In een tijd van dreigende omzetdaling van uitzendbureaus weet Don van Hal (Digivotion) wel wat uitzenders te doen staat: digitaliseren. Maar dan wel goed. In zijn nieuwe blog geeft hij aan welke vier stappen de uitzendondernemer moet nemen.
De uitzendondernemer kan er niet meer omheen: de krachten in de markt zullen de komende paar jaar bij heel veel bedrijven een forse rem op de omzetgroei zetten en bij velen zelfs tot omzetdaling leiden. Punt. Eat it!
Sla even af van de snelweg richting afgrond naar mijn straatje. Eerste afslag rechts. Daar ziet u na 50 meter al een voor de hand liggende oplossing: een handleiding digitaliseren.
Ambachtelijk uitzendproces
Ik heb inmiddels het proces bij heel veel uitzendbureaus gezien en ik blijf me verbazen over hoe inefficiënt dat is. En hoe weinig mensen überhaupt weten wát het proces is. Als je dat vergelijkt met wat ik in de FMCG (Fast Moving Consumer Goods) branche gewend was en de innovatiekracht in de IT, dan is het uitzendproces op zijn zachtst gezegd ‘nogal ambachtelijk’.
‘Tut, tut’, hoor ik u denken. ‘Wij hebben een backoffice pakket met 81.000 invoerveldjes waarin ik alles wat ik binnenkrijg kan overtypen. Heerlijk. Binnenkort mag ik zelfs op typcursus en kan ik daarna blind typen. Oh, en natuurlijk onze website op basis van WordPress. Met van die mooie effectjes. Daar log ik weliswaar vrijwel nooit in, maar dat komt doordat ons front-office pakket zo geweldig is. Van Microsoft nog wel. Outlook en Excel. En we innoveren wel degelijk. We gaan dit jaar over op Office 365 !’
Tja, Thomas Cook had die tools ook. Is mijn punt duidelijk genoeg?
Hoe het niet moet
Ten eerste, duurkoop is inderdaad duurkoop. Ik zie uitzenders die meteen de duurste pakketten gaan kopen. Met lekker forse implementatietrajecten en -kosten, liefst zo hoog mogelijke kosten per gebruiker maar wel met zo veel mogelijk functies. De beloftes reiken tot de hemel (‘hoge kosten?’ ‘Ach joh, die verdien je in no-time terug. ROI bla bla’). En vervolgens gebruikt niemand het. Softwareleveranciers smullen ervan.
Of men gaat voor elk deelproces een apart pakket kopen. Naast Excel natuurlijk. Eentje voor de website, eentje voor de frontoffice, eentje voor de planning, eentje voor de nieuwsbrieven, eentje voor de helpdesk, eentje voor de portal, eentje voor de chat, eentje voor de klantengegevens, eentje voor ….
Niks praat met elkaar, niemand weet wat er is en hoe het allemaal werkt. En wie moet je bellen bij een foutje?
Maar ja, het heeft wel dat ene grote voordeel. De jaarlijkse kosten zijn lekker hoog. En dan kan je lekker roepen dat ‘je zoveel geld aan digitalisering besteedt’. Ik weet wie daarvan smullen.
Hoe het wel moet
Geloof me of niet, maar het kan handiger. Gebaseerd op mijn ervaringen, maar voor de zekerheid ook gestoeld op professionele principes van ‘Lean’ en ‘Agile’. Dat kan in vier stappen:
- Begin met de basis
Om het flexproces ‘van voor naar achter’ te volgen zijn eigenlijk maar 2 of 3 pakketten nodig. Een compleet ‘frontoffice’-pakket met een website+CMS, een ATS (sollicitant volgsysteem) en CRM (voor sales/marketing) in één, een ‘back-office’-pakket (die je waarschijnlijk al hebt) en eventueel een extra planningspakket ertussen. Laat die aan elkaar koppelen en klaar is Kees.
Implementatiekosten voor een frontoffice-pakket, inclusief website, kunnen ruim onder de 10.000 euro blijven en gebruikerslicenties rond 25 euro vind ik billijk. Ook al betaal je voor Office 365 met al zijn mogelijkheden maar 4-20 euro per gebruiker (zie Website Office 365).
Je kunt wellicht lopende duurdere oplossingen dumpen. Dat bespaart alvast lekker. - Ga met z’n allen ‘oefenen’ en ‘wennen’
Je leert door te doen. Dus ga aan de slag met zo’n frontoffice-pakket met CMS en ATS. Kijk of de koppelingen tussen de pakketten voldoen. Ga de stappen in je interne proces op een rijtje zetten en bedenk hoe je het proces ‘leaner’ kunt maken. - Ga stap-voor-stap uitbreiden
Op basis van je eigen ervaringen, niet alleen op basis van beloften van leveranciers. Richt je per verbetering op één stap in je proces, ga dat verder digitaliseren en meet de effecten. Neem dan pas de volgende stap. Binnen Lean en Agile noemen ze dat de ‘PDCA-cyclus’. Plan-Do-Check-Act.
Er zijn talloze oplossingen beschikbaar om deelprocessen te digitaliseren. Automatisch CVs inlezen en in uw eigen format gieten, automatisch afwijzen of uitnodigen, zoeken en matchen, solliciteren via chat, vacatures automatisch op internet verspreiden (‘multi-posting’), inwerken en e-learning, etc. Overigens vaak al aanwezig in die 2 à 3 pakketten. - Blijf bij
Op gegeven moment heb je je proces ‘van voor naar achter’ super efficiënt, inzichtelijk en onder controle. Maar de IT’ers zijn je dan allang weer voor, dus zorg dat je bij blijft. Als het goed is upgraden de leveranciers hun software trouwens ook regelmatig.
Dit is een blog van Don van Hal (Digivotion).
