Elk presentatie heeft een bepaald stuctuur. Als leidraad
kun je de ‘boomstructuur’ nemen om je boodschap over
te brengen. Nadenken over je doelgroep en de inhoud van
je presentatie is hierbij onontbeerlijk.
De structuur
Bij het maken van een presentatie beginnen sommige mensen bij de eerste sheet om dan door te werken tot de laatste. Maar wie een presentatie wil samenstellen, kan het beste beginnen eerst na te denken over de gewenste structuur. Probeer eens vooraf te brainstormen over de mogelijke onderwerpen. Kies de belangrijkste twee of drie onderwerpen, en benoem per onderwerp enkele subonderdelen. Zoals feitelijke gegevens, voorbeelden, verhaaltjes en alle andere ondersteunende data. Bestudeer vervolgens kritisch de ‘boomstructuur’ die nu ontstaan is. Formuleer in de kruin van de boom wat de boodschap is, en controleer of de verschillende ’takken’ dit met informatie onderbouwen. Zodra dit klopt, kunt u beginnen met het verzamelen van inhoudelijk materiaal, zoals teksten, anekdotes, citaten, afbeeldingen, filmpjes en wat verder wenselijk is.
Elke lezing kent drie delen: een begin, een middenstuk (eventueel met een rustpunt) en een afsluiting. Hoewel alle drie even belangrijk zijn, zullen onervaren sprekers zich vooral concentreren op het middenstuk. Men onderschat het effect van een sterke opening, waarin men als spreker de aandacht zal moeten weten te winnen. Het middenstuk is voornamelijk bedoeld voor de informatieoverdracht en het einde dient om de boodschap te laten beklijven. Concreet betekent dat er een sluitende finale wordt gemaakt met een samenvatting van de hoofdpunten. Pas nadat een dergelijk organisatiepatroon voor de presentatie gereed is, zou men pas aan de sheets moeten beginnen.
Doelgroepen
Een presentatie voor flexwerkers vraagt om een andere inhoud en presenteerwijze dan een presentatie voor potentiële opdrachtgevers. Volgens de communicatietheorie moet een boodschap zoveel mogelijk afgestemd worden op de ontvanger. Dat heeft te maken met het te bereiken doel van de presentatie. Eigenlijk moet het doel in één enkele zin te beschrijven zijn. Bijvoorbeeld door antwoord te geven op de volgende vraag: ‘Wat moet het publiek na deze presentatie gaan doen of denken?’. Wie hier een helder antwoord op heeft, kan doelgerichte informatie-overdracht nastreven. De gestelde vraag heeft nog een tweede effect: men gaat nu vanuit de ontvanger denken. In plaats van de vraag: ‘Wat wil ik mijn publiek laten zien en vertellen?’, stel men zich de vraag: ‘Wat wil mijn publiek zien en verteld worden?’. Vrijwel elk publiek zal tijdens een presentatie meerdere van deze wensen koesteren:
Een presentatie voor flexwerkers vraagt om een andere inhoud en presenteerwijze dan een presentatie voor potentiële opdrachtgevers. Volgens de communicatietheorie moet een boodschap zoveel mogelijk afgestemd worden op de ontvanger. Dat heeft te maken met het te bereiken doel van de presentatie. Eigenlijk moet het doel in één enkele zin te beschrijven zijn. Bijvoorbeeld door antwoord te geven op de volgende vraag: ‘Wat moet het publiek na deze presentatie gaan doen of denken?’. Wie hier een helder antwoord op heeft, kan doelgerichte informatie-overdracht nastreven. De gestelde vraag heeft nog een tweede effect: men gaat nu vanuit de ontvanger denken. In plaats van de vraag: ‘Wat wil ik mijn publiek laten zien en vertellen?’, stel men zich de vraag: ‘Wat wil mijn publiek zien en verteld worden?’. Vrijwel elk publiek zal tijdens een presentatie meerdere van deze wensen koesteren:
- Een goed gestructureerde presentatie.
- Sheets die helder aangeven wat er steeds speelt.
- Prettig leesbare sheets en grafieken.
- Een spreker die (oog)contact heeft met het publiek.
- Men wil op het juiste niveau aangesproken worden: niet te laag, maar ook niet te hoog.
- Men wil weten hoeveel tijd men kwijt is: zowel de aanvangstijd, als de eindtijd.
- Pauzes op het juiste moment, met daarbij: voldoende cafeïne, een toiletmogelijkheid en een kans om mobiel te bellen, te netwerken of na te praten.
- Men wil zelf een mening kunnen bepalen, en geen conclusies opgedrongen krijgen.
- Men wil over onduidelijke zaken vragen kunnen stellen.
Auteur: Sander Schroevers
