Als je de mid- en backofficeprocessen niet goed op orde hebt, loopt het geld je organisatie uit. Martijn Remmelzwaal en Henk Geurtsen (Experts in Flex) beantwoorden 7 vragen over hoe je dat kunt voorkomen. En hoe je meer winst uit de backoffice kunt halen.
- Wat verstaan jullie onder backoffice en midoffice?
De grens wat het werkgebied is voor de midoffice en wat voor de backoffice, verschilt per organisatie. Globaal kun je zeggen dat de midoffice zorgt voor het administratief onboarden, plannen, contracteren en declareren. Bij de backoffice gaat het over activiteiten rondom verloning, facturatie, pensioenen, verzekeringen, debiteurenbeheer en financiële administratie. - Hoe belangrijk is voor een uitzendonderneming?
Uitzenders onderschatten deze domeinen in onze beleving nog weleens als het gaat om onderscheidend vermogen en kansen voor de organisatie. Een ding is zeker: als je de mid- en backofficeprocessen niet goed op orde hebt, loopt het geld je organisatie uit. Aan de ene kant op inefficiëntie en anderzijds op serieus omvangrijke problemen met compliancy. Het vervelende is dat je die rekeningen vaak pas enkele jaren later krijgt gepresenteerd. - Aan wat voor problemen moet je dan denken?
Dat kan van alles zijn. Neem de inrichting van de loonapplicatie. Een kleine instelling in zaken als premies, grondslagen, kostprijscomponenten en een juiste toepassing van de inlenersbeloning kunnen gigantische financiële consequenties hebben. Of het nu gaat om onvoldoende beheer op margeontwikkeling of foutieve afdrachten bij de fiscus. Of onjuiste verloning waardoor de SNCU stevige nabetalingen eist. Denk ook aan risico’s op gebied van AVG, ARBO, verzuim of kredietwaardigheid. - Waar zit de grootste worsteling bij uitzenders?
Bij het overzicht houden op alle regelgeving. En dit daadwerkelijk in de praktijk goed uitvoeren en optimaal uitnutten. Het benutten van kansen op dit vlak vergt specifieke expertise. De gemiddelde uitzendonderneming heeft niet op alle vlakken haar kennis paraat in de eigen organisatie. - Welke kansen laten ondernemers liggen?
In het algemeen is risicobeheersing een ‘discipline extraordinair’. Dat kan, indien niet in orde, een enorme aderlating tot gevolg hebben. Specifiek kun je denken aan het uitnutten van fiscale loonkostenvoordelen. Maar ook het correct én slim gebruikmaken van de methode ‘verwerking ADV’ en de juiste toepassing van de ET-regeling. - Welke kansen liggen er voor de midoffice?
Uitzendbedrijven hebben vaak een landschap met verschillende applicaties. Ga op zoek naar goede ondersteuning voor digitale identificatie, digitale ondertekening en dossierbeheer. Denk ook aan koppeling met frontoffice-applicaties (ATS-systemen), goede inrichting van inlenersvoorwaarden en cao’s en tariefschema’s in de applicaties. Kies daarnaast voor processen waarin goed is doorgedacht over een optimale flow en het elimineren van waste. - Welke kansen liggen er in de backoffice?
Er is vaak veel ruimte voor kwaliteitsverbetering en efficiëntie. Misschien wat simpel geredeneerd, maar een grote hoeveelheid Excelletjes is een signaal dat er te veel workarounds zijn. Er is dan grote winst te behalen in het beter stroomlijnen van de werkzaamheden. De juiste keuze uit software-applicaties is hierbij zeer relevant.
Dit is een bijdragen in de rubriek Flexvraag van Flexmarkt, waarin Martijn Remmelzwaal en Henk Geurtsen vragen beantwoorden over onderwerpen in de flexbranche.
Lees ook: Werk salaris- en backofficeprofessionals steeds complexer
