Checklist vergaderingen verbeteren
Vooraf
- Zorg dat de doelstelling van de vergadering vast staat.
- Stel de agenda zo samen dat het halen van de doelstelling reëel is.
- Zorg voor een goede locatie en eventuele versnaperingen.
- Selecteer de juiste deelnemers op basis van inbreng, bevoegdheid en medewerking.
- Verstuur een uitnodiging (of voorafgaand datumbriefje).
- Vraag of er eventuele andere agendapunten aan de orde moeten komen (m.b.t. het te behalen vergaderdoel).
Tijdens de vergadering
- Zorg dat de vergadering tijdig begint.
- Is er iemand gevraagd voor de notulen?
- Houd vast aan de gemaakte agendavolgorde.
- Maak duidelijk dat vergaderen ook bijdragen is.
- Vat genomen besluiten (of gegeven informatie) zo nu en dan samen.
- Herhaal de hoofdpunten, voor de rondvraag.
- Zorg ervoor dat de vergadering ook tijdig afgerond is.
Achteraf
- Zorg voor een tijdige verslaglegging.
- Geef actiepunten en deadlines duidelijk herkenbaar aan, alsmede de daarvoor verantwoordelijken.
- Voer de overeengekomen actiepunten uit.
Auteur: Sander Schroevers
