Nogal wat uitzendbureaus hebben verschillende digitale systemen aan elkaar geknoopt. Maar wie niet nadenkt over integratie, verspilt veel kostbare tijd. Tijd die je veel beter kunt besteden aan de core business van de onderneming: het bemiddelen van mensen.
Neem het uitzendbureau waar nog ontzettend veel wordt bijgehouden in Excel-sheets. Waar de intercedent uren handmatig invoert, met alle risico’s op fouten van dien. Of neem het uitzendbureau waar mensen werken met vijf verschillende softwarepakketten. Regelmatig worden er kleine foutjes gemaakt, die weken later worden opgemerkt. Vervolgens volgt er een omslachtig proces, waarin iemand de fout moet corrigeren. Het is allemaal zo inefficiënt, dat wij soms van onze stoel vallen als we het zien.
Snelle groei
Wat we waarnemen, is dat de flexmarkt een steeds groter deel van de Nederlandse arbeidsmarkt vertegenwoordigt. Veel uitzendbureaus groeien hierdoor als kool. En dan gebeurt het volgende: organisaties zien dat er ergens een software-lacune zit, waarop men besluit een snelle pleister te plakken door snel ergens een softwarepakketje te kopen. Vervolgens knoopt men dat improvisorisch aan de andere pakketten en kan iedereen weer even vooruit. Een tijdje gaat het goed, maar op een gegeven moment loop je echt stuk. Je hebt geen grip meer en het ontbreekt aan goed inzicht. Organisaties zijn hierdoor niet meer schaalbaar.
Uitzendbureaus maken snelle groei door dankzij een succesvolle markt. Deze organisaties zijn sterk in hun primaire processen, het bemiddelen van mensen, maar besteden soms niet genoeg aandacht aan secundaire processen: automatisering en digitalisering van administratieve processen. Hierdoor ontstaan op den duur problemen in de schaalbaarheid van een organisatie. Met meer massa duren bepaalde processen zó lang dat het niet meer werkbaar is.
Vlijmscherp offreren
Een voorbeeld is het opstellen van offertes. Als uitzendonderneming is het essentieel om vlijmscherp te kunnen offreren. Inlenende partijen weten op basis van eigen data steeds beter wat een gezonde marge is. Als uitzendonderneming wil je dus precies kunnen onderbouwen hoe jouw prijzen zijn opgebouwd. Prijzen zijn vaak gebaseerd op de gemiddelde kosten en opbrengsten van een organisatie, in plaats van de daadwerkelijke kosten en opbrengsten, die gemaakt worden in verschillende branches, sectoren, functies en dergelijke. Omdat er veelal gewerkt wordt met verschillende pakketten is het moeilijk om de daadwerkelijk gemaakte kosten en opbrengsten bij elkaar te brengen.
Partijen die dit inzicht wel kunnen benutten krijgen dus een groot concurrentievoordeel. Een gebrek aan inzicht, door het gemis van een geïntegreerd systeem, zorgt er op zijn beurt weer voor dat er veel fouten worden gemaakt. Deze fouten moeten worden gecorrigeerd, maar ook dit is weer een omslachtig proces: de fout moet met terugwerkende kracht worden hersteld, in verschillende systemen. Onze overtuiging is dat je dit met één goed systeem allemaal automatisch kunt regelen. Je corrigeert de fout bij de bron en de wijziging werkt door daar waar nodig.
Stappenplan uitzendbureau
Wanneer een uitzendbureau besluit geintegreerd te gaan werken, zijn een paar zaken belangrijk:
- Behoefte: Wat verwacht je van de software? Breng je bedrijfsprocessen in kaart. Waar ben je nu onevenredig veel tijd aan kwijt? Wat verwerk je nog allemaal met de hand, in Excelsheets of via post-its? Hoe wil je dit verbeteren?
- Cultuur: Software is geen haarlemmerolie om je volledige infrastructuur op orde te krijgen. Het is ook een ‘mensenverandering’. Zorg ervoor dat het niet alleen maar een stuk software is, maar dat je een visie deelt binnen je organisatie. Het is essentieel dat medewerkers begrijpen waarom de nieuwe manier van werken belangrijk is, en welke voordelen deze met zich meebrengt.
- Keuze: Er zijn veel aanbieders van software in de markt. Een hoop partijen leveren wel een stuk software, maar hebben geen visie op de processen binnen jouw bedrijf. Wat is voor jouw organisatie belangrijk, en welke aanbieder sluit aan bij deze wensen?
Dit expertartikel van Bart Grootveld en Kevin Voges is gepubliceerd in de oktober-editie van Flexmarkt.
Bart Grootveld en Kevin Voges zijn productmanagers bij AFAS Software. Daar zijn ze verantwoordelijk voor de flexmarkt.
