Flexbedrijven bemiddelen een groeiend aantal zzp’ers. Dat biedt kansen, maar het zorgt ook voor administratieve rompslomp. Daarom introduceerde AFAS nieuwe softwarefunctionaliteit die de handmatige handelingen bij het inhuren en betalen van zzp’ers automatiseert. Wat dat oplevert? Tijdwinst, meer grip en minder foutgevoeligheid, zegt AFAS-productmanager Niels Vogel.
Laten we bij het begin beginnen. Waarom biedt AFAS de flexbranche deze nieuwe functionaliteit?
“Het aantal zelfstandigen zonder personeel blijft flink groeien. Op dit moment telt Nederland maar liefst 1,25 miljoen zzp’ers. Vorig jaar zijn er bijna 160.000 bijgekomen. Sterker nog: in de afgelopen tien jaar is het aantal zzp’ers volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zelfs verdubbeld. Die groei heeft ervoor gezorgd dat de flexbranche ook deze doelgroep is gaan bedienen. Steeds meer flexbedrijven zijn actief in het bemiddelen van zzp’ers. Dat is in de kern niet anders dan het bemiddelen van uitzendkrachten, maar het administratieve proces daaromheen wél. Je gaat een medewerker niet verlonen, maar inkopen. Wij zien in de markt dat dit administratieve rompslomp oplevert, voor zowel flexbedrijven die zzp’ers bemiddelen als voor uitzendorganisaties die uitzendkrachten in- en doorlenen. Daarom hebben we deze nieuwe functionaliteit ontwikkeld, zodat we dit proces beter kunnen faciliteren.”
Wat houdt de nieuwe functionaliteit precies in?
“Je kunt nu een zzp’er helemaal via AFAS inhuren en uitbetalen. Via een nieuw type plaatsing en prijsafspraak houd je het hele inkoopproces apart van het verloningsproces. Je maakt immers inkoopafspraken in plaats van loonafspraken, dat is echt iets anders. Je voegt de zzp’er dan ook toe als crediteur. De zzp’er boekt vervolgens zijn uren. Van die uren wordt een inkoopfactuur gegenereerd als specificatie van wat de zzp’er uitbetaald krijgt, die je vervolgens betaalt. Dit heet ook wel ‘self billing’. De zzp’er wordt daarmee ontzorgd en jij bent in control van het proces – wat wil je nog meer? Er gaat daarnaast een factuur naar de inlener. Dit kan los voor de zzp’er zijn, maar ook gecombineerd met eventuele andere flexkrachten die je bij een inlener hebt geplaatst.”
Welke voordelen levert dit op?
“De administratieve rompslomp die je voorheen had, verdwijnt. In de oude situatie was je telkens opnieuw uren aan het exporteren en vervolgens importeren, zodat je er uiteindelijk een inkoopfactuur van kon maken. Dat hele proces automatiseer je in onze software met slechts één druk op de knop. Het systeem genereert dankzij de nieuwe functionaliteit meteen een inkoopfactuur voor je. Die efficiency levert je tijdwinst op en veel
minder foutgevoeligheid. Je hebt meer inzicht in en grip op het proces. Als er een controleur komt kijken kun je duidelijk laten zien wat het verschil is tussen een medewerker die je verloont en een medewerker die je niet verloont, maar extern inkoopt. Dat wordt steeds belangrijker, want de controles nemen toe nu het aantal zzp’ers voorlopig blijft groeien.”
In de flexbranche zijn correcties in de urenregistratie eerder regel dan uitzondering. Hoe lost de software van AFAS dat op?
“Het correctiemechanisme dat we al hebben sluit naadloos aan op de nieuwe functionaliteit. Als er een correctie plaatsvindt, wordt die automatisch meegenomen in het facturatieproces aan zowel de inlener als de zzp’er. Dat gaat veel fouten voorkomen. Als je in de huidige situatie correcties niet goed verwerkt, kan dat logischerwijs nadelige gevolgen hebben voor je factuur en inkoopfactuur. Een voorbeeld: stel dat je een inlener voor acht uur crediteert, maar je crediteert dat vervolgens niet bij de zzp’er. Dan loop je een aanzienlijke marge mis. Die stromen zijn in onze software nu geheel op elkaar aangesloten, zodat je grip hebt op het proces en dit soort fouten voorkomt.”
Wat zijn de ervaringen van klanten die al met de nieuwe functionaliteit werken?
“Die zijn heel positief! Klanten zijn blij dat ze van de administratieve rompslomp af zijn en tijd overhouden. Dat hele handmatige proces van exporteren, importeren en omzetten naar een inkoopfactuur is verleden tijd. Dat is een proces waar veel bij komt kijken, van analyses maken tot data ophalen, dus het scheelt nogal wat. Met de nieuwe functionaliteit bespaar je minimaal twee werkuren per week als een gemiddelde dienstverlener. Klanten ervaren ook dat de kans op fouten afneemt. Het is voor ons de bevestiging van wat we al wisten: dit is gave functionaliteit!”
Hoe wisten jullie dat zo zeker?
“We hebben in de afgelopen jaren een best practice ontwikkeld waar klanten mee konden werken. Dat is ons uitgangspunt geweest. Gaandeweg hebben we op basis daarvan verbeteringen doorgevoerd. Dat heeft geleid tot de functionaliteit die er nu is. Klanten kunnen overigens eenvoudig overstappen van die best practice naar de standaard functionaliteit.”
AFAS stelt de nieuwe functionaliteit gratis ter beschikking aan klanten. Service van het huis?
“Zeker! Alle nieuwe functionaliteiten die wij uitbrengen zijn voor zowel nieuwe als bestaande klanten gratis beschikbaar. Dat valt allemaal binnen de licentie. Ook als bestaande klant heb je dus profijt van de nieuwe oplossingen die we ontwikkelen. Die proberen we altijd zo compleet mogelijk uit te leveren, maar je moet ze wel zelf activeren, inrichten en in gebruik nemen. Als je dat doet, ervaar je daarna de voordelen.”
Dit artikel is gesponsord door AFAS.
