Er zijn veel aanbieders van payroll-diensten. Behalve gespecialiseerde payroll-bedrijven bieden ook de meeste uitzendbureaus deze vorm van dienstverlening aan. Op de markt van payroll-dienstverlening opereren naast veel gerenommeerde en kundige spelers ook nogal wat malafide partijen.
Het is dus zaak om de payroller waar u mee in zee wilt gaan zorgvuldig te kiezen. Een aantal tips & tricks.
Kaf van het koren scheiden
Hoe kun je als werkgever het kaf van het koren scheiden? Een aantal indicatoren waarmee men de kwaliteit van payroll-bedrijven kan toetsen:
- WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst)
- NEN 4400-1-certificering (Nederlands Normalisatie-instituut)
- Lidmaatschap brancheorganisatie(s) (VPO, ABU en NBBU)
- Referenties / track record
- SNA-verklaring (Stichting Normering arbeid)
- VRO-certificering (Vereniging tot Regulering Onderaanneming)
- Transparantie van de onderneming en prijsmodel
Let goed op de prijs
De een roept een omrekenfactor van 1.51 en de ander 1.68 + een opslag. De meeste partijen hanteren een omrekenfactor + eventueel opslag. Een enkeling zegt: kostprijs + percentage. Maar wat is de kostprijs? Laat het geen sigaar uit eigen doos zijn. Vraag daarom bij verschillende aanbieders een aantal proforma berekeningen aan. Dat maakt het gehanteerde prijsmodel een stuk transparanter.
Natuurlijk zijn er prijsvechters in de markt. Maar laat u niet te veel leiden door de laagste prijs. Ga appels met appels vergelijken en stel uzelf de vraag: als er zo’n groot verschil zit in tarief, waar zit hem dat dan in? Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat bepaalde componenten niet in de factor zijn meegenomen, zoals leegloop en ziekterisico. Je kunt in zo’n geval als opdrachtgever nog van een koude kermis thuis komen.
Om de prijs vast te stellen is het ook van belang om te weten welke CAO van toepassing is (ABU/NBBU/VPO), welk loon ten grondslag ligt aan het tarief, of er onderscheid is in de verschillende fasen en daaraan verbonden tarieven, of rekening wordt gehouden met pensioenen, wat er nog meer in het tarief zit (leegloop, verzuim, ander toegevoegde kosten) en hoe vaak dit mag worden aangepast?
Online payrollers
Online payrollers kunnen scherpe tarieven offreren. Voor veel zaken geldt dat het handig is voor een opdrachtgever om die digitaal te kunnen doen, maar niet álles gaat digitaal beter. Een payroll-bedrijf fungeert ook als HR-serviceverlener. En dan is een persoonlijke benadering – bijvoorbeeld bij problemen met een werknemer – toch wel zo prettig. Ook zullen de meeste opdrachtgevers hun medewerkers niet zomaar onder willen brengen bij een partij die ze nog nooit ontmoet hebben.
Tot slot
Stel uzelf tot slot nog de volgende vragen: Heb ik een goed gevoel bij dit payroll-bedrijf? Denk ik dat zij kunnen doen wat ze zeggen op de manier die ik voor ogen heb? Hoe is de service; wordt er vlot en adequaat gereageerd? Is er veel deskundigheid aanwezig? Een goed flexadvies van het payroll-bedrijf kan een ondernemer immers veel geld en risico’s schelen.
