Steeds meer intermediairs besteden hun backoffice – en het werkgeverschap – uit. Het voordeel is dat je bent gevrijwaard van een groot deel van de risico’s en rompslomp. Toch moet je volgens expert Marcel Reijmers altijd alert blijven op de risico’s.
Wat er allemaal fout gaat in de backoffice, is de vraag aan Marcel Reijmers. De expert in mid- en backoffice – eigenaar van FlexKnowledge – adviseert dagelijks klanten in de flexbranche, zowel intermediairs als inleners, uitleners en backoffice-dienstverleners. Hij ziet de problemen dus letterlijk vanuit alle kanten. Reijmers ziet de pijnpunten overigens net zo goed bij uitleners die zelf werkgever zijn en zelf hun verloning doen. “Het is tegenwoordig bijna onmogelijk om alles goed te doen.”
Als er fouten aan het licht komen bij inspecties, zijn deze bijna altijd te herstellen, maar dat is arbeidsintensief, is althans de ervaring van Reijmers. Wat volgens hem een belangrijkere vraag is: hoe zijn de onderliggende processen ingericht? “Als die goed zijn uitgewerkt en ook worden gevolgd, voorkom je in veel gevallen dat er fouten ontstaan. Daarom wordt hier tijdens NEN-inspecties tegenwoordig zoveel meer aandacht aan besteed dan vroeger. En als straks de Wtta (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, red.) ingaat, worden goede processen, procedures en het volgen ervan nóg belangrijker. Dat geldt misschien nog wel meer voor de backoffice-dienstverleners.
Lees ook: ‘Futureproof backoffice kan verschil maken tussen succes en falen’
“Voor een backofficepartij is het correct vaststellen van de inlenersbeloning cruciaal. Die partij is juridisch gezien de werkgever en uiteindelijk verantwoordelijk voor de juiste verloning. Een backoffice-dienstverlener zal zorgen voor een gestroomlijnd proces voor het verzamelen van de juiste gegevens en zal daar misschien ook hogere eisen aan stellen dan een intermediair die zelf zijn backoffice doet. Dat kun je zien als minder flexibel of muggenziften, maar wat op het niveau van één intermediair wenselijk kan zijn, kan voor alle intermediairs bij elkaar een bedreiging voor het voortbestaan betekenen. Iedereen kan zich voorstellen wat een verlenging van een betaaltermijn in combinatie met wekelijkse betaling aan de uitzendkracht doet voor de liquiditeit.”
En dat betekent dus dat je met uitbesteding van de backoffice niet per definitie gevrijwaard bent van alle problemen en risico’s, benadrukt Reijmers. In zijn adviespraktijk signaleert hij de volgende pijnpunten.
Dienstverlener gaat failliet
Een belangrijk pijnpunt is het risico dat een backoffice-dienstverlener failliet gaat, weet Reijmers. Dat is geen denkbeeldig risico. Dit jaar zijn er al een paar partijen omgevallen. “Het weglopen van één grote klant kan voor een domino-effect zorgen dat uiteindelijk fataal wordt. Ook snelle groei is een risicofactor als steeds meer openstaande debiteuren een cashflowprobleem veroorzaken. De risico’s voor de intermediair zelf die klant is bij een backoffice-dienstverlener, zijn relatief beperkt. Als intermediair ben je strikt genomen geen contractpartij, dus bij een faillissement ben je waarschijnlijk hoogstens je marge kwijt. Maar de klanten zouden via de ketenaansprakelijkheid nog aangesproken kunnen worden door de Belastingdienst.”
Er zijn volgens Reijmers enkele signalen die erop kunnen wijzen dat het rommelt achter de schermen. “Leveranciers moeten langer wachten op hun geld en intermediairs op hun marge. Vaste contactpersonen zijn ineens weg. Een betaling wordt overgeslagen. Signalen van uitzendkrachten dat een betaling niet goed is gegaan. Zorg dat je alert blijft op dergelijke signalen.”
Discussie over cao
Cao’s zijn vaak onduidelijk geschreven en voor meerdere uitleg vatbaar, zeker waar het gaat om de vertaling ervan naar uitzendkrachten. Regelmatig spelen er discussies tussen de intermediair en de eindopdrachtgever over de duiding van een cao, zegt Reijmers. “Over de grondslagen van vakantiegeld, vakantiedagen, die volgen uit de cao voor uitzendkrachten en die dan bepalen of iets als een onregelmatig uur of overwerkuur verloond moet worden. Dan gaat het dus niet over het percentage, maar of er wel of geen reserveringen moeten worden opgebouwd.
“Een loonsverhoging kan aanleiding zijn voor discussie. Of een eenmalige uitkering die misschien onhandig is geformuleerd in de cao van een klant. De vraag is vervolgens of uitzendkrachten daar dan wel recht op hebben. Eigenlijk is het antwoord bijna altijd ja, maar hoe overtuig je de opdrachtgever? Je ziet daar soms tegengestelde belangen: de intermediair wil de eindopdrachtgever liever niet extra laten betalen en de backoffice-dienstverlener wil geen risico lopen.”
Intermediairs beloven volgens Reijmers soms dingen aan klanten die helemaal niet kunnen. De backoffice-dienstverlener moet de intermediair vervolgens terugfluiten. “Tijd-voor-tijd is zo’n punt waarover regelmatig discussie is. De uitzend-cao kent geen jaarurensysteem, en om potentiële problemen met de Wet aanpak schijnconstructies en de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag te voorkomen, mag je overuren niet een-op-een compenseren met tijd-voor-tijd. Maar leg dat maar eens uit aan een eindopdrachtgever die voor zijn personeel al jarenlang niets anders doet.”
Lees ook: Jongvolwassenen het meest bang om baan te verliezen
Maatwerk
“De hang naar efficiency en standaardisatie die backoffice-dienstverleners eigen is, kan de intermediair beperken in zijn mogelijkheden”, zegt Reijmers. “Bijvoorbeeld op het gebied van contracten. Het gebeurt steeds vaker dat een klant een uitzendkracht na een halfjaar wil overnemen, in een zogeheten deta-vastconstructie. De klant wil meestal niet gelijk een contract voor onbepaalde tijd geven. Dat houdt in dat de uitzendkracht in dat halfjaar maximaal één of twee overeenkomsten mag krijgen. Sommige partijen werken uitsluitend met vierweeks-contracten. Daar ontstaat dan een probleem. Andere partijen bieden wel meer mogelijkheden. Dat is dus een punt om alert op te zijn.”
Van Reijmers mogen partijen soms wel wat creatiever zijn in hun afspraken. “Als een klant wil dat de uitzendkracht maar één of twee contracten heeft, waarom zou het risico op ziekte dan helemaal bij het uitzendbureau moeten liggen? Waarom zou je dat risico niet wat meer spreiden over alle partijen? Daarover kun je vaak best aanvullende afspraken maken, als je het maar duidelijk weet uit te leggen. Dat blijkt in de praktijk vaak lastig en daar helpen wij onze klanten dan weer bij.”
Transparantie
Onenigheid over verborgen kosten komt Reijmers niet meer zo vaak tegen. “Vroeger was dat wel anders. Er waren indertijd partijen die een heel lage factor aanboden om vervolgens nog een factuur uit te schrijven bij de uitbetaling van de reservering.”
Wat nog wel discussie oplevert, is de hoogte van de verzuimkosten in de kostprijsopbouw. Kun je met een bepaalde factor bij grotere accounts nog wel met een concurrerende prijs aankomen? Zou je het zelf verlonen, dan kun je met de kostprijs spelen door iets meer of minder ziekterisico te lopen. Bij een backofficebureau is dat gestandaardiseerd. Er is minder mogelijk.”
Een goede backofficepartij denkt mee hoe je zo’n klant toch kunt binnenhalen, vindt Reimers. “Die heeft bovendien een open kostprijscalculatie, zodat je weet waar wat zit. Misschien dat er een stukje maatwerk af te spreken is over het verzuim. Veel meer knoppen voor de kostprijs zijn er niet om aan te draaien, tegenwoordig.”
Dagloon bij ziek uit dienst
Een punt dat volgens Reijmers nog wel vaak fout gaat bij backofficepartijen, is de verloning van een werknemer die ziek uit dienst gaat. “Backoffice-dienstverleners zijn vaak eigenrisicodragers voor de ziektewet en moeten het dagloon bij UWV inkopen of zelf de ziektewetuitkering berekenen. Dat is ingewikkeld en daarmee gaan ze nog weleens in de fout. Het berekenen van loon bij ziekte tijdens het dienstverband gaat heel anders dan loon bij ziekte na dienstverband. Vaak wordt het loon tijdens de ziekte ook na dienstverband doorbetaald. Dat kan hoger en lager uitpakken, vooraf is dat niet goed in te schatten, maar het is niet goed.
“We zien op dat punt ook meer controles door UWV dan vroeger. Ook de verloning van de uitkering en de aanvulling zijn echt afwijkend van de gewone verloning. Dat zien we echt zelden goed gaan. Niet zo vreemd trouwens, want zelfs op het voorlichtingsplatform voor professionals van de Belastingdienst zelf, is de redactie er nog steeds niet helemaal uit.”
Payrolling
Volgens de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is backoffice-dienstverlening payrolling. Dat is vooralsnog vooral een theoretisch risico, zegt Reijmers. “De weinige jurisprudentie die hierover bestaat, stelt enigszins gerust. Maar écht getoetst is het nooit. Als er een keer een rechter komt die de constructie doorprikt die een backoffice-dienstverlener heeft opgetuigd om zijn rol in de allocatiefunctie te vervullen, dan heeft dat grote consequenties. Uitzendkrachten worden dan payrollwerknemers en blijken ineens in vaste dienst te zijn; het vierde contract is voor onbepaalde tijd. Er hadden extra arbeidsvoorwaarden betaald moeten worden. En het verkeerde pensioen is toegepast. Dat is iets wat toch nog wel boven de markt blijft hangen. Maar laat het heel duidelijk zijn: ik ben het er absoluut mee oneens dat een uitzendkracht via een backofficepartij een payrollkracht zou moeten zijn. Ik denk dat hun dienstverlening heel veel ellende voorkomt, juist vanwege die focus op risicomanagement en strakke processen.”
Een puntje om in dat kader op te letten: is een backofficepartij lid van de ABU of NBBU? “Voor elk uitzendbureau is het natuurlijk verstandig om lid te zijn, maar voor een backofficepartij vind ik het extra noodzakelijk; enerzijds vanwege de extra kwaliteitseisen en anderzijds voor de uitstraling in de markt.”
Klant wil het niet
Een pijnpunt dat specifiek is gekoppeld aan het werken met een backofficepartij, is dat sommige opdrachtgevers het heel expliciet uitsluiten: je mag alleen leveren als je zelf de werkgever bent. Vaak is dat gekoppeld aan het feit dat het volgens de WAB payrolling zou zijn. En dat is een risico waarmee de klant niet geconfronteerd wil worden, ondanks alle voordelen die hij wellicht ook ziet.
Lees ook: Accres stelt zich op als zaakwaarnemer van schaars talent, ‘net als in het voetbal’
