De implementatie van een ERP-systeem was voor Consolid aanleiding om de interne IT-organisatie om te gooien. Het doorgronden van de software kostte het nieuwe team wel de nodige tijd, vooral omdat er geen AFAS-expert in zat. Dat is nu verleden tijd. “Voor hobbyisme is geen plaats meer.”
Marc Kroon (Manager ICT & Processen) en Marco Reder (Manager ICT & Beheer) werkten voorafgaand aan hun huidige functies allebei in de backoffice. De implementatie van de nieuwe software van AFAS in april 2019 vormde een goede aanleiding voor verandering in de organisatie. Verschillende decentrale ICT-activiteiten in de organisatie werden samengevoegd in het nieuwgevormde team ICT & Processen. Drie collega’s vervullen de rol van Succesbeheerder terwijl een andere collega als AFAS-expert geldt. Reder heeft zelf ook de training Succesbeheer gevolgd en vervult als meewerkend voorman de rol van procesarchitect.
AFAS kloppend hart
In de huidige situatie is AFAS het kloppend hart van de geautomatiseerde omgeving. Uren en facturen worden bijvoorbeeld via AFAS verloond. De communicatie met de flexkrachten verloopt via een Mijn Consolid omgeving. Daarvoor is de applicatie van Akyla E-uur (AFAS-partner) ingericht. Reden daarvoor is dat het uitzendbedrijf met ruim zestig tot zeventig verschillende cao’s werkt. Genoemde portal wordt overigens wel volledig gevoed met data afkomstig uit het ERP-systeem van AFAS. De externe systemen zijn allemaal gekoppeld aan AFAS. Bijvoorbeeld het nieuwe leerlingmanagementsysteem (LMS) Peoplefluent van de Courseware Company. Dit volgsysteem is een specifieke activiteit voor Consolid, dat een omvangrijke opleidingstak heeft. Daarnaast zijn er diverse koppelingen zoals met de Arbodienst, het Deurwaardersloket en de trots van het bedrijf: ‘Connie’, de Consolid robot (RPA).
Kracht van de backoffice
De kracht van de huidige backoffice zit ‘m wat Reder betreft in de beheersbaarheid en de snelheid. Wij kunnen nu veel sneller grotere aantallen verlonen dan voorheen. Bovendien zijn de controleprocessen aanzienlijk verbeterd.”
Voor de frontoffice verandert het karakter van de werkzaamheden daardoor meer en meer van administratieve taken naar relatiebeheer, stelt Reder. Hij wijst er ook op dat zijn afdeling de eerste anderhalf jaar na de software-implementatie vooral druk was met de wensen van gebruikers. “Nu verleggen we het accent naar echte innovatie.”
Data driven werken
Voor nieuwe automatiseringsoplossingen speelt de beschikbaarheid van data een sleutelrol, stelt Kroon. “AFAS heeft de ontsluiting van data echt goed voor elkaar. In de oude situatie was dat echt een crime en werkten we nog veel met losse Excel-bestandjes.” Omdat de kwaliteit van de data omhoog gaat, kan Consolid stappen maken met de kwaliteit van de stuurinformatie uit managementrapportages. “De directie is er maar wat blij mee”, zegt Kroon. “Onze doelstelling voor 2022 is om data driven te werken met de juiste rapportage-output op alle niveaus.”
Over Consolid
Consolid is dé strategisch partner als het gaat om duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en mobiliteit. Met Consolid hebben bedrijven en instellingen in vervoer en veiligheid altijd de beschikking over flexibel inzetbare krachten. De uitzendorganisatie biedt ondersteuning bij werkaanbod en -capaciteit, met eigen digitale tools en software. De Consolid Academy leidt flexkrachten en vast personeel van opdrachtgevers op, of schoolt ze bij met branche-erkende opleidingen. Bovendien ondersteunt Consolid opdrachtgevers bij sociale ambities en verplichtingen, zoals MVO en SROI. De ongeveer 200 medewerkers van het uitzendbedrijf zorgen ervoor dat alles goed is geregeld is voor de bijna 7.000 flexkrachten en de opdrachtgevers voor wie zij zich inzetten. Consolid heeft vijftien vestigingen in Nederland. Het hoofdkantoor bevindt zich in Hoofddorp.
Volwaardig partnership
Over de samenwerking met hun softwareleverancier hebben Reder en Kroon niets dan lof. Consolid is een trouw bezoeker van de AFAS Open en diverse collega’s laten ook graag hun gezicht zien tijdens inspraaksessies. “Dat is dé plek om mogelijke verbeteringen te pitchen. Volgens mij is dit echt een uniek en waardevol systeem. Wij waren deze werkwijze bij onze vorige leverancier niet gewend, terwijl AFAS dat juist stimuleert”, aldus Reder.
Bovendien is het volgens Kroon een partnership dat bijdraagt aan het realiseren van de missie van Consolid. “Dankzij de ERP-software van AFAS kunnen onze interne medewerkers volop flexibel werken en onze flexkrachten onbezorgd hun taken uitvoeren.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
