Een tool die realtime zoekt naar geschikte kandidaten op online jobboards en deze direct naar je mailbox stuurt. Met de slimme tool van First2Find was dit al een tijdje mogelijk. Maar het kon efficiënter, zo vonden First2Find en Actief Werkt!. Samen ontwikkelden ze een oplossing om de tool te koppelen aan recruitmentsysteem Cockpit van RecruitNow. “Cv’s van geschikte kandidaten verschijnen nu automatisch in Cockpit. Dit maakt het werk van intercedenten leuker en efficiënter.”
Zo’n vijf jaar geleden zijn we begonnen met het bouwen van een tool die realtime zoekt naar bewegende kandidaten op verschillende online jobboards”, vertelt Sander Govaers, co-founder van First2Find. “Het doel van de tool was – en is nog steeds – om de intercedent te ontzorgen. We ontwikkelden de tool in samenwerking met een landelijk uitzendbureau, dat enkele jaren geleden verkocht werd aan de Actief-groep.”
Geen handmatig zoekwerk
“Wij staan graag dicht bij onze uitzendkrachten en klanten, zowel fysiek als digitaal”, zegt Arjen de Vries, projectleider IT bij Actief Werkt!. “We proberen zoveel mogelijk te automatiseren, zodat onze intercedenten tijd overhouden voor het persoonlijke contact met klanten en kandidaten. We kijken dan ook altijd kritisch naar onze applicaties en of deze nog voldoen aan onze wensen en de wet- en regelgeving. We moeten zo wendbaar mogelijk zijn. De tool van First2Find past goed in onze strategie.”
Govaers: “Onze cv-matchingtool zorgt ervoor dat intercedenten niet meer op zoek hoeven naar cv’s. In plaats van handmatig zoekwerk, worden relevante cv’s door onze software opgehaald wanneer deze online komen en direct doorgestuurd naar de intercedent.”
Een meetbaar systeem
“In eerste instantie werden gevonden cv’s doorgestuurd naar de mailbox van de intercedent. Deze verwerkte de gegevens van de kandidaat handmatig in Cockpit, het recruitmentsysteem waarmee gewerkt wordt bij Actief Werkt!. Dit had als minpunt dat de mails zich nog weleens ophoopten in de mailbox”, vertelt Govaers.
Naast het ophopen van de mails was voor Actief Werkt! vooral de meetbaarheid een verbeterpunt. De Vries: “We willen voor alle kanalen het rendement kunnen berekenen. Voor de tool van First2Find konden we niet inzichtelijk maken wat het ons opleverde. De intercedent moest bij het handmatig invoeren in Cockpit aangeven dat de kandidaat via First2Find was aangeleverd, maar dit werd nog weleens vergeten. Ook konden we niet zien wat de intercedenten van verschillende vestigingen deden met de aangeleverde cv’s.”
In overleg met First2Find en RecruitNow werd gewerkt aan een koppeling met Cockpit, en met succes. “Door de samenwerking met RecruitNow komen geschikte kandidaten direct in Cockpit terecht. Daardoor hoeft de intercedent niet in verschillende systemen te werken en staan de gegevens van de kandidaat automatisch ingevuld”, aldus Govaers.
Alles in één systeem
“Wanneer een vestiging van Actief Werkt! onze tool wil gebruiken gaan we persoonlijk langs voor de onboarding. Zo leren we een vestiging goed kennen. We leggen uit hoe de tool en bijbehorende app werken en stellen samen met de intercedenten de zoekprofielen op. Deze koppelen we via RecruitNow aan onze tool. Aan de hand van data stellen we het systeem in de weken erna bij. Zo leveren we voor iedere vestiging maatwerk”, vertelt Govaers.
“Die persoonlijke onboarding is echt een meerwaarde”, aldus De Vries. “De ondersteuning van First2Find en de korte lijnen zijn heel fijn. Ze hebben veel kennis van de verschillende jobboards, waardoor ze de zoekprofielen heel verfijnd kunnen uitwerken. Dankzij de koppeling met Cockpit hebben we nu alles in één systeem. Kandidaten die zich bij ons aanmelden of reageren op één van onze vacatures stonden al in Cockpit. Nu komen de kandidaten via First2Find hier ook terecht. We kunnen deze kandidaten direct vanuit het systeem benaderen. Cockpit ontdubbelt kandidaten, waardoor we een kandidaat nooit per ongeluk meerdere keren benaderen. Dit maakt het werk voor onze intercedenten een stuk makkelijker.”
Persoonlijk contact
Maar hoe belangrijk automatisering ook is, zowel Govaers als De Vries benadrukt het belang van de intercedent en persoonlijk contact. “Het is de intercedent die de binnengekomen cv’s beoordeelt. First2find kan wel matchsuggesties doen, maar beoordelen welke kandidaat bij welke klant past is echt mensenwerk”, benadrukt De Vries. Govaers: “Wij denken dat de computer de selectie – op basis van de eisen – beter kan maken dan de mens. Maar de match? Die maakt de intercedent het beste op basis van persoonlijk contact. Dat kun je niet automatiseren.”
Ontzorgend
De Vries: “Dankzij First2Find zijn onze intercedenten geen tijd kwijt aan het handmatig doorzoeken van cv-databases. Alle nieuwe kandidaten komen, inclusief contactgegevens, binnen in het systeem waarin ze toch al aan het werk zijn. Contact is vervolgens snel gelegd. Ook is alles nu beter meetbaar. We kunnen nu duidelijk zien welke kandidaten via First2Find bij ons binnenkomen en uit welke cv-database ze komen.”
“Met onze tool ontzorgen we de intercedent. Zo laten we samen met Actief Werkt! zien dat we er echt zijn voor de intercedent”, aldus Govaers. Een ander voordeel is volgens beiden ook de handelingssnelheid. Govaers:” De tool doorzoekt iedere vijf seconden de aangesloten jobboards. Je ontvangt dus heel snel nieuwe potentiële kandidaten.” En wat als een kandidaat toch geen match is? “Dan wordt deze na 30 dagen automatisch verwijderd uit het systeem. Geheel AVG-proof dus.”
Dit artikel is gesponsord door First2Find.
