Vorig jaar startte Secretarius B.V., een flexbureau dat zich richt op de niche-markt van secretarissen. Nog voordat Secretarius officieel was gestart, had mede-oprichter Frans Scheefhals de eerste opdracht al binnen. “Onze ambitie is dat iedereen die een goede secretaris zoekt, als eerste aan Secretarius denkt.”
Flexmarkt publiceert in elke editie een interview met een nieuwkomer in de sector die vertelt hoe hij of zij het ondernemerschap in de flexbranche in praktijk brengt. In de september-editie is Frans Scheefhals aan het woord, mede-oprichter van Secretarius B.V.
Wat doet een secretaris? Die notuleert. Althans, dat is wat de mensen hem zien doen. “Zelf vinden ze dat het minst belangrijke deel van hun werk”, vertelt Scheefhals, die zelf vijftien jaar secretaris bij Mediq was. “Secretarissen zijn vooral bezig met de voorbereiding en nazorg van vergaderingen.” De secretarissen die Secretarius bemiddelt, agenderen proactief onderwerpen voor de vergaderingen van bestuursleden en toezichthouders van grote organisaties. “Ze bewaken de jaarplanning en zorgen dat betrokkenen op tijd hun stukken aanleveren.” Hij (of zij: in praktijk is het fifty-fifty) controleert ook dat de stukken de juiste helderheid en diepgang hebben. “En tot slot is er de nazorg. De notulen moeten netjes uitgewerkt zijn, wat ook betekent dat je beslissingen en actiepunten communiceert met alle mensen die het aangaat.”
Gevoelige dossiers
Daarnaast houden bestuurssecretarissen zich bezig met ‘corporate governance’. “Dat gaat over de regels voor het verantwoord besturen van een onderneming. Wie mag wat beslissen, na advies of goedkeuring van wie en wanneer en hoe. Voor elke situatie is een regel te bedenken.” Scheefhals schetst de situatie van een bedrijf dat het beste adviesbureau voor een klus wil inhuren, maar dat toevallig de vrouw van de ceo bij dat bureau werkt. “Dan wil je de schijn van belangenverstrengeling voorkomen. Bijvoorbeeld door de regel op te stellen dat de ceo zich in dit soort situaties niet mag bemoeien met acquisitiegesprekken en contractonderhandelingen. Bestuurssecretarissen weten wat wel en niet werkt.” En dan zijn er nog de echt gevoelige dossiers. “Denk aan bestuursleden die beschuldigd worden van onethisch gedrag of fraude. De secretaris steunt de directie en toezichthouders in de behandeling van dit soort zaken. Dat vereist zorgvuldigheid, integriteit, maar ook doortastendheid. De secretaris is de vertrouwenspersoon van de directie, bij wie men vrijuit kan spreken. Hij hoort dus als enige niet-bestuurder in de bestuurskamer veel gevoelige informatie. Daar moet je discreet mee kunnen omgaan. Ofwel, je moet je happy voelen in de coulissen.”
Schandalen
Waar vind je zulke kandidaten? “Er is geen typisch carrière-pad”, zegt Scheefhals. De meeste mensen ontdekken het beroep, nadat ze het een collega zien doen. “We kennen veel beleidsadviseurs, advocaten en managers die als volgende stap in hun carrière secretaris willen worden. Het gaat altijd om werknemers van grote, professionele organisaties. De beursgenoteerde bedrijven, non-profitorganisaties, woningcorporaties, zorginstellingen of semi-overheidsorganisaties. Zeg maar alles met een beetje omvang, in personeel of omzet.” Weinig mensen mogen dan bekend zijn met het beroep, de markt groeit wel. “Sinds een aantal grote bestuursschandalen bij banken, accountantskantoren, zorginstellingen en woningcorporaties hechten toezichthouders meer waarde aan goede governance bij grote organisaties. Daar heb je secretarissen voor nodig.” Nog voordat Secretarius officieel was gestart, had Scheefhals de eerste opdracht al binnen. “Onze ambitie is dat iedereen die een goede secretaris zoekt, als eerste aan Secretarius denkt.”
Scheefhals heeft geen achtergrond in de flexbranche. Zijn zakenpartner en initiatiefnemer Miranda van Mondfrans heeft 15 jaar een W&S-bureau voor management support gehad. In oktober 2016 richtten zij Secretarius B.V. op, een flexbureau dat bemiddelt in secretarissen.
Dit artikel, geschreven door Frans Tilstra, is gepubliceerd in de septembereditie van Flexmarkt. In de rubriek Starter portretteert Flexmarkt elk nummer een nieuwkomer in de flexbrance. Ook Flexmarkt ontvangen?
Ook je eigen uitzendbureau starten? Lees: Je eigen uitzendbureau starten? Dit moet je weten!
