Bijna 19 jaar geleden begonnen Corry en Erwin Opgelder hun uitzendbureau FlevoDirect in Zeewolde, waarna ze ook nog een vestiging in Lelystad openden. Inmiddels hebben zij 12 intercedenten in dienst. Samen werken ze voor ruim 200 bedrijven in Flevoland en Gelderland en bemiddelen meer dan 2000 werkzoekenden die direct inzetbaar zijn. Een inspirerend verhaal over ondernemerschap en hoe een gestructureerde aanpak van digitalisering ieder bureau kan helpen om grote voordelen te boeken. “Voor goed digitaliseren ben je nooit te klein.”
FlevoDirect is vanaf het eerste moment NBBU-lid. Deze brancheorganisatie is belangenbehartiger voor meer dan 1300 uitzendbureaus, payroll-bedrijven en andere flexorganisaties. Volgens de database van het Centraal Bureau voor de Statistiek (het CBS) zijn er nog veel meer uitzendbureaus in Nederland: om en nabij 3900, waar volgens Panteia-onderzoek uit augustus 2021 ongeveer 21.000 intercedenten, overige medewerkers en meewerkende eigenaren werken.
Daarnaast zijn er volgens het CBS nog bijna 12.500 detacherings-, zzp-bemiddelings-, payroll- en recruitmentbureaus. Deze cijfers maken duidelijk dat FlevoDirect een bovengemiddelde omvang heeft bereikt, maar ook dat de flexbranche in het algemeen en de uitzendbranche in het bijzonder een grote en sterk versnipperde bedrijfstak is, waar iedereen die dat wil makkelijk zijn of haar eigen bureau kan beginnen. En naast enkele nationaal en internationaal vermaarde bureaus en misschien 150 grotere en relatief bekende bureaus, zijn er dus nog vele duizenden andere bureaus die hun best doen om hun kandidaten en opdrachtgevers zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Slim ondernemen binnen een uitdagende branche
En dat is bepaald geen sinecure. Want niet alleen zijn de wet- en regelgeving veelomvattend, complex en continu in beweging, daarnaast spelen natuurlijk zeer uitdagende zaken als de impact van digitalisering op processen en banen, de vergrijzing van onze bevolking en de energietransitie. Om over de krappe arbeidsmarkt nog maar te zwijgen. Nog nooit werkten er meer dan 9,5 miljoen mensen in Nederland, waren er 420.000 nieuwe vacatures in één kwartaal ontstaan, en was de werkloosheid richting de drie procent gezakt. Ga daar maar aan staan!
Meer tijd voor het echte mensenwerk
In de zomer van 2021 groeide bij Erwin en Corry dan ook het besef dat FlevoDirect na een jarenlange gestage groei toe was aan een volgende professionaliseringsstap. In augustus van dat jaar gingen ze op zoek naar een nieuw Applicant Tracking System (ATS). Enerzijds was het duidelijk dat hun backoffice met FlexService / HelloFlex prima functioneerde: de registratie en verwerking van uren, verloning, facturatie en dergelijke zaken liepen soepel en compliant.
Anderzijds werd steeds duidelijker dat de intercedenten ‘op de werkvloer’ wel heel veel afleidende administratieve bezigheden hadden, en zelfs handelingen dubbel moesten verrichten. Ze werden te weinig ontzorgd in hun werkprocessen om zo veel en zo snel mogelijk kandidaten en vacatures te vinden, te registreren en te matchen.
Dus gingen Erwin en Corry op zoek naar zo’n ATS, met de bedoeling om ook de zogenoemde midoffice soepel te laten verlopen, met zo min mogelijk administratieve taken en zo veel mogelijk ruimte voor het echte mensenwerk: acquisitie, kennismaken, leren kennen, voorstellen, matchen, nazorg.
Slimme zoektocht naar het ideale ATS
Ze kenden vanuit hun ervaring, netwerk en Recruitmenttech.nl al een flink aantal ATS’en en leveranciers. Het was dus vooral zaak om vanaf het begin het overzicht te bewaren en voor een goede aansluiting te zorgen met de eigen organisatie en behoeften. Daarom besloten Erwin en Corry een externe specialist in te huren die ze bij dat proces kon begeleiden. Deze specialist bekeek, besprak en analyseerde de werkprocessen en gebruikte systemen, stelde vast dat die al goed gestructureerd waren en wat de verbetermogelijkheden waren, en kon vervolgens snel verder met het schrijven van een Request for Proposal (RFP).
Zo’n RFP is een op de processen, organisatie en wensen afgestemde wensenlijst waarop potentiële ATS-aanbieders concreet kunnen reageren. Na een initiële voorselectie door de specialist werden er vier ATS-leveranciers aangeschreven. Al doende waren de FlevoDirect-medewerkers direct betrokken, waren de interne processen en systemen (liefst negen!) al tegen het licht gehouden, eerste verbeterpunten en ideeën al op tafel gekomen, een concrete en realistische maar uitdagende wensenlijst opgesteld, en waarschijnlijk goed passende leveranciers uitgenodigd om met een eerste reactie te komen.
Referentiebezoek doorslaggevend
De professionele RFP werd goed ontvangen, alle vier de ATS-leveranciers toonden interesse en gaven een demo. Natuurlijk bleken er vervolgens tussen de vier voorstellen serieuze inhoudelijke en financiële verschillen te zitten. Een referentiebezoek bij een ATS-gebruiker gaf vervolgens de doorslag, en al in oktober 2021 werd RecruitNow met Cockpit uitgenodigd om met de implementatie te beginnen. Ook tijdens de implementatie bleef de specialist FlevoDirect begeleiden. Daardoor, en door de goede voorbereiding in de maanden ervoor, verliep de ATS-implementatie voorspoedig. Nadat was geconstateerd dat er nog een tweewegkoppeling tussen Cockpit en de FlevoDirect-database moest worden ontwikkeld, die wat vertraging opleverde, kon FlevoDirect in mei 2022 live gaan.
Werk van intercedenten sneller én lekker
Als snel werden de voordelen van het werken met Cockpit duidelijk: niet alleen zijn veel afleidende en dubbele administratieve werkzaamheden verdwenen, het werk gaat al echt sneller en is veel leuker. Het leren werken met het nieuwe systeem ging de intercedenten makkelijk af. En terwijl je in gesprek met een nieuwe kandidaat gegevens invult, krijg je direct vacatures voorgesteld. Die worden naarmate je de kandidaat concreter beschrijft, steeds passender.
Meer plaatsingen door kandidaat-gedreven aanpak
En omgekeerd werkt het ook. Dus als je een vacature binnenkrijgt, maar daarvoor nog geen goed passende kandidaat hebt ingeschreven, helpt het systeem je ook bij sourcing, door bijvoorbeeld op LinkedIn goede kandidaten te vinden. Al met al heeft Cockpit binnen twee maanden al voor duidelijk meer plaatsingen gezorgd. Dat is dus ruim binnen een jaar na het begin van het hele project! Nu zeggen Erwin en Corry dan ook met een knipoog: dit hadden we eerder moeten doen.
Digitalisering is grote kans voor ieder bureau
Het is duidelijk: met een gestructureerde aanpak vanaf het begin, zal digitalisering je uitzendbureau veel voordelen opleveren. Je interne organisatie wordt gestroomlijnd, je maakt sneller, meer en betere matches, wat natuurlijk goed is voor je omzet, groei en rendement. Deze resultaten komen direct na het live gaan, en je mensen beleven er meer plezier aan.
Dat klinkt als een enorme win-win situatie. Pak het gestructureerd aan, met specialistische ondersteuning, en je zult zien: hoe eerder, hoe beter. Het is helder: voor goed digitaliseren ben je nooit te klein.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met RecruitNow.
