De regels in de flexbranche worden steeds complexer. WTTA, VBAR en cao-afspraken vragen meer van organisaties, terwijl snelheid en efficiëntie onder druk blijven staan. Hoe blijf je compliant zonder je processen te verzwaren? Het antwoord ligt in slimmer organiseren, met een belangrijke rol voor automatisering, stelt Leonie Bakker, succesmanager bij AFAS Software.
Compliance is allang geen bijzaak meer. Nieuwe wetgeving, veranderende cao’s en strengere eisen vanuit opdrachtgevers raken vrijwel elk proces: van contracten en verloning tot facturatie, dossiervorming en rapportages. “Wat vroeger een controlepunt aan het einde van een proces was, loopt nu door de hele organisatie heen”, zegt Leonie Bakker, succesmanager bij AFAS Software.
Tegelijk wil je wendbaar blijven. Organisaties moeten snel kunnen schakelen, inspelen op veranderingen in de markt en klanten goed blijven bedienen. Juist daar ontstaat spanning. Want hoe zorg je dat je aan alle regels voldoet, zonder dat je organisatie vertraagt of onnodig complex wordt? “Die vraag hoor ik steeds vaker. Niet alleen bij grote organisaties, maar juist ook bij groeiende bedrijven die hun processen verder professionaliseren. Compliance is geen los vraagstuk meer dat je bij één afdeling kunt beleggen. Het raakt de hele keten en vraagt om samenhang in hoe je werkt.”
De uitdaging zit in de uitvoering
De regels zijn complex, maar de echte uitdaging zit in hoe je ze toepast. Hoe breng je al die regels, uitzonderingen en afspraken samen in één werkend proces? “In veel organisaties zie je dat informatie verspreid is over verschillende systemen, Excel-bestanden en losse overzichten. Gegevens worden handmatig overgenomen en aangepast, waardoor fouten sneller ontstaan. Controles vinden vaak pas achteraf plaats, wanneer het proces al is afgerond en corrigeren meer tijd kost dan voorkomen.Afwijkingen worden bovendien regelmatig buiten het systeem opgelost. Dat lijkt praktisch, maar zorgt er juist voor dat het overzicht verdwijnt. Niemand heeft meer volledig zicht op wat er speelt en waar risico’s ontstaan.”
Compliance wordt daarmee volgens haar iets reactiefs. “Je bent bezig met herstellen, controleren en uitleggen in plaats van sturen en voorkomen. Juist daar ontstaat de behoefte om het anders te organiseren.”
Automatiseren als versneller van compliance
In een omgeving waarin wet- en regelgeving blijft toenemen, ligt de oplossing niet in harder werken, maar in beter organiseren, stelt Bakker. “Automatisering helpt om grip te houden, zonder dat de druk op de organisatie verder toeneemt.
Dat begint bij de basis: het digitaal en gestructureerd vastleggen van je processen. Door informatie centraal beschikbaar te maken en eenduidig vast te leggen, ontstaat overzicht en consistentie. Dat is niet alleen belangrijk voor audits en certificeringen, maar vooral voor het dagelijkse werk waarin beslissingen worden genomen en processen worden uitgevoerd.”
De echte winst zit in de kwaliteit van die basis. “Hoe consistenter je processen zijn ingericht, hoe minder ruimte er ontstaat voor afwijkingen en handmatig ingrijpen. Werk wordt voorspelbaarder en minder afhankelijk van losse handelingen of individuele interpretaties. ”Vanuit die basis wordt het mogelijk om compliance niet langer als losse controle te benaderen, maar als onderdeel van je manier van werken. Niet achteraf bijsturen, maar vooraf zorgen dat het proces klopt.”
Van controleren naar inrichten
Echte grip ontstaat wanneer je compliance onderdeel maakt van je proces, stelt Bakker. “Niet achteraf controleren, maar vooraf goed inrichten. Automatisering speelt hierin een sleutelrol. Niet door werk over te nemen, maar door het slimmer te organiseren. Steeds meer organisaties doen dit met het Control Framework in AFAS. Daarbij leg je vast welke stappen verplicht zijn, waar controles plaatsvinden en wat er gebeurt bij afwijkingen. Met het Control Framework kan je verschillende type controles vastleggen. Voor de NEN-certificering is deze standaard uitgeleverd.”
Met signalen en taken wordt compliance volgens haar concreet en zichtbaar. “Ontbreekt er een document of loopt een contract af? Dan ontstaat automatisch een signaal, gekoppeld aan een taak voor de juiste medewerker. Daardoor verschuift de verantwoordelijkheid van onthouden naar opvolgen. Medewerkers zien wat nodig is en wanneer, terwijl workflows de opvolging borgen. Zo wordt compliance geen losse controle meer, maar een integraal onderdeel van je proces, minder afhankelijk van mensen en stevig verankerd in je organisatie.”
Inzicht op het moment dat het telt
Grip op compliance vraagt volgens Bakker om inzicht op het juiste moment. Niet achteraf, wanneer het proces al is afgerond, maar juist terwijl het nog loopt. “Doordat signalen en taken direct worden vastgelegd in het proces, ontstaat er continu inzicht in de actuele status. Je ziet waar dossiers nog niet compleet zijn, waar afwijkingen ontstaan en welke acties nog openstaan. Dat maakt het mogelijk om niet te wachten tot het einde van de maand of een audit, maar direct bij te sturen wanneer dat nodig is.”
Dat verschil is essentieel. “Het verschuift de organisatie van reageren naar sturen. Problemen worden eerder zichtbaar en kunnen sneller worden opgelost.”
Rust in de operatie
Wanneer processen goed zijn ingericht en informatie betrouwbaar beschikbaar is, ontstaat er meer rust in de organisatie, legt Bakker uit. “Medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en kunnen hun werk uitvoeren zonder voortdurend te hoeven uitzoeken of controleren of iets klopt. Voor managers betekent het dat zij kunnen sturen op actuele en betrouwbare informatie in plaats van op gevoel of aannames. Besluiten worden beter onderbouwd en risico’s zijn eerder zichtbaar.”
Ook richting klanten heeft dit effect, legt Bakker uit. “Processen verlopen consistenter, afspraken worden beter nagekomen en de kwaliteit van dienstverlening wordt voorspelbaarder. In een markt waarin compliance steeds belangrijker wordt, is dat een duidelijk onderscheidend vermogen.”
Compliance als fundament
“Organisaties die werken met een goed ingericht Control Framework in AFAS, inclusief eisen rondom NEN-certificering, bouwen aan een stevig fundament. Processen, signalen en taken zorgen samen voor continue beheersing, zonder extra druk op de organisatie. In een branche die continu verandert, maken juist die organisaties het verschil. Zo wordt compliance geen last, maar een kracht.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
