Bedenk bij delegeren eerst welke taken je wilt delegeren, wat het resultaat is dat je wilt behalen en tot welk niveau je wilt delegeren.
Wordt de medewerker bijvoorbeeld budgetverantwoordelijk of delegeer je alleen de uitvoering van een taak? Vanzelfsprekend bepaal je aan welke medewerker je de taak delegeert en waarom juist aan hem. Als je dit weet, is het tijd voor het voeren van een delegeringgesprek met de betrokken medewerker.
Het delegeringgesprek
Stel eerst de medewerker op zijn gemak, en vertel hem waar hij aan toe is. Begin een delegeringgesprek met duidelijk te maken wat het doel van het gesprek is: dat je aan hem een of meerdere taken wilt delegeren. Geef de medewerker informatie over de taak die je wilt delegeren. Leg uit wat de taak inhoudt en hoe belangrijk het is. Breng dit met enthousiasme! Leg vervolgens uit waarom je de taak wilt delegeren. Dit is bijvoorbeeld omdat je hulp nodig hebt, je er dit keer zelf geen tijd voor hebt of omdat het goed bij de ontwikkeling van de medewerker past. Wees daarover altijd eerlijk. Licht zeker ook toe waarom je juist voor hem hebt gekozen. De medewerker motiveren de taak die je delegeert uit te voeren is minstens zo belangrijk voor het resultaat als de bekwaamheid van de medewerker.
Aanpak
Nu kun je inhoudelijk ingaan op de taak die uitgevoerd moet worden. Laat de medewerker weten wat van hem verwacht wordt. Waar liggen zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Probeer de medewerker zo veel mogelijk te betrekken in het gesprek. Hoe denkt hij het aan te pakken, hoe lang denkt hij ervoor nodig te hebben. Wat denkt hij nodig te hebben om de taak succesvol te volbrengen. En wat verwacht hij van jou.
Bespreek samen de controlepunten, leg ze vast en zorg ervoor dat de medewerker zich daaraan gaat houden. Bedenk wel vooraf wat je nodig hebt aan afspraken om jóu de zekerheid te geven dat het eindresultaat min of meer overeenkomt met wat je in gedachten had. Beperk je tot de hoogst noodzakelijke stappen.
Schroom niet ook eventuele moeilijkheden op tafel te leggen. Op het moment dat je bijvoorbeeld weerstand van een andere afdeling verwacht bij de uitvoering van de taak, kun je dit beter van tevoren bespreken en een plan van aanpak maken, dan de medewerker zich erdoor te laten overvallen.
En misschien wel het allerbelangrijkste: laat merken dat je vertrouwen in hem hebt!
Vergeet niet het gesprek helder en duidelijk af te sluiten. Vat de belangrijkste acties en afspraken samen en controleer hoe de medewerker het werkelijk vindt om de taak uit te voeren. Laat nogmaals weten dat je er voor hem bent als dat nodig is, bedank de medewerker en wens hem succes met de taak.
Loslaten
Na het gesprek komt het erop aan: je zult moeten loslaten. Geef de medewerker de gelegenheid de taak naar eigen inzicht uit te voeren. Bedenk je dat het gaat om het resultaat en niet om de manier waarop de medewerker te werk gaat. Oftewel, accepteer dat er meerdere wegen naar Rome leiden en jouw manier niet altijd de beste is. Sta bij moeilijke momenten even stil bij de reden de taak te delegeren en wat het jou (en de medewerker) gaat opleveren.
Evalueren
Bouw na voltooiing van de taak een evaluatiemoment in. Wat is het resultaat geweest? Reflecteer niet alleen op de zaken die niet goed gingen, maar ook op de zaken die wel goed gingen. Vergeet vooral niet kritisch te kijken naar je eigen handelen. Heb je de taak echt gedelegeerd of heb je nog te veel de controle in handen willen houden? Vraag de medewerker hoe hij jouw rol in het geheel heeft ervaren. Hij is bij uitstek degene die daarover feedback kan geven.
Meer informatie over delegeren
