Digitalisering heeft impact op de efficiency en effectiviteit, maar verandert ook de manier waarop uitzendbureaus werken en interactie hebben met zowel klanten als kandidaten. Sév Smits en Rob van den Hoogen van softwareleverancier Nocore zien dat organisaties soms moeite hebben om die slag te slaan. “Wij willen juist helpen om stapsgewijs te digitaliseren, zodat je op langere termijn kunt overleven in deze branche.’’
De dagen van overladen kasten vol met papieren documenten en handmatige registraties zijn al lang voorbij. Processen zoals recruitment, onboarding, contracting en de urenregistratie/facturatie kunnen gedigitaliseerd worden. Dit resulteert niet alleen in aanzienlijke tijdsbesparingen, maar ook in een verminderde kans op menselijke fouten, waardoor nauwkeurigheid en betrouwbaarheid worden versterkt. Nocore is in 2000 opgericht en biedt branchespecifieke softwareoplossingen in de flex- en schoonmaakmarkt waarmee het bedrijfsproces van haar klanten kan worden geautomatiseerd. “Wij helpen uitzendbureaus om hun processen zo goed en efficiënt mogelijk te digitaliseren. Ons totaalpakket zorgt voor veel minder administratieve handelingen en dus tijdwinst”, aldus Rob van den Hoogen, chief Operational Officer (COO).
Volgens Van den Hoogen en directeur Sév Smits vraagt die digitaliseringsslag een andere manier van denken dan de traditionele wijze. Hoewel de overgang naar digitalisering uitdagingen met zich meebrengt, zijn de voordelen vele malen groter. Een van de voordelen is de mogelijkheid om processen te stroomlijnen. Traditionele handmatige taken, zoals het invoeren van gegevens, kunnen nu geautomatiseerd worden, waardoor kostbare tijd vrijkomt voor meer strategische taken, zoals het vinden van de perfecte match tussen kandidaten en vacatures. Daarnaast helpt digitalisering je om snel inzichten te krijgen in hoe je als uitzendbureau presteert.
Betrokkenheid in proces
“De driehoek met inlener, uitzendkracht en uitzendorganisatie, willen we dichter bij elkaar brengen met ons platform’’, geeft Smits aan. “Bij de traditionele manier van werken doen uitzendorganisaties alle invoer in het ERP-systeem. Op de nieuwe manier worden de inlener en de uitzendkracht meer betrokken bij het proces.”
Als voorbeeld noemt Smits: “De uitzendkracht vervult een deel van het digitale uitzendproces, wat het totale proces eenvoudiger en minder foutgevoelig maakt.’’ Van den Hoogen vult aan dat het bij elkaar brengen van de verschillende groepen “meer efficiëntie, dus meer tijdwinst geeft. Doordat je ze bij het proces betrekt, krijg je snelheid in je bedrijfsproces. En juist die snelheid is noodzakelijk om in deze concurrerende markten en krappe arbeidsmarkt te functioneren.’’ Hij ziet dat de slag naar het volledig digitaliseren van het bedrijfsproces nog niet overal gemaakt wordt. ‘’En dat is ook wel logisch, want digitaliseren vergt een andere manier van denken wat resulteert in veranderingen (voor onderdelen) in de organisatie van een uitzendbureau en dat is een proces.’’
Stapsgewijs versnellen
Smits merkt dat het in de praktijk nog wel eens vastloopt. “We zien dat alle groepen willen digitaliseren, maar dat ze blijven hangen in hun dagelijkse gang van zaken. Dus legt niemand binnen de organisatie er een focus op.’’ Van den Hoogen vult aan: “We krijgen ook terug vanuit onze klanten, dat het lastig is om je hele proces in één keer te veranderen en te digitaliseren. Om alle stappen ineens te digitaliseren is een enorme opgave voor zowel grote als kleine uitzendbureaus. Maar dat kun je dus opknippen in kernprocessen. “Van den Hoogen geeft als voorbeeld: “Recruitment kan de eerste stap voor de digitalisering zijn. Daarna kan gekeken worden naar de onboarding en vervolgens naar de plaatsingen, urenregistratie en facturatie.’’
“Het is ook een stukje gewenning, een andere manier van denken’’, zegt Smits. “Ook de wet- en regelgeving wordt steeds complexer, zo worden bijvoorbeeld steeds meer specifieke looncomponenten vanuit de inlener toegevoegd. Ook daar zien we een rol voor digitalisering.’’ Als voorbeeld noemt Smits het onboardingproces: ‘’Door gerichte vragen te stellen, zoals bij een uitkeringssituatie, kan het proces geautomatiseerd worden en hoeven er geen overbodige vragen gesteld te worden. En het systeem helpt je op die manier door de complexe wet- en regelgeving heen te komen.’’
Het gaat om mensen
De menselijke component is waar het in de uitzendbranche om gaat. Maar hoe zorg je nou bij de digitalisering dat het daar om blijft draaien? Smits legt uit: “Het invullen van data kun je gewoon digitaliseren. Daardoor heb je juist meer tijd en aandacht te besteden aan mensen.”
“Wat we ook wel eens horen is dat uitzendbureaus samen met de kandidaat data willen invoeren. Dat kan prima. Je kunt de kandidaat uitnodigen en door het proces helpen middels een tablet. Eigenlijk doe je dan nog steeds precies hetzelfde als voorheen, maar dan met behulp van technologie.’’ Van den Hoogen vult aan: ‘’Het is het digitaliseren van de bedrijfsprocessen, zodat er juist tijd is voor de menselijke component.’’
“Uitzendbureaus die deze digitale verschuiving omarmen, kunnen zich positioneren als innovatieve spelers in de branche en een concurrentievoordeel behalen dat verder reikt dan alleen operationele efficiëntie. Kortom, door processen te digitaliseren en vervolgens ook te automatiseren, kunnen uitzendbureaus kostbare tijd besparen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid vergroten. Door de inlener en uitzendkracht onderdeel te maken van het proces wordt het proces niet alleen makkelijker, maar komt er ook meer tijd vrij voor de menselijke component.” Van den Hoogen en Smits benadrukken tot slot: “Het is nog best lastig om de digitaliseringslag ineens uit te voeren. Wij kunnen helpen om dit stapsgewijs te behalen. ”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Nocore.
Tip! Nocore organiseert op dinsdag 3 oktober en dinsdag 17 oktober, gratis webinars over digitalisering.
