In de rubriek Flexvraag beantwoordt Hans Scheers van Experts in Flex vragen over onderwerpen in de flexbranche. Vandaag zeven vragen over de adoptie van software in de flexbranche.
Ook een vraag? Stuur een mail naar info@expertsinflex.nl
Wat versta je onder software adoptie?
Adoptie van software betekent dat de gebruikers gemotiveerd zijn om de software te gebruiken zoals het bedoeld is. Dat ze begrijpen waarom de software op deze manier is ingericht en dat ze er maximaal effect uit halen. Een mooi meetpunt is de vraag “worden er buitenom de software nog Excelletjes gebruikt om het primaire proces te ondersteunen?”. Als het antwoord “ja” is, dan zit er iets niet goed in de implementatie óf – waarschijnlijker – in de adoptie.
Waarom wordt (nieuwe) software vaak slecht geadopteerd?
Vaak is het management de belangrijkste oorzaak van slechte adoptie. Men denkt dat de implementatie voltooid is bij het neerzetten van een fantastisch systeem. Er wordt te weinig aandacht besteed aan opleiding en begeleiding. En in de praktijk zie ik vaak dat de aansturing op het juiste gebruik na de livegang tekortschiet.
Daarnaast moeten we ons realiseren dat weerstand tegen verandering heel menselijk is. Zeker in een hectische omgeving is het begrijpelijk dat mensen terugvallen op het vertrouwde. Ook dat moet je managen.
Flexmarkt Nieuwsbrief
Het laatste nieuws over de flexbranche en de best gelezen artikelen.
Wanneer moet je met adoptie beginnen?
Begin al vóór de softwareselectie. Neem met een vertegenwoordiging van toekomstige gebruikers hun huidige werkproces door. Bedenk waar verbeterpunten zitten en verwerk die in je pakket van wensen en eisen. Je zult merken dat je waardevolle input krijgt, maar vooral dat de medewerkers merken dat ze onderdeel van de oplossing zijn. Daar pluk je later de vruchten van.
Is een goede training dan niet voldoende?
Een goede training is een belangrijke randvoorwaarde. Maar één keer uitleg maakt nog geen nieuwe gewoonte.
Zorg na de start voor laagdrempelige hulp en organiseer vervolgsessies waarin je samen met de gebruikers kijkt hoe ze beter en slimmer kunnen werken met de software. En ‘manage’ het gebruik. Stuur je medewerkers aan met behulp van cijfers uit de software. Als je bijvoorbeeld wilt dat er snel contact wordt opgenomen met een nieuwe kandidaat of als je het aantal looncorrecties wilt verminderen, maak de resultaten dan zichtbaar in de software.
Hoe ga je om met weerstand?
Neem weerstand serieus en onderzoek eerst wat erachter zit. Kan iemand niet met het systeem overweg, is het voordeel onduidelijk of past de inrichting niet bij het werk? Dat vraagt telkens om een andere oplossing. Laat een medewerker een concrete taak voordoen: waar loopt het vast? Soms blijkt een verplicht veld onnodig of ontbreekt een handige standaardinstelling. Los zulke knelpunten zichtbaar op.
Wees tegelijkertijd helder over wat je van je medewerkers verwacht. Het gebruik van de software is niet vrijblijvend!
Lees ook: ING: uitzendtarieven stijgen dit jaar gemiddeld 6,5 procent
Wie is verantwoordelijk voor de adoptie?
Uiteindelijk ben je er als flexbedrijf zelf verantwoordelijk voor dat de software goed gebruikt wordt. De leverancier is verantwoordelijk voor een goed werkend product. In dat opzicht is adoptie een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Organiseer de vertaling tussen software, werkprocessen en gedrag. Juist daar helpt iemand die de flexpraktijk én implementaties begrijpt om knelpunten te herkennen en keuzes werkbaar te maken.
Hoe weet je of de adoptie geslaagd is?
Meet of het werk verbetert. Worden kandidaten sneller opgevolgd? Is beschikbaarheid actueel? Hoe snel hebben we de tijdregistraties binnen? Leg vóór de invoering vast waar je staat en bespreek daarna regelmatig de voortgang. Vraag medewerkers ook waar nog winst te behalen valt.
Mijn advies: reserveer bij de aanschaf meteen tijd en budget voor begeleiding na de livegang. Dan krijgt de investering de kans zich op de werkvloer te bewijzen.
