Tips voor effectieve communicatie binnen uw bedrijf

Netpresenter heeft een aantal ‘gouden’ tips opgesteld om op een effectieve manier om te gaan met de huidige communicatiemiddelen. 

Lees het artikel over Multi Tasker Syndrome

1. Ga selectief om met de ‘always-on mentaliteit’. Veel bedrijven willen dat hun medewerkers altijd bereikbaar zijn, om de communicatie te versnellen. Wanneer medewerkers echter steeds opnieuw gestoord worden tijdens taken die aandacht vereisen, heeft de always-on mentaliteit een averechts effect. Moedig medewerkers dus aan om selectief om te gaan met nieuwe media. Door bijvoorbeeld eerst een taak af te maken en dan pas de e-mail te checken. Of door niet toe te geven aan de Blackberry-stress van het continu kijken of er al een lampje knippert. Zeker bij kennistaken zoals schrijven of programmeren is het soms noodzakelijk om tijd in te plannen om deze ongestoord af te maken, bijvoorbeeld thuis, achter een gesloten deur of met een ‘niet storen’-bordje op het bureau. En natuurlijk door alle communicatiemedia heel even uit te zetten;

2. Niet storen onder het werk. Zorg dat de interne communicatie medewerkers niet stoort tijdens het werken. Vooral bij werk dat concentratie vereist, duurt het minstens 20 minuten voordat een medewerker weer helemaal ‘in de taak’ zit. Een goede oplossing is om de tijd dat medewerkers niet aan het werk zijn te benutten voor interne communicatie. Te denken valt hierbij aan schermen met intern nieuws in kantines, bij de water- en koffieautomaten en in printerruimtes, of aan het gebruik van een screensaver met intern nieuws;

3. Alleen de essentie van het nieuws. Interne nieuwsberichten zijn vaak veel te uitgebreid, en houden medewerkers onnodig lang van het werk. Vaak kan het bericht in een paar korte zinnen worden samengevat. Voor meer informatie kan vervolgens worden doorverwezen naar een uitgebreider artikel op de website of het intranet, of naar een persoon die meer weet over het onderwerp;

4. Verklein de doelgroep. Beperk de groep die je een bepaald bericht stuurt zo veel mogelijk. Veel medewerkers ontvangen veel meer informatie dan ze nodig hebben voor hun werk, te denken valt bijvoorbeeld aan de beroemde ‘to all’-emails. Hoewel veel informatie dus niet relevant is voor de ontvanger, moet alle informatie wel gelezen worden. Met meer gerichte communicatie kunnen aanzienlijke tijdsbesparingen behaald worden;

5. Markt en medewerkers – wat eerst? Bedrijven zijn soms door regels gedwongen nieuwe cijfers of nieuws over overnames eerst aan de markt bekend te maken. Dit soort nieuws heeft echter ook altijd een grote impact op de medewerkers en zij willen dit niet van een externe nieuwsbron horen. Door medewerkers tijdig te informeren kunnen bedrijven zorgen dat deze zich meer gewaardeerd en onderdeel van het bedrijf voelen. Zorg daarom dat belangrijk bedrijfsnieuws gelijktijdig naar de markt en naar de medewerkers wordt gecommuniceerd. Wel is het belangrijk het nieuws echt naar de medewerkers te brengen. Een medium dat het initiatief aan de medewerker overlaat, zoals het intranet, is in dit soort gevallen niet geschikt omdat medewerkers het nieuws dan alsnog kunnen missen;

6. Minder media. Focus op een beperkt aantal media om te communiceren met medewerkers. Zo voorkom je dat medewerkers het gevoel hebben dat ze overspoeld worden door informatie;

7. Het meest effectieve medium. Onderzoek bij wat voor soort berichten welk medium het meest effectief is. Soms verschilt het meest effectieve medium per type medewerker. Zo zal een verkoper die veel reist beter te bereiken zijn per e-mail of telefoon, en fabrieksmedewerkers beter via grote schermen in de fabriek;

8. De urgentie van het nieuws. Maak onderscheid tussen belangrijk, urgent nieuws en leuk, niet-urgent nieuws. Niet-urgent nieuws hoeft bijvoorbeeld niet door middel van een dwingend medium te worden gecommuniceerd, maar kan ook in een intern magazine worden meegenomen;

9. Gebruik van bepaalde media. Spreek regels af voor het gebruik van media als email en IM. Zo kunnen deze media op een efficiëntere manier worden ingezet. Zo kun je afspreken om alleen een IM-bericht te sturen met informatie waar iemand om gevraagd heeft. Ook één van de grootste productiviteitskillers, het sturen van ‘reply to all’-mails in reactie op bedrijfsbrede e-mails, zou hierbij moeten worden meegenomen;

10. E-mailgebruik onder de loep. Neem het gebruik van e-mail door uw medewerkers onder de loep. Veel medewerkers weten niet hoe ze efficiënt met dit medium om moeten gaan, terwijl het het meest gebruikte medium binnen bedrijven is. Training kan medewerkers bijvoorbeeld leren om de inbox niet als to-do lijst te gebruiken en niet altijd allerlei mensen op mail te cc-en.