Timemanagement is eigenlijk zelfmanagement. Tijd kun
je niet sturen. De enige die je kunt sturen ben je zelf.
De voordelen van het goed managen van je tijd zijn:
- het zorgt ervoor dat je de afgesproken taken af krijgt;
- het geeft plezier en voldoening in jouw werk en leven;
- en daardoor ervaar je minder stress.
Daarom een aantal tips om efficiënt met de beschikbare tijd om te gaan.
Stel jezelf doelen
Wanneer je bewuster met je tijd om wilt gaat en prioriteiten wilt stellen, moet je eerst jouw werkdoelen kennen en formuleren.
Zorg ervoor dat de gestelde doelen voldoen aan vijf voorwaarden.
- Specifiek: is het duidelijk omschreven?
- Meetbaar: omschrijf zo veel mogelijk in getallen wat het resultaat mag/moet zijn, hoeveel tijd, inspanning en geld het mag kosten.
- Acceptabel: is het haalbaar? Stel jezelf ook de vraag of jouw doelstelling acceptabel is voor de omgeving en niet indruist tegen organisatiebelangen.
- Realistisch: is het realistisch maar ook zinvol?
- Tijdsgebonden: Wat is de einddatum?
Plan werkzaamheden
Een berg werk lacht je tegemoet. Waar moet je in hemelsnaam mee beginnen? Je schuift alles op een stapel en besluit maar bovenaan te beginnen. Je ziet wel waar het schip strandt. Het maken van een planning kost alleen maar extra tijd en die heb je nu even niet.
Komt dit scenario je bekend voor? Onthoud dan dit: Een planning biedt je structuur en zo blijf jij de baas over je werkzaamheden. Goed plannen geeft inzicht in je dagindeling en maakt het mogelijk om goed in te schatten welke ‘noodklussen’ je eventueel aankunt. Realiseer je dat het altijd mogelijk moet zijn om je planning aan te passen aan veranderende omstandigheden.
Stel prioriteiten
Bepaal bij het maken van je planning hoe belangrijk de werkzaamheden zijn, zodat je de meest belangrijke zaken vóór de minder belangrijke zaken aanpakt.
Veel mensen verwarren ‘dringend’ met ‘belangrijk’. Hierdoor lopen ze het risico dat ze de verkeerde zaken het eerst aanpakken. Het zijn twee verschillende grootheden. ‘Belangrijk’ is alles wat tot jouw takenpakket hoort. Alle overige zaken zijn niet belangrijk voor jou, maar voor anderen. Je zult dus inzicht moeten hebben in wat je onder jouw taken moet verstaan. Een goede functieomschrijving is daarvoor noodzakelijk, want die geeft informatie over de werkzaamheden die tot je takenpakket horen.
Tot slot: vaak ligt de oorzaak van problemen in onduidelijke of moeilijke communicatie of het totaal ontbreken daarvan. Dat kost meer tijd. Zorg dus voor duidelijke communicatie tussen jou en je manager en collega’s.
Bron: Saskia Alberse, Artra
