Efficiënt en effectief vergaderen

Managers bij uitzendorganisaties vergaderen heel wat
af. Om ervoor te zorgen dat dit zo efficiënt en effectief mogelijk gebeurd, een
aantal belangrijke punten op een rij.

Taak en nut
Om vergaderingen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen, moeten de deelnemers zich eerst afvragen wat de taak en het nut van de vergadering is. Iemand die aan een vergadering deelneemt, moet er daarnaast voor zorgen dat hij goed is voorbereid. Hij moet weten wat de taak is van de vergadergroep. Hij moet over vaardigheden beschikken om een bijdrage te leveren aan de uitvoering van die taak.

Agenda
Enkele belangrijke vragen bij het vaststellen van de agenda van de vergadering zijn:

Behoort dit tot het takenpakket van de groep?
Is dit voor iedereen van belang?
Is dit een behoorlijk ingewikkelde zaak?
Is deze materie nog onbekend?
Kunnen over dit onderwerp conflicten ontstaan?
Is hierbij een breed draagvlak nodig?
Moet de zaak door middel van een vergadering worden afgehandeld (kan het niet telefonisch, schriftelijk of via e-mail)?
Is bespreking dus echt nodig?

Wanneer enkele vragen met ‘ja’ zijn beantwoord, kan dit onderwerp op de agenda blijven staan. Is alles beantwoord met ‘nee’, dan kan het onderwerp gerust van de agenda af. En dat laatste moet ook gebeuren met onderwerpen waarop deelnemers zich onvoldoende hebben kunnen voorbereiden. Bespreking is in dat geval zinloos.

Doel

Een vergadering kan meerdere doelen hebben. Belangrijk is dat de voorzitter en de deelnemers weten wat het doel is van
de vergadering of van het behandelen van bepaalde onderwerpen. Zo kan het doel van een vergadering zijn:

Informatie uitwisselen.
Mening vormen.
Besluit nemen.
Activiteiten plannen.
Ideeën genereren.

Rol voorzitter

Wat doet de voorzitter?

De voorzitter heet welkom, geeft doel en werkwijze aan, wijst op vergaderafspraken en doet huishoudelijke mededelingen.
De voorzitter geeft informatie over het vergaderonderwerp (inleiding).
De voorzitter geeft een samenvatting.
De voorzitter zet de gemaakte afspraken op een rijtje (taken en taakverdeling).
De voorzitter bedankt de deelnemers en sluit de vergadering.

Rol deelnemers

Wat doen de deelnemers?

Er wordt informatie verstrekt door een of meer deskundigen /verantwoordelijken.
Elke deelnemer geeft informatie en standpunten over het onderwerp of de onderwerpen vanuit zijn expertise.
De andere deelnemers stellen vragen om de informatie helder te krijgen.
Elke aanwezige oppert ideeën. Geen idee is te gek. Men borduurt verder op ideeën van anderen. Alles wordt zonder discussie geaccepteerd en genoteerd.
De deelnemers verdedigen en/of bestrijden standpunten: argumentatie.
De deelnemers aanvaarden of verwerpen een voorstel. Desnoods wordt er gestemd.
Inventarisatie van ontwikkelingsfasen.
Ontwikkeling van een uitvoeringsplan.
Maken van een tijdplanning.
Verdeling van taken.
Besluit nemen.
Mening vormen.
Activiteiten plannen.