APS Personeelservices is een mkb-uitzendbureau dat uitblinkt in de eigen regio. Persoonlijk contact met klant en kandidaat staat bij het familiebedrijf voorop. Zij vertrouwen daarbij volledig op hun softwareleverancier Pivoton. ‘We weten dat aan de achterkant alles klopt.’
Broer en zus Marcel en Catrien Coolen runnen het familiebedrijf dat hun ouders in 1987 zijn gestart. APS doet alles op het gebied uitzenden, werving en selectie en HR-advies en is actief in alle sectoren. Toch is het uitzendbureau een echte specialist. “Onze specialisatie is dat wij heel regionaal werken en ons richten op mkb’ers”, legt Catrien uit. Waar grote uitzenders in het hele land vestigingen sluiten, opent APS die juist in de dorpen rondom Eindhoven (Schijndel, Nuenen en Son). “Wij leveren geen mensen aan de grote partijen als Philips en ASML, maar wel aan hun leveranciers. En die opdrachtgevers kennen wij heel goed. Als een van onze klanten belt en zegt dat Piet iemand nodig heeft op zijn afdeling, dan weten wij wie Piet is en welk type uitzendkracht daar past. Daarvoor is het nodig dat je naar die mensen toe gaat, een relatie opbouwt.”
En dat geldt ook voor de uitzendkrachten, vult Marcel aan. “Wij kijken niet alleen naar een CV. We voeren altijd persoonlijke gesprekken met hen op onze eigen vestigingen. Dan leer je ook het karakter van een kandidaat kennen en weet je voor welk werk bij welke bedrijven hij geschikt is.”
Software is de basis
Persoonlijk contact met klant en kandidaat is belangrijk voor Catrien en Marcel, maar zij weten als geen ander dat de basis – hun bedrijfsprocessen – op orde moet zijn. Daarvoor is het kunnen werken met goede software cruciaal. APS Personeelservices werkt al jaren met software van Pivoton, dat specifiek voor de flexbranche is ontwikkeld. “Dat levert niet alleen efficiencyvoordelen (tijdwinst) op, het is ook flexibel in te richten en het werkt altijd conform de actuele wet- en regelgeving. En de regelgeving rondom uitzenden wordt steeds complexer, dan is het wel prettig als een ervaren backoffice-partij meekijkt”, legt Catrien uit.
De medewerkers van APS zijn consulenten, die meer doen dan de gemiddelde intercedent. Zij beheren hun eigen kandidatenpool en klantenportefeuille, houden personeelsdossiers bij en zijn dus verantwoordelijk voor zowel de administratie als commercie. “Onze consulenten moeten de hele dag werken met de software en hebben daarom hun eigen ideeën ingebracht. Pivoton levert de software ‘as is..’ en daarbinnen is er flexibiliteit om het naar eigen inzicht in te richten. Dat hebben wij gedaan zodat de consulenten dit optimaal kunnen gebruiken.”
Het resultaat: waar je ook inlogt, het is prettig werken, meer tijd voor contact met klant en kandidaat, én minder fouten. “En de zekerheid dat aan de achterkant alles klopt”, voegt Marcel daaraan toe. “Bij een goed persoonlijk contact hoort ook dat de verloning foutloos is en dat je altijd op tijd betaalt. Bij ons is nog nooit een verloning niet doorgegaan.”
Bij ons is nog nooit een verloning niet doorgegaan
Persoonlijke samenwerking
“Catrien en Marcel moeten erop kunnen vertrouwen dat alles klopt, van verloning tot en met facturatie”, zegt Paul van den Bosch (algemeen directeur Pivoton). Pivoton levert niet alleen software aan grote uitzenders, ook de kleinere uitzendbureaus zijn belangrijk voor hen. Voor Van den Bosch is persoonlijk contact daarbij cruciaal. “We zijn altijd in gesprek met onze klanten, willen weten waar zij mee geholpen zijn, wat hun wensen zijn. Catrien en Marcel zijn echte ondernemers, die kennen de markt echt goed – hebben aan een half woord genoeg. En zij leveren ons dus ook waardevolle feedback, waarmee wij onze software nog verder kunnen verbeteren.”
Die positieve ervaring in de samenwerking is wederzijds, zegt Marcel. “Pivoton is vanaf het begin al bij ons betrokken. Zij kennen de branche, snappen hoe wij werken. De lijnen zijn kort en als wij iets terugkoppelen staan zij direct klaar om aanpassingen door te voeren.”
Snellere match
“We hebben vooral met de komst van Kentro Office een slag gemaakt”, stelt Catrien. Kentro Office is software voor de frontoffice dat Pivoton sinds enkele jaren levert en waarmee het bedrijf een nog bredere IT-businesspartner voor de flexbranche is geworden. “Onze consulenten hebben hierdoor inzicht in data die direct beschikbaar is om sneller een match te maken en de klant goed te informeren. Bovendien is het gebruiksvriendelijk en zo ingericht dat het precies doet wat het moet doen. Voorheen moesten de consulenten van alles invoeren, wat met de complexe wet- en regelgeving al gauw tot fouten leidt. Nu is dat eenvoudiger, waarmee ook de foutmarge aanzienlijk lager is.”
Paul van den Bosch beaamt dat. “De software is heel procesgestuurd, zo ontworpen dat de inwerktijd en foutkans laag is. We hebben als Pivoton veel geïnvesteerd in het optimaliseren van de productiviteit en betrouwbaarheid van onze software. We krijgen van klanten te horen dat dit unieker is dan wij onszelf soms realiseren.”
Mensenwerk
Goede software is voor een bedrijf als APS Personeelsservices onmisbaar om succesvol te zijn. Die digitalisering is een trend die doorzet. Slimmere toepassingen komen ook binnen het bereik van kleinere uitzendorganisaties. Misschien dat het gebruik van artificial intelligence (AI) nog een stap te ver is, maar Catrien Coolen kijkt zeker uit naar toekomstige mogelijkheden. “Misschien dat wij dan nog beter data kunnen verwerken, betere analyses kunnen maken en scherper kunnen prognotiseren.” Broer Marcel ziet dat ook zo, maar plaatst wel een kanttekening. “Het blijft uiteindelijk wel mensenwerk.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Pivoton
