Opdrachtgevers vragen van uitzendbureaus meer dan alleen het vinden van personeel. Zij zien intermediairs steeds vaker als strategisch HR-partner. Ontwikkelingen gaan snel en recruiten kost al tijd genoeg. Hoe zorg je dat je niet achter de feiten aanloopt? Zorg voor een goede ondersteuning op de achtergrond, aldus Daphne Bouw, manager backoffice bij Recruitment Backoffice.
Bedrijven hebben gemiddeld een flexibele schil van 28% en uit onderzoek van ABU blijkt dat dit voorlopig niet minder wordt. Intermediairs voegen waarde toe door hun kennis over actuele HR-thema’s en wet- en regelgeving. Maar hoe zorg je dat je bijblijft?
Daphne Bouw, die vroeger werkte bij een landelijke uitzendorganisatie, herkent dat er op een vestiging vaak onvoldoende tijd is om echt de diepte in te gaan. Geen probleem, mits je een vangnet hebt. “Omdat ik bij een grote uitzender werkte, werd ik gefaciliteerd door een hoofdkantoor. Zij zorgden ervoor dat ik op de hoogte was van belangrijke wetswijzigingen en ik belde hen voor advies”, vertelt Bouw. “Zo’n vangnet hebben veel kleinere bureaus niet. Nu ik bij Recruitment Backoffice werk, weet ik als geen ander wat er op de achtergrond goed geregeld moet zijn en vooral waarom. Arbodocumenten, cao-wijzigingen, salarisadministratie, personeelsdossiers, ziekteverzuimbegeleiding. Zaken waarvoor ik voorheen onvoldoende tijd had.”
Backoffice onderschat
Recruitment Backoffice is een backofficedienst voor uitzendbureaus. Het bedrijf uit Kampen neemt de backoffice over, zodat zij zich kunnen richten op werving. Omdat ze onder andere alle wijzigingen in cao en wet- en regelgeving kennen, toepassen en delen met hun klanten, ontstaat er een belangrijke bron van kennis bij de uitzendbureaus. Bouw legt uit: “Een back-office wordt vaak onderschat door uitzendbureaus. Zij zijn gedreven door matchen; mensen helpen om hun ambitie te verwezenlijken. En dat is ook goed. Intermediairs weten dat er veel meer bij komt kijken. Achter elke plaatsing zit een enorme operatie aan administratie. Alleen al de wet- en regelgeving. Die gaat momenteel zo snel, dat het haast niet bij te houden is als je er niet dagelijks mee bezig bent. Je hebt een sterke positie als bureau, wanneer je continu proactief op de hoogte bent en je jouw opdrachtgevers goed adviseert. Zij nemen namelijk een groot deel van de flexkrachten uiteindelijk in dienst. Opdrachtgevers verwachten die expertise van intermediairs. Ze zoeken een HR-partner met kennis van zaken, een bureau dat een all-in service biedt.”
Risico’s beperken
Bouw benadrukt dat het goed regelen van je backoffice niet alleen belangrijk is voor een sterke positie als HR-partner. Het zorgt er ook voor dat risico’s onder controle zijn. “Denk bijvoorbeeld aan Arbodocumenten. Er zijn zoveel details waarmee je rekening moet houden. Zijn de juiste BPM’s aanwezig, komen de documenten overeen? Is de flexkracht tijdig en correct geïnformeerd? Als jij een flexkracht op een hoogwerker zet, maar niet de valbeveiliging goed regelt en vastlegt, dan heb je een probleem van
€ 9.000 als het misgaat. Bij de tweede keer is dat het dubbele. Flinke kosten, nog los van bijvoorbeeld imagoschade. Leg dat maar eens uit aan je opdrachtgever. Als er wel wat gebeurt, dan wil je wel gedekt zijn. Door een backoffice heb je een extra paar ogen van experts die meekijken”, vertelt Bouw.
Ziekteverzuimbegeleiding
Die extra paar ogen zorgen niet alleen voor de juiste vastlegging, maar hebben ook een scherpe blik op ziekteverzuim en de kosten hiervan. Het landelijk ziekteverzuimpercentage is momenteel hoog; rond de 6,8%. Dit zorgt voor capaciteitsproblemen in zowel de vaste als de flexibele schil.
Daarnaast is het een flinke kostenpost. Bouw legt uit dat de expertise van een backoffice hierbij voordelig is. ”Het vangnet van intermediairs bij ziekteverzuim is traditioneel het UWV. Vanuit het UWV betaal je zonder historie al 7,32% over de loonsom aan premie. Voor bestaande uitzendbureaus met een hoog ziekteverzuim kan de toeslag zelfs meer dan 10% bedragen. Boven op de kosten van ziekteverzuim, komen kosten van derde partijen die het ziekteverzuim registreren en controleren. Wij zijn dagelijks bezig met verzuim en benaderen het vanuit strategisch oogpunt. Wat kan iemand wel? Is er een patroon zichtbaar bij een
flexkracht, opdrachtgever of intermediair? Kunnen we een flexkracht omscholen om op die manier het re-integratietraject te stimuleren? Oftewel, hoe zorgen we samen voor minimalisering van verzuim.”
Wet- en regelgeving
Naast vragen over ziekte ziet Bouw ook andere trends. Bijvoorbeeld in de vragen over de snel veranderende wet- en regelgeving. “Sinds de invoering van de WAB liggen uitzendbureaus nog meer onder een vergrootglas dan normaal. Vooral als het gaat om gelijke behandeling van flexkrachten. Maar ook in veel cao’s, zoals die van de ABU en de NBBU, zijn er belangrijke wijzigingen. De fasetelling wijzigt, er zijn verplichte eenmalige uitkeringen en er wordt meer gecontroleerd op schijnconstructies. Nu de wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden er is, hebben flexkrachten nog meer rechten. Hele goede ontwikkelingen, maar zowel uitzendbureaus als opdrachtgevers moeten er wel actief mee bezig zijn. Vastleggen, wijzigingen tijdig doorvoeren, mensen informeren: zorg dat je niet achter de feiten aanloopt en dat je de administratieve last goed geregeld hebt.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Recruitment Backoffice Services.
