De uitzender is een multi-tasker. Dat is nou eenmaal ‘part of the job’. Maar je kunt ook overdrijven, vindt Jonathan Lammers van het technologiebedrijf Nedap uit Groenlo. Sommige handelingen kosten te veel tijd en slokken volgens hem de tijd van uitzendbedrijven op. Lammers legt uit hoe dit anders en vooral béter kan richting klanten.
“Ik zie ongelofelijk veel handelingen, met name rondom het planning- en urenregistratieproces”, zegt Lammers. “En dat geldt vooral voor (inhouse) uitzenders van grotere bedrijven die wat meer complexiteit meebrengen, zoals 3- of 5-ploegendiensten, allerlei toeslagen of het gebruik van verschillende systemen rondom uiteenlopende processen. En dan zie je dat de uitzender veel in aanraking komt met randzaken en niet met de échte essentie van zijn werk bezig is.”
Kun je voorbeelden noemen van handelingen die volgens jou té veel tijd van uitzenders opslokken?
“Denk aan e-mails van klanten met daarin een aanvraag voor uitzendkrachten. Appjes tussen intercedent en uitzendkracht. Urenregistraties van uitzendkrachten die door de klant aangeleverd worden via Excel-lijsten die eerst ontrafeld moeten worden voordat deze naar het verloningssysteem van de uitzender kunnen. Een gefrustreerd telefoontje van de klant met de intercedent, omdat een uitzendkracht niet is komen opdagen. De intercedent die de uitzendkracht moet nabellen om de verzuimreden te achterhalen en vervolgens direct een vervanger moet bellen of appen. Fout-facturen op de salarisadministratie, omdat urenregistraties onjuist of incompleet bleken te zijn. Wederom mail- en belverkeer om dit recht te zetten. Al dit gebel, ge-app en gemail komt elke dag weer terug.”
Maar dat is toch inherent aan de uitzendbranche?
“Dat je als uitzender op meerdere borden moet schaken is op zich niet erg. Dat is inderdaad onderdeel van het vak. Maar waarom moet dat via zoveel verschillende kanalen? En waarom is elk systeem een gesloten systeem? Dat maakt het werk van een uitzender bijzonder inefficiënt en tijdrovend. En dat kost veel geld en vooral ook tijd. Tijd die zo niet aan de klant of flexkracht besteed kan worden.”
Hoe zou het volgens jou dan wel moeten?
“Ik zie een toekomst voor me, een nabije toekomst trouwens, waarin al die handelingen, al die systemen en al die werkwijzen aan elkaar worden ”geknoopt’. Want waarom werken uitzender en klant niet vanuit één en hetzelfde centrale platform? Als uitzender kun je een stuk pro-actiever handelen als je direct zicht hebt op de forecast en planning van de klant, om maar eens een voorbeeld te noemen.”
Eén systeem voor alles en iedereen?
“Dat hoeft niet per se. Tuurlijk, dat is makkelijk. Eén systeem waarin forecasting, personeelsplanning en urenregistratie voor vaste medewerkers én flexkrachten samenkomen. Waarin zowel uitzender als klant kunnen werken. Dit kunnen wij faciliteren, dus ja: wij vinden dat uitzender en klant het beste met dezelfde workforcemanagement-software kunnen werken. Maar dat is echt geen must. Waar het mij om gaat is dat uitzenders overzicht krijgen. Een bepaalde rust, maar vooral ook een sterkere focus op zaken die er toe doen. In plaats van voornamelijk reactief en ad hoc te moeten werken. En dan kan jouw klant prima vasthouden aan een planningstool die anders is dan die van jouw uitzendorganisatie. En ook de verloning kan nog steeds via een apart systeem lopen, terwijl ook HR nog een eigen systeem heeft, bijvoorbeeld voor verlofregistraties of personeelsdossiers.”
Hou je dan niet hetzelfde probleem?
“Niet als die verschillende systemen met elkaar communiceren. Het gaat erom dat je het complete proces stroomlijnt en één zuivere datastroom creëert. Systeemintegraties bieden dan uitkomst. Niet-geïntegreerde systemen zijn eilanden waarop data geïsoleerd en dus nutteloos blijven. Dat is jammer, want data kunnen zó waardevol zijn. En dat geldt voor elke afdeling binnen een bedrijf. Op elk niveau binnen een organisatie hebben mensen data en betrouwbare rapportages nodig. Pas dan kun je gericht werken aan oplossingen en verbeteringen.”
Maar wat is de rol van de uitzender hierin? Die wil toch in de eerste plaats gewoon klanten voorzien van goede flexkrachten?
“Klopt, maar een uitzender wil ook een gedegen partner zijn van de klant. Niet alleen een leverancier. Wij zijn van oorsprong een bedrijf dat ook software maakt voor de uitzendbranche. Daarin hebben we een lange historie dus het belang van flexkrachten voor bedrijven kennen wij als geen ander. Bij bedrijven hameren we er constant op om bij poolmanagement niet alleen naar de vaste medewerkers te kijken. We pleiten voor een integrale benadering van de pool met zo min mogelijk onderscheid tussen vast en flex. ”
Dus daar heb je de uitzendbranche bij nodig?
“Eigenlijk wel ja. Ik ben van mening dat zowel het bedrijf als de uitzender baat heeft bij uniformiteit. Een uniform proces en een datagedreven beleid versterkt de relatie tussen uitzender en klant. Het werk wordt gewoon prettiger. Hoe minder bottlenecks in het proces des te minder frustraties bij planners, HR medewerkers, teamleiders, vaste medewerkers, flexkrachten, intercedenten, salarisadministrateurs, financieel medewerkers, en ga zo maar door.”
Wat zou je samen met uitzenders willen doen om dat voor elkaar te krijgen?
“Samen met uitzenders gaan we om tafel met hun klanten. Wat ik zojuist allemaal heb verteld is vooral van toepassing voor uitzenders die actief zijn in de branches productie, logistiek, food en distributie. De processen tussen uitzender en bedrijven in deze branches wil ik graag samen met de uitzender ontleden. We leggen alle handelingen bloot die bij die processen horen. Dat zijn vaak dus onnodige, tijdrovende handelingen. Vervolgens is het aan mij en mijn collega’s om te kijken hoe technologie dit kan stroomlijnen en vereenvoudigen. Dat is wat Nedap doet.”
“Als uitzenders in plaats van reactief liever proactief richting klanten te werk willen gaan, dan ga ik hierover graag in gesprek met hen. Gewoon een vrijblijvende afspraak waarin we ervaringen uitwisselen. Ik zie keer op keer dat technologie mensen kan helpen succesvoller en gelukkiger te worden in hun professionele leven. Dat lijkt mij een mooie, gezamenlijke missie.”
Dit artikel is gesponsord door Nedap.
