Merk je dat je veel tijd kwijt bent aan administratieve handelingen? Als uitzendbureau, detacheringsbureau of payrollbedrijf ben je liever bezig met het matchen van mensen en werk. Door je backofficeprocessen te digitaliseren, maak je tijd vrij voor je kerntaken.
De meeste administratieve bedrijfsprocessen binnen je organisatie zijn met elkaar verbonden. Met een ERP-systeem zet je al deze processen in één softwareprogramma. Hierdoor voorkom je dubbele vastlegging, werk je superefficiënt en digitaal, en kunnen alle medewerkers zich zorgeloos richten op hun kerntaken.
De voordelen van digitalisering
Je backoffice digitaliseren met software heeft verschillende voordelen. Zo zijn de belangrijkste voordelen: minder administratieve druk, minder fouten, meeschalen met je flexbedrijf en meer tijd voor kerntaken en strategie.
Minder administratieve druk
De administratieve druk is vaak hoog in de flexbranche. Je hebt te maken met veel veranderingen. Uitzendkrachten worden ingeschreven, geplaatst, gemonitord, misschien overgeplaatst en uitgeschreven. Ook aan de kant van de opdrachtgever moet er continu veel worden geregeld. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de complexe wet- en regelgeving rondom flexwerk. Als je je processen digitaliseert en automatiseert, verloopt de administratieve kant op rolletjes dankzij vaststaande workflows.
Minder fouten
Doordat processen automatisch verlopen, verklein je de kans op fouten. Taken worden direct uitgezet bij de juiste persoon, waardoor je niets vergeet – ook niet op de meest hectische dagen van het jaar. Daarnaast volgt de boekhouding direct uit de software. Mutaties in loonstroken worden direct verwerkt, betalingen gaan automatisch en facturen worden door de software gegenereerd en verstuurd.
Meeschalen met je flexbedrijf
Je kunt groeien, je kunt krimpen. Wat er ook gebeurt, je uitzendsoftware schaalt met je mee. Je hoeft bijvoorbeeld niet ineens meer te betalen als je organisatie groeit. De software is er om bedrijfsprocessen te ondersteunen, en dat kan in alle soorten en maten. Dat geeft rust.
Meer tijd voor kerntaken en strategie
Doordat backofficemedewerkers minder bezig zijn met repetitieve taken, kunnen ze zich storten op andere werkzaamheden. Zo hebben ze meer tijd voor hun kerntaken en voor strategisch werk. Goed voor de mensen, goed voor je organisatie.
Wat betekent dit voor de flexbranche
De voordelen hierboven gelden eigenlijk voor iedere branche. Maar wat heb je als flexbedrijf nog meer aan digitalisering met uitzendsoftware? Heel veel! Denk aan het eenvoudiger voldoen aan certificering, automatisch cao’s verwerken en het binden en boeien van medewerkers
Eenvoudiger voldoen aan certificering
Als uitzendbureau heb je te maken met veel wetten en regels. Om aan te tonen dat je hieraan voldoet, werkt de branche met certificaten. Denk aan het SNA-keurmerk, of het verplichte certificaat vanaf 2025. Voldoe je aan alle eisen en heb je je processen gedigitaliseerd? Dan zijn de inspecties een fluitje van een cent. Al je administratieve processen en gegevens staan centraal opgeslagen in de veilige database. Je toont eenvoudig aan dat je de administratie goed op orde hebt. Hierdoor zijn medewerkers geen dagen meer kwijt aan het opstellen van overzichten en rapportages voor de inspecteur.
Automatisch cao’s verwerken
Onze uitzendsoftware wordt automatisch geüpdatet. Dat isveilig én handig: je bent altijd up-to-date met de laatste wet- en regelgeving. Je bent ook altijd bij met de laatste cao’s. Wist je dat er standaard ruim 200 cao’s inclusief pensioenregelingen en salaristabellen in onze software zitten? Doordat alle informatie in dezelfde software staat, werken cao-wijzigingen direct door in de salarisadministratie. Je hoeft dus niet meer handmatig lonen aan te passen: dat gaat allemaal automatisch in het systeem.
Binden en boeien van medewerkers
Het is lastig om nieuwe medewerkers te vinden: ook de flexbranche kampt met een personeelstekort. Als je eenmaal talenten hebt gevonden, wil je die binnen je organisatie houden. Daarom moet je je talentmanagement goed op orde hebben. Zorg ervoor dat je talenten niet alleen binnenhaalt, maar ook de ruimte biedt om te groeien.Je regelt onder andere de gesprekkencyclus en rapportages in de software. Zo krijg je een seintje als het weer tijd is voor een gesprek, en leg je gemaakte afspraken duidelijk vast.
Overzichtelijk en efficiënt
Heb je je processen gedigitaliseerd en geautomatiseerd? Dan loopt alles precies zoals je het hebt ingericht. Je hebt goed zicht op hoe het ervoor staat met je flexorganisatie qua financiën, administratie en organisatiedoelen.
Digitaliseer je backoffice-processen en profiteer van een efficiënte en geautomatiseerde werkomgeving. Je vermindert de administratieve druk, minimaliseert fouten en creëert meer tijd voor kerntaken en strategisch werken. Met de uitzendsoftware van AFAS werkt de backoffice van je flexorganisatie overzichtelijker en efficiënter dan ooit.
Dit artikel is gesponsord door AFAS en verscheen eerder als blog op AFAS.nl.
