Bij de term digitaliseren denken mensen al snel aan ‘tools’ of ‘software’, maar wat heb je daaraan als de gebruikers er vervolgens niet mee werken? Een goede begeleiding is eigenlijk van nog veel groter belang. Tips voor de digitalisering van het flexpoces.
Wil je als flexbureau meer kandidaten vinden, die beter matchen met vacatures? Ook buiten de landsgrenzen? Dan is digitaliseren een must.
“Digitaliseren is een manier om het de medewerkers, flexwerkers en inleners makkelijker te maken om elkaar sneller te vinden en het flexproces te verbeteren. Dat lukt je niet met een verzameling van losse tools of software”, zegt Don van Hal, directeur-eigenaar van Digivotion. “Ik hoor zo vaak ‘jullie zijn toch niet ook weer zo’n softwarebedrijf dat zijn handel installeert en we daarna nooit meer terug zien’?”
“Dat is een logische vraag, want de meeste medewerkers en flexwerkers zijn ‘digibeten’. Het succes zit hem niet in de tools zelf, maar in de manier waarop er mee gewerkt kan worden en de verbeteringen die daar dan uit voortkomen. Digivotion is het enige digitaliseringsbedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in het mkb in de flexbranche. Dankzij meer dan tien jaar ervaring weten we als geen ander wat directie, recruiters en marketeers in deze branche verwachten en nodig hebben. We helpen met het optimaliseren van de frontoffice, leveren gebruiksvriendelijke en flexibele software, met goede koppelingen naar de backoffice en blijven de klant begeleiden tijdens verdere digitalisering. Daarmee versnellen we het complete proces en maken het inzichtelijk.”
Voordelen van digitaliseren
De voordelen van digitaliseren zijn simpelweg in drie woorden samen te vatten, stelt Van Hal: meer, sneller en beter.
- Je bereikt meer geschikte flexkrachten en maakt solliciteren laagdrempelig.
- Je selecteert en matcht kandidaten sneller en werkt ze sneller in.
- Het proces verbetert en geeft je inzicht voor voortdurende
verbetering.
“De coronacrisis heeft de drempel voor digitaliseren enorm verlaagd. En je hebt tegenwoordig ook niet meer een hele rits aan leveranciers nodig om deze voordelen te bereiken.”
Tips voor het kiezen van leveranciers
Waar moet je op letten bij het digitaliseren van het flexproces? Van Hal zet een paar aandachtspunten en tips op een rij.
- “Kies een leverancier die niet alleen maar software levert, maar je ook blijft begeleiden in het gebruik ervan.
- Check of de software écht gemakkelijk in gebruik is en modulair uitgebreid kan worden. Vraag een demo aan, laat het de gebruikers even proberen en vraag om voorbeelden bij andere klanten.
- Digitaliseren is continu verbeteren. Dus check hoe de leverancier je begeleidt in het verbeteren van je processen, gewenste aanpassingen, maatwerk en innovatie.
- Dek je proces ‘van voor naar achteren’ (zie illustratie) en koppel dat aan elkaar. Belangrijke onderdelen daarin zijn het verspreiden van vacatures via job boards en social media (multi-posting), een goede wervingsite die je zelf kan aanpassen, werving- & selectiesoftware en – intake en inwerken. Deze frontoffice moet vervolgens goed aansluiten op de backoffice, want je wilt dat de verschillende gebruikers (sales, marketing, recruiting, planning etc) binnen hetzelfde proces (zie illustratie) met elkaar gaan samenwerken.
- Wees voorzichtig met het aanschaffen van veel losse tools. Dat leidt vaak tot meer chaos, zeker als de tools niet ‘met elkaar praten’.
- Vergeet de intake en het inwerken niet. Daar zit een enorme tijdwinst. Dit kan volledig online gebeuren in de eigen taal van de flexwerker. Zo kunnen geselecteerde flexwerkers veel sneller geplaatst worden.
Geen enkele software dekt alle processen en alle situaties, dus de software, begeleiding en vernieuwingen moeten aansluiten bij je huidige en toekomstige wensen. Vraag de leverancier hoe ze met maatwerk omgaan, hoe vaak ze nieuwe versies uitbrengen en check vooral het uurloon. Er is altijd voortschrijdend inzicht, altijd nieuwe (markt)ontwikkelingen. En daar wil je op inspringen en met een hoog uurloon kunnen de kosten gillend uit de bocht vliegen.”
Begeleiding
“Digitaliseren biedt de mogelijkheden om meer en betere flexkrachten te krijgen, sneller te selecteren & matchen en het gehele flexproces te verbeteren. Daarvoor heb je niet alleen een paar handige tools nodig, maar ook goede begeleiding voor de gebruikers. Want zij bepalen uiteindelijk het succes.”
Dit artikel is gesponsord door Digivotion.
