In de flexbranche draait het allemaal om tijdigheid, volledigheid en uiteraard om flexibiliteit. Wil je boven het maaiveld uitsteken, dan moet je kunnen meebewegen. “Veranderingen volgen elkaar in hoog tempo op. Er wordt gewerkt met kleine marges en bovendien is sprake van complexe loonwetgeving en een grote diversiteit aan cao’s. Met als gevolg een complexe omgeving. Dat vraagt om tijd. Maar die tijd besteed je liever aan je primaire proces: het matchen van mens en werk.”
Dit zegt Niels Vogel, productmanager Flex bij AFAS Software.
Er staat volgens Vogel een aantal grote veranderingen op stapel in de flexbranche waar je als organisatie op voorbereid wilt zijn. “Denk bijvoorbeeld aan de impact die de aanstaande Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) heeft op je organisatie. Heb je alles in orde rondom de transitievergoeding en de WW-premie? Wat te denken van al die uiteenlopende cao’s?”
Flexibele oplossing
Hoewel je op strategisch gebied daarover moet nadenken, wil je dat dit in de processen gewoon geregeld is, zegt Vogel. “Je wilt geen omkijken hebben naar je administratie. De kracht van AFAS is een geïntegreerde en flexibele oplossing voor de organisatie. Door het complete administratieve proces te digitaliseren en automatiseren in één pakket kan snel en efficiënt ingespeeld worden op klantvragen.”
Eén geïntegreerd proces
Ben je uitzender dan is het vooral lastig om precies te weten hoe je er op dit moment voor staat. Wat zijn de marges en hoe die te verbeteren? Waar kun je effectiever en efficiënter werken, en dus waarde toevoegen? “Voor een uitzendorganisatie is het ontzettend belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers op tijd het juiste salaris krijgen uitbetaald. Daarnaast is de grote uitdaging iedere keer weer om te zorgen dat kandidaten hun talenten blijven ontwikkelen en bij een opdrachtgever ondergebracht worden. De software helpt om al je processen te stroomlijnen en inzichtelijk te maken. Van contractafspraken met klanten, tot de urenstaten van flexwerkers. Alles geïntegreerd, zodat je administratie altijd in orde is en je te allen tijde kunt zien hoe je ervoor staat”, aldus Vogel.
Grootste nachtmerrie
Door de complexe omgeving is een van je grootste nachtmerries dat ergens een foutje insluipt, zegt Vogel.”Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Bijvoorbeeld dat een declaratie verkeerd verwerkt wordt waardoor een foutief bedrag wordt verloond. Dat is niet alleen vervelend voor je medewerker, het is voor jou ook een ontzettend tijdrovende klus om dit weer te corrigeren.”
“Ga maar na: je moet uitzoeken waar het fout is gegaan en vervolgens moet je de fout herstellen. Daarna volgt nog de controle: voor wie heeft die fout allemaal gevolgen en wat zijn die gevolgen? Met het correctiemechanisme in de software ben je daar tegen gewapend. Een fout kun je corrigeren en het systeem geeft meteen aan voor wie die regels nog meer gelden en wat de impact is. Je voert de correctie uit op één plaats, en het systeem stelt voor om de rest automatisch te corrigeren.”
Verlonen vanuit één bron
In principe vindt de verloning een keer in de week, vier weken of maandelijks plaats. Maar er zijn situaties waarin het handig – of zelfs noodzakelijk – is om eerder (of in elk geval afwijkend) te verlonen. “Je kunt de kandidaat verlonen, zodra zijn geboekte declaratie goedgekeurd is. Theoretische kun je dus dagelijks verlonen als je dat wil. Dat is bijvoorbeeld handig om een correctie (zoals in de vorige alinea omschreven) snel te herstellen. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een medewerker – om wat voor reden dan ook – te weinig loon heeft ontvangen. Dat kan direct hersteld worden door onmiddellijk een extra verloning door te voeren. De flexwerker hoeft dan niet te wachten tot de volgende verloningsperiode. Je kan meermaals per dag betalen”, zegt Vogel.
Volledig inzicht in marge
Als ondernemer in de flexbranche heb je te maken met kleine marges, vindt Vogel. “Een paar dubbeltjes op het uurloon van een medewerker maken voor jou een wereld van verschil. Om je marges goed in de gaten te houden geldt het gezegde: meten is weten. Helaas kun je achteraf pas zien hoeveel je marge daadwerkelijk is. Door van tevoren al veel data in te voeren kun je – op basis van ons kostprijsmodel – je marge toch van te voren al heel goed berekenen.”
Als voorbeeld noemt hij uitzendwerk in de horeca. “Er gelden tal van variabelen. Wat voor contract heeft de medewerker? In welke fase zit hij en op welke manier wordt hij uitgezonden? Een medewerker in fase B heeft een hogere kostprijs dan iemand in fase A. En er gelden vaak ook nog toeslagen voor werken op zon- en feestdagen. Allemaal goed om vooraf rekening mee te houden. Als je die verschillende kostprijzen al vastlegt kom je niet voor verrassingen te staan. Het mooie van het kostprijsmodel is dat je de looptijd van een model kunt vastleggen. Zo kun je bijvoorbeeld in november of december alvast de geïndexeerde lonen invoeren die gelden vanaf 1 januari. Je kunt al vooruit werken, zodat je geen stress hebt op ongelegen momenten.”
Geen wirwar aan software
AFAS inspireert beter ondernemen bij tal van bedrijven in uiteenlopende branches en sinds enige tijd ook in de flexbranche, legt Vogel uit. “Het grote voordeel van AFAS voor de flexbranche is dat je een complete en geïntegreerde oplossing in handen hebt. Geen wirwar aan softwareoplossingen. Daarbij bewijst AFAS al jaren een betrouwbare partner te zijn voor bedrijven van uiteenlopende omvang. Wees voorbereid op de toekomst en kies voor een datadriven aanpak van je bedrijf.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
