Zelden ging een bedrijf zó compleet en voortvarend van start met de software van AFAS. Het team van directeuren Niek Bleumink en Dennis Seesing zet grote stappen op het pad van professionalisering.
Half werk komt niet voor in het woordenboek van Niek Bleumink. Met die instelling begon hij aan het avontuur dat automatiseren heet. Het is het voorjaar van 2022 als Niek op zoek gaat naar andere bedrijfssoftware. B&P Professionals groeit. De tijd is rijp om het aantal handmatige handelingen binnen de administratie flink terug te brengen.
“Wij werkten nog met een Excel-model waarin we de uren van de mensen die wij detacheren controleerden’, vertelt Niek. “Met dertig medewerkers was dat te doen, maar toen we naar zestig medewerkers groeiden, merkten we dat we te druk werden met handmatig werk. Daarnaast was de wens van onze medewerkers om zelf hun uren rechtstreeks in een digitaal systeem in te voeren. Wij liepen tegen de grenzen van de mogelijkheden van het vorige softwarepakket aan.”
Totaaloplossing voor de flexbranche
AFAS was al een paar jaar live met een totaaloplossing voor de flexbranche. Niek: “We hebben ruim de tijd genomen voor een aantal kennismakingssessies. Wat kan AFAS precies? En wat zijn onze wensen? We raakten enthousiast over de mogelijkheden. Dat gaf ons het vertrouwen om voor AFAS te kiezen.”
Lees ook: ‘Flex is een branche van doen; we houden van regelgeving’
Medewerkers boeken hun eigen uren
Financieel, CRM, Projecten, InSite, uren boeken: noem het en B&P Professionals heeft het ondergebracht. Bas van der Heijden (post-hbo Finance-student): “Zo hebben we alle functionaliteiten erin zitten die ervoor zorgen dat mensen hun eigen uren kunnen boeken. Die uren factureren we automatisch op de juiste kostenplaats. De verloning is ingericht op het vaste maandloon en conform alle cao’s waarmee wij werken. De gehele financiële administratie draait in Profit, van verloning tot facturatie en het aanleveren van pensioengegevens.”
Alles geven voor een maximaal resultaat
Automatiseren is een reis die toewijding vereist. “Het succes van AFAS hangt voor een belangrijk deel af van de tijd en energie die je er zelf in stopt”, weet Niek uit ervaring. “Wij hebben zelf veel willen leren en hebben onszelf veel huiswerk gegeven. Door zoveel te doen en te blijven herhalen hebben we onszelf de software eigen gemaakt.”
Tijdwinst, meer controle en minder fouten
Wat die automatiseringsslag met AFAS oplevert? Niek somt op: “We ervaren tijdwinst, hebben meer controle en maken minder fouten. Daarnaast hebben we een grote professionaliseringsslag gemaakt voor onze medewerkers”, vervolgt Niek. “Voor hen is het gebruiksgemak toegenomen. Zij kunnen zelf uren boeken en verlofbestanden inzien in de AFAS Pocket-app. Dat geeft rust bij de verwerking van onze uren. Het is een continu proces geworden.”
Daarnaast waarborgt AFAS de juiste toepassing van alle cao’s waarmee het detacheringsbureau werkt. Niek: “De menselijke fout halen we er zo uit. We kunnen vertrouwen op het systeem; dat geeft signalen af en stuurt ons op die manier.”
Lees ook: ‘AFAS maakt ons administratieve werk een stuk makkelijker en plezieriger’
Elk jaar nieuwe verbetertrajecten
Automatisering is een proces van doorpakken. Niek: “Voor 2024 hebben we verbetertrajecten bepaald waarvan we er een aantal hebben gerealiseerd. We hebben een vragenportaal ingericht waar mensen een vraag kunnen stellen. Dat helpt ons efficiënter te werken én we meten wat voor vragen er worden gesteld, zodat we de processen die daarbij horen optimaliseren.”
Het einddoel van deze reis van automatisering? Niek: “Het streven is om al onze HR- en Finance-processen, voor zover mogelijk, in AFAS te laten verlopen. Het is een intense rit. Maar als je eenmaal in rustiger vaarwater zit, ervaar je de kracht van automatisering. Dan krijg je loon naar werken.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
