Ondernemers die hun backoffice uitbesteden, komen soms van een koude kermis thuis. Ze hopen op verlichting in de administratie, maar het brengt ze veel ellende. Twee ondernemers aan het woord.
Judith Manssen, projectmanager bij Intervens, wilde aanvankelijk graag ontzorgd worden: ‘We zijn sterk in de uitvoering van ons concept, en wilden onze aandacht richten op de markt en het product. We gingen dus op zoek naar een partij die onze administratieve rompslomp kon overnemen én die ons zou adviseren over nieuwe wet- en regelgeving. We zochten echt een meedenkende partij.’
De praktijk werd heel anders. Ze moest overal zelf achteraan en bij elke vraag ging de teller lopen. ‘Ze hadden wel gezegd dat ze mee zouden denken, maar ze waren behoorlijk passief. En ik zat alsnog hele avonden te rekenen aan de cijfers, iets waar ik juist vanaf wilde.’
Het begin
Henk Barkhof, oud-directeur van 2B4work, werd ooit benaderd door een dienstverlener die de backoffice uit handen wilde nemen. Zo kon hij zich focussen op zijn kernactiviteit. ‘Dat klonk mooi, ook al was ik huiverig. Als ondernemer moet je altijd inzicht hebben in je cijfers, vind ik. Maar dat is nooit goed gelukt. Aanvankelijk begonnen we goed door samen ons hele werkproces uit te schrijven en te kijken hoe we op elkaar konden aansluiten. Maar uiteindelijk zat ik een halve dag per week op hun kantoor om alle cijfers door te nemen. Dat is nooit de bedoeling geweest.’
De eerste problemen
Judith Manssen zegt met haar bedrijf maatwerk te willen leveren. ‘Dus toen de eerste ingewikkelde klant bij ons kwam, ontstonden de eerste problemen. Dat was een Wajonger waar ik een loondispensatie en premiekorting wilde aanvinken in het systeem. En dat kon dus niet. Uiteindelijk heeft onze boekhouder ingewikkelde trucs uitgehaald om het te laten kloppen, maar fijn is het niet.’
Gevolgen
Henk Barkhof vertelt dat de boekhouding een chaos was: ‘Ik ken mijn banksaldo wel een beetje en ik dacht: er staat te veel op, dit kan niet. Volgens hen was alles in orde, maar ik kwam erachter dat ze het loon van mijn eigen werknemers waren vergeten uit te betalen. Dat zijn ronduit vervelende dingen.’
Ook de boedelscheiding verliep niet probleemloos: ‘Wij wilden niet meer betalen, zij gijzelden toen onze administratie. We zijn hem toen op een dag gewoon gaan ophalen. Wel zijn we een half jaar bezig geweest om weer orde in de chaos te scheppen. In een nagesprek bagatelliseerden ze de problemen. Maar ik zag wel bleke wangetjes toen ik ze de documenten liet zien’.
Schuld?
Wie heeft er eigenlijk het meeste schuld wanneer zoiets mis gaat? Judith Manssen heeft een genuanceerd antwoord: ‘Enerzijds ligt de schuld bij onszelf: we hadden onze vraagstelling beter moeten verwoorden. Maar anderzijds hebben zij ook een wanprestatie geleverd. Als je geen maatwerk kunt leveren, moet je daarin eerlijk zijn naar je klanten en dat niet beloven. Je kunt niet van alles zeggen om klanten binnen te halen en vervolgens niet waarmaken wat je belooft.’
Het vervolg
En wat doe je dan, wanneer zo’n backoffice dienstverlener niet functioneert? Judith Manssen stapte over naar een nieuwe, kleinere partij: ‘Daar was de afstemming allemaal veel beter. Zij leveren echt maatwerk. Het vervelende is wel dat ik de komende 5 jaar contractueel nog vast zit aan de oude. Inclusief alle maandelijkse lasten. Dat zijn dus dubbele kosten. Ze willen de gegevens gewoon niet doorgeven aan onze nieuwe partner. Misschien had ik de kleine lettertjes beter moeten lezen ja, maar wij werken op basis van vertrouwen. Als iemand zegt dat hij met ons meedenkt, ga ik ervan uit dat dat klopt.’
Tips
Als Judith Manssen een tip zou moeten formuleren voor collega-ondernemers, dan zou dat zijn: kijk goed naar je eigen product: ‘Als je stuurt op eenheid en massa (een eenheidsproduct dus), dan kun je prima met dit soort grote partijen in zee. Maar wil je maatwerk en iemand die je helpt, ga dan alsjeblieft met een kleinere partij praten. Je bent hier een klant die de moeite waard is, in plaats van één van de velen die ze komen storen in hun werk.’
Positieve ervaringen
Lees hier over flexondernemers die wél tevreden zijn over hun backoffice-dienstverlener.
Basti Baroncini, redacteur Flexmarkt.
