Als een uitzendkracht niet correct of op tijd wordt betaald, is hij zo weg. De verloning moet foutloos zijn. En ook uitzenders stellen steeds hogere eisen aan hun backoffice; Een soepel en betrouwbaar draaiende verloningsmachine is een basisvoorwaarde om in te kunnen spelen op de voorkeuren en behoeften van flexkrachten en uitzenders.
Smeerolie van de economie
Flex is de smeerolie van de economie, dat heeft de coronacrisis weer bewezen. Toch probeert de politiek uitzenden steeds meer aan banden te leggen. Uitzendorganisaties krijgen niet alleen te maken met meer regelgeving, ook de complexiteit daarvan neemt enorm toe de laatste jaren, zegt André Gelauf, product owner bij Pivoton. “Dat begon al met de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS), daar kwam de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) nog eens flink overheen. En denk aan de diverse pensioenregelingen en alle CAO-wijzigingen – het is voor ons al lastig, laat staan voor backoffice-medewerkers van een uitzendbureau. Voor hen is het bijna niet meer te volgen.”
Hogere technische eisen aan backoffice-systeem
De toenemende complexiteit van de regelgeving stelt bovendien steeds hogere technische eisen aan het backoffice-systeem; de achterkant moet altijd up-to-date zijn en goed functioneren,zo vult Bart Hemmer, CTO bij Pivoton, zijn collega aan. “Backoffice is echt een specialisme geworden. Uitzenders stellen hogere eisen aan hun backoffice, de tolerantie voor fouten is heel klein. Een fout in de verloning kan namelijk grote consequenties hebben voor het uitzendbureau. Dat kan tot veel extra werk en reputatieschade leiden. Verloning moet dus foutloos zijn.”
Uitbesteden
Een logische trend is dan ook dat uitzendbureaus hun backoffice-activiteiten meer en meer gaan uitbesteden. Ook André Gelauf, die al wat jaren meeloopt in de flexbranche, ziet die beweging in de markt. “Klanten vragen steeds vaker ‘regel dat a.u.b. voortaan voor ons’. Waar flexbedrijven tien tot vijftien jaar geleden zelf aan de knoppen wilden zitten, willen zij dat nu niet meer. Ze kunnen de ontwikkelingen zelf nauwelijks nog bijhouden. Bovendien kost elke minuut die zij kwijt zijn aan administratie geld. Zij hebben op deze krappe arbeidsmarkt al hun tijd en mankracht nodig om kandidaten te vinden en hun flexkrachten vast te houden. Ik weet dat er op dit moment zelfs flexbedrijven zijn die backofficemedewerkers inzetten om te helpen zoeken naar kandidaten voor opdrachtgevers.”
Focus op flexkracht
Pivoton ziet nog een trend in de huidige kandidatenmarkt. Ging voorheen de meeste aandacht uit naar de opdrachtgever, nu ligt de focus sterk op de flexkracht. “Als je tegenwoordig een flexkracht niet op tijd of niet correct betaalt, kom je daar misschien nog één keer mee weg als je het goed uitlegt, maar doe je dat een tweede keer, dan is die uitzendkracht weg. Het is van groot belang dat die verloning vlekkeloos verloopt”, stelt Hemmer. Bovendien moet de informatie hierover aansluiten bij de behoefte en wensen van die flexkracht.
Geavanceerde verloningsmachines
De tijd dat de uitzendkracht op vrijdagmiddag zijn werkbriefje bij de intercedent op de vestiging inleverde, is al lang voorbij. Die processen zijn al heel lang geautomatiseerd. Geavanceerde verloningsmachines maken data-uitwisseling mogelijk en bieden meer mogelijkheden om te diversifiëren. Afhankelijk van de voorkeuren van de flexkracht kan de manier en het moment van uitbetalen worden aangepast. Een millennial ziet bijvoorbeeld graag dat dit via een App direct is bijgeschreven, waar een oudere flexkracht het misschien prima vindt als hij zijn loon vierwekelijks op zijn rekening krijgt.
Data direct beschikbaar
Uitzenders willen tegenwoordig niet alleen de garantie dat alle betalingen helemaal conform de actuele wet- en regelgeving gebeurt, zij vinden het ook fijn als alles voor hen geregeld kan worden, zodat zij zich op hun core business, het vinden en binden van flexkrachten, kunnen richten. Als het flexbedrijf bijvoorbeeld op dinsdag alle uren en declaraties in het systeem zet, is enkele uren later alles verwerkt; facturen zijn naar de opdrachtgevers, de betalingen voor de uitzendkrachten kunnen naar de bank en rapportages staan klaar. En de wensen en behoeften gaan tegenwoordig verder dan dat. Veel uitzenders willen snel over hun data beschikken, vandaar dat Pivoton steeds vaker voor opdrachtgevers elke avond de verloning verwerkt.
Realtime sturen op actuele managementinformatie
Menig manager van een uitzendbureau wil op het moment dat hij dat wil kunnen beschikken over de meest actuele data, zodat hij analyses en andere informatie meteen voorhanden heeft. Werd er vroeger nog gestuurd op weekrapporten, tegenwoordig willen zij realtime kunnen sturen op actuele managementinformatie. Daarvoor moet de meeste actuele data (verloning) natuurlijk klaar staan in het systeem. Daar speelt Pivoton ook op in. Hemmer: “Wij investeren veel in onze software om aan de marktontwikkelingen en uiteenlopende verzoeken van uitzenders te kunnen voldoen. Daarin hebben we al mooie stappen gezet. Zo kunnen wij voor een opdrachtgever nu ook realtime alle detailinformatie van de verwerking klaar zetten ten behoeve van managementinformatie. Veel fijnmaziger dan gebruikelijk.”
Verloning as a service
De ontwikkeling van de software voor de backoffice staat dan ook nooit stil. Afhankelijk van de veranderende behoefte en eisen van uitzenders past een back-officepartij als Pivoton het systeem continu aan en breidt de mogelijkheden uit. Uitgangspunt is een opzet met een generiek systeem waarbij alle opties die nu en in de toekomst beschikbaar komen toegevoegd kunnen worden.
Iedere dwarsdoorsnede van flexkrachten moet op ieder gewenst moment verloond kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan flexkrachten die eerder uitbetaald willen worden omdat ze voor een grote uitgave staan. Daarbij biedt Pivoton zo breed mogelijke dienstverlening. Gelauf: “Het is niet alleen een vorm van Business process outsourcing (BPO), wij ontzorgen de uitzender volledig, monitoren en managen het hele verlonings- en facturatieproces.”
Bij Pivoton, dat de hoogste graad van compliancy claimt, zijn ze altijd op de hoogte van de meest actuele cao-wijzigingen en regels van de Belastingdienst. Hemmer: “Wij investeren veel in compliancy, dat is een van onze USP’s. Het is een voorwaarde om de klant echt te kunnen ontzorgen.” De backoffice-dienstverlener zorgt voor het actueel houden van de instellingen voor wat betreft wet- en regelgeving (zoals rekenregels, loontabellen, premie percentages, etc.) Het flexbedrijf kan vervolgens zijn eigen aanvullende informatie invoeren. Dat scheelt een hoop werk, stelt Gelauf. “Wij hadden laatst een nieuwe klant die met zijn vijven klaar zaten om het jaarwerk te doen. Wij konden ze vertellen dat we data voor hen hadden afgerond.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Pivoton.
