Wat is het belangrijkste doel voor uw organisatie de komende 3 jaar? Deze vraag werd recent in een enquête onder uitzendbedrijven gesteld. Op deze vraag gaf 80% van de respondenten het volgende antwoord: efficiency.
Dit antwoord werd verkozen boven thema’s als groei, specialisatie en verbreding. Efficiency wil zeggen met lagere interne kosten hetzelfde resultaat behalen of met dezelfde interne kosten een beter resultaat behalen.
Stand van zaken
Als het gaat om efficiency in de uitzendbranche, waar staan we dan, welke stappen kunnen we nog zetten en wat kunnen automatiseerders hierin betekenen? Kijkend naar onze eigen klantenkring durf ik te stellen dat hun primaire processen vaak al efficiënt zijn georganiseerd en geautomatiseerd. Denk aan recruitment, aanvragenbeheer, urenverwerking, facturatie en verloning. Concreet voorbeeld van een efficiencyverbetering zijn geautomatiseerde signaleringen. Denk daarbij aan het informeren van uitzendkrachten wanneer bepaalde certificaten verlopen. Deze certificaten kunnen vervolgens weer via een webportal worden geüpload door de uitzendkracht zelf.
Stof tot nadenken
Maar is de grens van efficiency bereikt? Graag deel ik vier ideeën met u welke van pas kunnen komen wanneer u de efficiency binnen uw bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen.
Organiseer efficiency
Vaak is een automatiseringstraject hét moment om over efficiency na te denken. Groot nadeel; het eenmalige karakter. Het is beter om regelmatig uw processen te doordenken met medewerkers vanuit verschillende afdelingen binnen uw organisatie. Betrek hierbij ook externe specialisten, zij zien vaak nog beter waar optimalisatie mogelijk is en weten ook hoe. Dit zal ervoor zorgen dat de efficiency slagen die u maakt doordachter en effectiever zijn.
Standaardiseer
Bestaan uw bedrijfsprocessen hoofdzakelijk uit uitzonderingen? Dit leidt tot lange inwerkprocessen, afhankelijkheid van mensen en tijdverlies door controlewerkzaamheden. Daarnaast zijn administratieve kosten naar aanleiding van uitzonderingen doorgaans onderschatte en slecht meetbare kosten. Ik wil u aanmoedigen om na te denken over de vraag welke uitzonderingen in uw bedrijfsproces daadwerkelijk waarde toevoegen aan uw bedrijf. Vanwege marktpositie of uniciteit van uw product of dienstverlening. Als u dit scherp hebt, kunt u standaardiseren wat waarde toevoegt en schrappen wat dat niet doet.
Zet in op de juiste technologie
Zijn uw systemen in staat digitale facturatie naar uw klanten te faciliteren? Zijn uw systemen in staat documenten digitaal te laten accorderen door uw klanten en uitzendkrachten? Zijn uw systemen in staat het web in te zetten om uw klanten en uitzendkrachten zelf handelingen te laten uitvoeren? . Inzet van nieuwe technologie is cruciaal om uw organisatie efficiënter te laten werken. Denk bij uw softwarekeuzes na over dit soort vragen. Handelingen die u niet zelf hoeft uit te voeren, maar het systeem, of anderen voor u kunnen uitvoeren zijn het kenmerk van procesoptimalisatie.
Werk aan business intelligence
Heeft u cijfermatig inzicht in de prestaties van de essentiële onderdelen van uw organisatie? Bent u in staat om externe informatie, bijvoorbeeld uit Google analytics, te koppelen aan uw interne rapportages? Doordachte Business Intelligence kan u helpen uw bedrijf slimmer te organiseren en sneller in te spelen op wijzigende omstandigheden.
Hopelijk inspireren deze ideeën u om na te denken over verdergaande efficiency binnen uw organisatie! Als u hierover nader van gedachten wilt wisselen, houden wij ons aanbevolen om hierover in gesprek te gaan. U kunt ons bereiken op 030 636 1692 of bezoek onze website www.mysolution.nl.
Dit is een blog van Arno de Haan, Partner bij Mysolution. Mysolution is een succesvolle leverancier van geïntegreerde software op basis van Microsoft technologie gericht op de markt van flexibele arbeid en zakelijke dienstverlening. Bedrijven als Brunel, AB Vakwerk, SUSA, Timing en Covebo werken met deze innovatieve software.
