Bij detacheringsbedrijf DPA houden ze van een pragmatische aanpak. Verschillen de werkprocessen tussen de business units? Dan zoeken ze naar een IT-oplossing die flexibel genoeg is om daarmee overweg te kunnen. Dus koos DPA voor de ERP-software van AFAS. “Het is in zekere zin een stukje maatwerk, maar dan wel beheersbaar.”
Meer structuur in de backofficeprocessen en de focus op procesoptimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen. Op basis van dat wensenlijstje ruilde detacheringsbedrijf DPA het verouderde applicatielandschap in voor de ERP-software van AFAS. Binnen DPA fungeerde Marc Lukkien als projectleider van dit project. Hij werkt er in de functie van manager Business Processes & Systems. Ook collega Lars Nillesen was nauw betrokken bij de implementatie van AFAS. Vanaf maart 2017 is Nillesen bij DPA actief als financieel directeur.
Maatwerk is vaak duur en ingewikkeld en bovendien kun je dat niet zelf beheren’
Maatwerk geen optie
Duidelijk was dat de interne bedrijfsvoering moest worden geoptimaliseerd. Nillesen: “We konden het niet meer bolwerken met de uren en facturen en dat was aanleiding om ons te oriënteren op een ERP-oplossing.” Maatwerk was nooit een optie, stelt Lukkien. “Maatwerk is vaak duur en ingewikkeld en bovendien kun je dat niet zelf beheren. Ook specifieke branchepakketten kwamen voor ons niet in aanmerking, want we zijn een detacheerder en geen uitzendbureau.” Na een eerste selectie van leveranciers en een demoronde kwam AFAS als beste kandidaat uit de bus. “Hoewel de prijsstelling van het ERP-pakket aantrekkelijk was, gaf dat uiteindelijk niet de doorslag”, herinnert Lukkien zich. “Het ging ons vooral om de beschikbare functionaliteit in combinatie met de geboden flexibiliteit.”
Structuur in processen
Het primaire doel van de softwarevervanging was om structuur aan te brengen in backofficeprocessen. Lukkien: “Dat was absoluut nodig omdat we een deel van ons HR-systeem en de facturering in een recruitment tool hadden ondergebracht. Die is daar echter helemaal niet voor bedoeld.” Nillesen is op zijn beurt blij dat de datakwaliteit in de organisatie aanzienlijk is verbeterd. “Vroeger had iedereen zijn eigen beeld van de werkelijkheid. ‘Dat cijfer klopt niet’ was vaak een standaardreactie.”
Nillesen: “Nu we met betrouwbare data werken, zijn bijvoorbeeld HR en de financiële administratie echt in staat om toegevoegde waarde te leveren.”
Ook heeft Nillesen tijdens de coronaperiode de meerwaarde van goede data ervaren. “Daardoor kon iedereen online doorwerken en ook digitaal alle contracten met opdrachtgevers en professionals ondertekenen”, merkt Lukkien op.
Analysetool veelvuldig benut
De analysetool van de ERP-software wordt in de organisatie wel veelvuldig benut. Bijvoorbeeld voor het genereren van managementinformatie. “Die is er kwalitatief sterk op vooruit gegaan”, constateert Nillesen. “Als het nodig is kunnen we nu beleidsmatig snel bijsturen. Terwijl we vroeger bij wijze van spreken twee volle werkdagen nodig hadden om een verzendlijst voor kerstpakketten op te stellen.” Dat laatste is nog maar een onschuldig voorbeeld, benadrukt Lukkien. “We draaien nu, enkele dagen sneller dan in het verleden, op de eerste werkdag na de afsluiting van de maand een sluitende consolidatiestaat. Zo weten we precies wat hier in zit en waar we een schatting voor moeten, en ook kunnen, maken.”
We gaan ongetwijfeld weer bedrijven overnemen. Die gaan we dan gestandaardiseerd inpluggen in AFAS’
Discipline is aangehaald
Alles overziend stelt Nillesen: “We hebben een grote sprong voorwaarts gemaakt.” Niettemin verwacht hij dat de geautomatiseerde omgeving ook in de toekomst nog aandacht nodig zal hebben. “We gaan ongetwijfeld weer bedrijven overnemen. Die gaan we dan gestandaardiseerd inpluggen in AFAS. Daar hebben we de draaiboeken trouwens al voor klaarliggen.”
De procesoptimalisatie en digitalisering waar in 2018 zo’n behoefte aan was, is volgens Nillesen volledig gerealiseerd. “AFAS heeft ons geholpen om de gewenste kwaliteitsverbetering in de organisatie versneld te realiseren. De discipline in de organisatie is enorm aangehaald.”
Lukkien: “DPA oefent nu ook een grote aantrekkingskracht uit op een nieuw type medewerkers. Dat zijn mensen die denken in systemen en processen. In die zin heeft AFAS bij ons een cultuurverandering teweeg gebracht.”
Geen heimwee
Heimwee naar vroeger hebben Lukkien en Nillesen uiteraard niet. Lukkien illustreert ‘de grote sprong voorwaarts’ nog maar eens met een voorbeeld. “We krijgen nu de complimenten van onze accountant dat hij volledig op onze systemen en processen durft te vertrouwen. Dit bespaart de accountant en ons veel handmatig werk en ook discussies over de betrouwbaarheid van cijfers. Dat is vanzelfsprekend ook een compliment voor AFAS.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS
