Wat kun je als manager doen om het ziekteverzuim onder jouw werknemers en uitzendkrachten terug te dringen? Het voeren van een verzuimgesprek is een begin.
In veel gevallen is de vestigingsmanager de casemanager. Hij voert de verzuimgesprekken met de zieke (flex) medewerker. Een manager heeft maar een doel: de medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag krijgen. Op die manier gaat hij ook een verzuimgesprek in. De vraag wat de medewerker mankeert, wordt vaak direct gevolgd door de vraag wanneer de medewerker denkt weer aan de slag te gaan. Dit komt de sfeer van het gesprek niet ten goede. Daarbij komt dat in veel gevallen managers erg achterdochtig zijn als het om ziekmeldingen gaat. Is de medewerker wel echt ziek? Dit laat de manager tijdens het gesprek merken. Een zieke medewerker die in de stad gesignaleerd wordt, kan tijdens het gesprek rekenen op kruisverhoor. Dat hij naar de apotheek moest voor medicijnen of dat de huisarts juist heeft geadviseerd lekker te gaan wandelen, wordt niet geloofd. Daarbij komt dat mensen geneigd zijn hun eigen normen te hanteren als het om ziekmelden gaat: met ‘een beetje hoofdpijn’ kun je toch wel werken. De manager gaat daarbij op de stoel van de dokter zitten.
Verzuimoorzaak
Een verzuimgesprek is alles wat de manager met de medewerker bespreekt met als doel diens ziekteverzuim te voorkomen of te verminderen. Uitgangspunt is niet de ziekte van de medewerker, maar het verzuimgedrag dat nadelige gevolgen heeft voor de organisatie. Wat lastig is aan het voeren van een verzuimgesprek is dat je aan de ene kant het organisatiebelang moet dienen: hoe krijg ik de medewerker weer productief. Aan de andere kant moet je je ook kunnen verplaatsen in de belangen van de medewerker. Alleen wanneer je daadwerkelijk geïnteresseerd bent in de edewerker heeft het achterhalen van de verzuimoorzaak kans van slagen. Een gespreksstructuur kan je houvast bieden.
Stap 1: De voorbereiding
- Verzamel de verzuimgegevens van de medewerker.
- Zorg voor een goede locatie.
- Kondig het gesprek tijdig aan.
- Bepaal wat het probleem is en formuleer het doel van het gesprek.
Stap 2: De opening
- Benoem het gespreksonderwerp en de reden van het gesprek.
- Geef het doel van het gesprek aan.
- Geef de tijdsduur van het gesprek aan.
Stap 3: Oorzaken van verzuim zoeken
- Nodig de medewerker uit om over de oorzaken van het verzuim te praten.
- Communicatieve vaardigheden van de manager zijn hierbij essentieel!
Stap 4: Oplossingen zoeken
- Geef de medewerker de gelegenheid en tijd met oplossingen te komen.
- Gebruik ook de expertise van anderen (personeelszaken, arbodienst).
Stap 5: Afsluiten
- Maak SMART-afspraken met elkaar.
- Maak een vervolgafspraak om te evalueren.
Stap 6: Na afloop
- Maak een verslag van de afspraken.
- Uitvoeren van de gemaakte afspraken.
- Contact onderhouden met de medewerker.
Door het voeren van goede verzuimgesprekken is met gericht beleid het witte en grijze verzuim goed te beïnvloeden.
