënt zijn. Wij rukken dan ook met een groter team uit. Dit is overigens niet altijd hetzelfde team, want de norm eist dat er één keer in de zoveel tijd een roulatie van inspecteurs moet zijn. Het is niet wenselijk dat inspecteurs en de bedrijven die zij beoordelen vastroesten.”
Gigantische uitdaging
De voorgenomen verplichte certificering die voor de hele branche gaat gelden, is een kans voor backoffice-partijen, voorziet Julisa Fereijra-Phelipa. “Zij zijn bij uitstek in een positie om bij te dragen aan de professionalisering van de ondernemingen die wegens de verplichte certificering moeten gaan toetreden.” De verwachte grote toestroom aan nieuwe klanten wordt voor de toetsende partijen wel ‘een gigantische uitdaging’, aldus Patrick Tom. “We gaan uit van zo’n 8.000 flexbedrijven die gaan toetreden. Dat betekent dat er, in de hele branche, 250 tot 300 arbeids- of SNA-inspecteurs geschoold moeten worden in de loop van de tijd. Dit heeft een gigantische impact op ons bedrijf. Wij verwachten een vervijfvoudiging van ons huidige aantal inspecteurs.”
Onbeheerst groeien
Tom benadrukt dat hij hier nuchter in staat: “Een wetsvoorstel is geen wet. Ik verwacht dat de geplande invoeringsdatum van 1 januari 2025 niet wordt gehaald, onder andere vanwege het demissionaire kabinet. De businesscase is dan ook nog niet helemaal duidelijk. Het klinkt allemaal erg interessant, maar ik kom uit de accountancy. En daar heb ik in de loop der jaren heel wat partijen onbeheerst zien groeien. Soms met fatale gevolgen voor het bedrijf in kwestie. Daar moet je wel voor waken.”
De strijd tegen malafide partijen
Zowel Julisa Fereijra-Phelipa als Patrick Tom zijn voorstander van de verplichte certificering. Zij zien er een middel in waardoor het speelveld gelijker wordt, wat het voor kwaadwillende partijen een stuk moeilijker maakt om buiten de spelregels om te handelen. Dat alle bedrijven in de branche gecertificeerd moeten worden, brengt wel het aandachtspunt mee van de veiligheid van de eigen mensen, signaleert Tom: “We weten dat we straks ook aanvragen zullen krijgen uit delen van de branche waar malafiditeit speelt. Wij zijn geen handhavingsinstantie, dus wij kunnen geen beroep doen op politiebegeleiding of op bescherming. Wij willen natuurlijk geen partijen certificeren waar we ons niet prettig of onveilig bij voelen. Maar ja, als de noodzaak zo groot is dat zo’n partij wel op moet gaan, dan wordt het ingewikkeld. Want dat zijn bedrijven die niemand wil bedienen, maar wel iets moeten. We zijn samen met stakeholders aan het nadenken hoe we dat gaan organiseren.”
Volgens Julisa Fereijra-Phelipa is voor het welslagen van de verplichte certificering nodig dat er effectief toezicht wordt gehouden op naleving van wet- en regelgeving. En dat er bij overtredingen daadwerkelijk wordt gehandhaafd. “Privaat en publiek moeten beter op elkaar aansluiten en elkaar versterken. Hierbij is het van belang dat alle actoren in de markt hun verantwoordelijkheid nemen. Intermediairs, backofficepartijen, inleners, certificeerders en handhavingsinstanties hebben allemaal een rol. Wat helpt is bewustwording onder de goedwillende partijen en een realistische pakkans en hoge boetes voor de kwaadwillende partijen. Wil je malafiditeit en uitbuiting weren uit de markt, dan moet je de handhaving op de certificering laten aansluiten. Het cirkeltje moet dus rondgemaakt worden. Als de handhaving niet aansluit, gaan we dunnetjes overdoen wat we nu in het vrijwillige keurmerk ook aan het doen zijn.”
