In een krappe arbeidsmarkt ligt de focus vaak op het aantrekken van nieuwe mensen, terwijl er aan de achterkant medewerkers vertrekken of uitvallen. “Door signalen rond motivatie eerder zichtbaar te maken, kunnen organisaties gerichter sturen op behoud en zo voorkomen dat verzuim en verloop onnodig veel geld kosten”, zegt Maarten Schellekens van Welder.
Voor flexorganisaties is instroom iedere dag belangrijk. Nieuwe kandidaten vinden, vacatures invullen en zorgen dat opdrachtgevers over voldoende mensen beschikken, horen bij de dagelijkse praktijk. Maar terwijl veel tijd en geld naar de voordeur gaat, kan aan de achterkant ongemerkt veel capaciteit verdwijnen, zegt Maarten Schellekens, oprichter van HR-softwarebedrijf Welder.
“Een medewerker die vertrekt, moet namelijk niet alleen worden vervangen. Er zijn kosten voor werving en selectie, een nieuwe medewerker heeft tijd nodig om volledig productief te worden en ondertussen neemt de werkdruk voor collega’s toe. Ook leidinggevenden en HR besteden opnieuw tijd aan selectie, begeleiding en inwerken”, aldus Schellekens.
Bij verzuim ontstaat volgens hem een een vergelijkbaar effect. “Naast loondoorbetaling kunnen kosten ontstaan voor vervanging en overwerk, terwijl ook de productiviteit van het team onder druk kan komen te staan. Wie alleen kijkt naar de kosten van een vacature of een verzuimdag, ziet daardoor maar een deel van de rekening.”
Wat levert een kleine verbetering op?
Om de financiële impact concreet te maken, kun je volgens Schellekens het beste denken in een eenvoudige voorbeeldsituatie. Als voorbeeld neemt hij een organisatie met 100 medewerkers en een gemiddeld jaarsalaris van €40.000. “In die situatie zie je bijvoorbeeld 6% verzuim, 15% verloop en 5% productiviteitsverlies.
Wat gebeurt er als die cijfers een beetje verbeteren?
- Verzuim daalt van 6% naar 5,5%
- Verloop daalt van 15% naar 13% (2 medewerkers minder die vertrekken)
- Productiviteitsverlies daalt van 5% naar 4%
Die kleine verbeteringen lijken misschien beperkt, maar samen maken ze al snel een groot verschil. In dit voorbeeld levert dat ongeveer €135.000 op.
Waar komt dat vandaan?
- Minder verzuim: ongeveer €35.000 besparing
- Minder verloop: ongeveer €60.000 besparing
- Hogere productiviteit: ongeveer €40.000 extra waarde
Het gaat om een rekenvoorbeeld en niet om een gegarandeerde besparing voor iedere organisatie. Het maakt wel zichtbaar waarom een beperkte verbetering in behoud, verzuim en productiviteit financieel interessant is.”
Het probleem is vaak al eerder begonnen
De belangrijkste vraag is daarom niet alleen wat verloop kost, maar vooral wanneer je kunt zien dat het risico op vertrek of uitval toeneemt. “Een opzegging komt misschien op één moment binnen, maar de oorzaken kunnen zich al veel eerder ontwikkelen. Denk aan medewerkers die weinig verbinding ervaren met collega’s, onvoldoende ontwikkelperspectief zien, slecht contact hebben met hun leidinggevende, weinig invloed op hun werk ervaren of zich onvoldoende gezien en gewaardeerd voelen.”
Zijn boodschap is helder: “Als je pas naar verloop kijkt wanneer iemand zijn contract opzegt, kun je alleen verklaren wat er is gebeurd. Interessanter is om eerder inzicht te krijgen in de factoren waarop je als organisatie nog wél invloed kunt uitoefenen.“
Dat vraagt volgens hem om een andere manier van kijken naar motivatie. Niet als iets abstracts dat je één keer per jaar uitvraagt, maar als informatie die je gedurende de medewerkersreis verzamelt en gebruikt om gerichter te sturen.
Van onderbuikgevoel naar eerder bijsturen
Welder kijkt daarbij naar vier psychologische basisbehoeften die een rol spelen bij motivatie: binding, autonomie, rechtvaardigheid en competentie. Door informatie uit verschillende momenten in de medewerkersreis samen te brengen, wordt beter zichtbaar waar medewerkers gemotiveerd zijn en waar mogelijke knelpunten ontstaan.
“Denk bijvoorbeeld aan informatie uit onboarding, ontwikkelgesprekken en medewerkersonderzoek. Wanneer die informatie niet verspreid staat over losse systemen en bestanden, maar met elkaar in verband kan worden gebracht, ontstaat een completer beeld. HR en leidinggevenden kunnen dan gerichter kijken naar vragen als: in welke teams loopt de motivatie terug, waar ontstaat een verhoogd risico op verloop of verzuim en welke acties hebben daadwerkelijk effect?”
Voor flexorganisaties is dat extra relevant, legt hij uit, omdat veranderingen in bezetting snel doorwerken in de planning, de werkdruk van collega’s en uiteindelijk ook in de dienstverlening richting opdrachtgevers.
Behoud wordt daarmee een businessvraagstuk
Welder brengt communicatie, gesprekken, ontwikkeling, onboarding en medewerkersonderzoek samen in één platform voor gemotiveerde medewerkers. “Medewerkers gebruiken hiervoor één herkenbare medewerkersapp in de naam en stijl van de organisatie, met dezelfde functionaliteit op desktop. Het doel is niet om medewerkers terug te brengen tot cijfers, maar juist om de informatie die er al tijdens hun medewerkersreis ontstaat bruikbaar te maken. Zo wordt eerder zichtbaar waar motivatie onder druk staat en kunnen HR en leidinggevenden handelen voordat een probleem zich vertaalt naar een opzegging, langdurige onderbezetting of oplopend verzuim.”
In een arbeidsmarkt waarin nieuwe mensen vinden steeds meer inspanning vergt, zit de financiële winst daarom volgens hem niet alleen in méér instroom. “Wie beter begrijpt waarom bestaande medewerkers blijven, afhaken of uitvallen, kan ook aan de achterkant van de organisatie resultaat boeken. En soms hoeft daarvoor geen enorme verandering plaats te vinden. Zoals het rekenvoorbeeld laat zien, kunnen een half procentpunt minder verzuim, twee medewerkers minder ongewenst verloop en één procentpunt productiviteitsverbetering bij een organisatie van 100 medewerkers samen al een verschil van €135.000 vertegenwoordigen. “
Dit artikel wordt gesponsord door Welder. Benieuwd wat minder verloop voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de verloopvoorspeller.
