‘Geen kopietjes paspoort meer’

0

De flexbranche kan opgelucht ademhalen: niets staat digitale identificatie meer in de weg. Een recente wetswijzing maakt een einde aan de verplichting om kopietjes van fysieke identiteitsbewijzen op te vragen en te bewaren. “Geen kopietjes paspoort meer voor ons” zegt Patrick de Haan van uitzendorganisatie Balans, die heeft gekozen voor ID Proof van Evidos. “We houden nu veel meer tijd over voor waar we echt goed in zijn.”

Sinds vorig jaar is online identificatie officieel rechtsgeldig, dankzij een wijziging in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Daarmee is er juridisch geen enkele barrière meer voor elektronische identificatie. Een baanbrekende ontwikkeling voor alle vakgebieden waar ‘kopietjes paspoort’ opvragen en bewaren een traditioneel hoofdpijndossier is.

Boost voor digitalisering

De mogelijkheid van online identificeren is een grote uitkomst voor de flexbranche, met alle administratieve rompslomp die gepaard gaat bij arbeidsmiddeling. In deze branche, waarin uitzendorganisaties altijd zoekende zijn naar manieren om hun processen, efficiënter te maken, is digitaal ondertekenen al lang een begrip. Maar hoe handig zou het zijn als kandidaten zich gewoon op afstand konden identificeren, via hun smartphone? Waarbij je als werkgever alleen de gegevens gebruikt en bewaart die je echt nodig hebt?

Die mogelijkheid hebben organisaties nu, dankzij innovatieve oplossingen zoals ID Proof (zie kader). “Deze tool voor onlineidentificeren heeft onze digitaliseringsslag echt een boost gegeven”, vertelt Patrick de Haan van Balans, gespecialiseerd in de arbeidsbemiddeling in de sectoren laboratorium en procestechniek. Deze uitzendorganisatie beschikt over een database van ruim 95.000 mensen, met alle administratieve handelingen die daarbij horen.

Door corona nog urgenter

Balans werkt nu een half jaar met deze nieuwe oplossing van Evidos (Evidence in Online Services). ‘Voorheen, en zeker pre-corona, kwamen de kandidaten eerst voor de kennismaking en daarna voor hun contract fysiek bij ons op kantoor. Dan controleerden wij meteen hun identiteitsbewijs en maakten we kopietjes. Dat wilden we heel graag anders. Door corona is die noodzaak nog urgenter geworden, maar de pandemie is voor ons niet per se een versneller geweest voor het proces van online identificeren. Dat traject hadden we daarvoor al ingezet.”

Minder papieren dossiers

Een van de grote uitdagingen in het dagelijks werk van de Balans-medewerkers was het feit dat deze landelijk actieve organisatie slechts vier vestigingen heeft, in Arnhem, Eindhoven, Leiden en Rotterdam. “Voor een kandidaat in Groningen is Arnhem de dichtstbijzijnde vestiging. Het kwam dan ook vaak voor dat (kandidaat-)uitzendkrachten niet helemaal naar Arnhem wilden of konden komen om alles administratief af te handelen. Mede daarom zijn we meer digitaal gaan werken, nog los van het feit dat we graag minder papieren dossiers willen. Wij maakten al gebruik van de oplossing van Evidos voor digitaal ondertekenen. Onze tevredenheid over die samenwerking heeft geleid tot onze keuze voor ID Proof.”

Voordelen meteen zichtbaar in de praktijk

Een half jaar later voldoet de oplossing helemaal aan de verwachtingen van de uitzendorganisatie. “Identiteitscontrole is een belangrijk onderdeel van ons doel om alles te digitaliseren”, licht De Haan toe. “De efficiencyvoordelen van online identificeren zien we meteen terug in de praktijk. Voor onze arbeidskrachten hebben we een format in onze portal, waar kandidaten bijvoorbeeld een loonheffingsformulier moeten ondertekenen en hun cv moeten uploaden. Daar zit nu ook de paspoortcheck in.”

Paspoort-selfie check

Evidos is een one-stop-shop voor oplossingen rondom digitale bewijskracht, waaronder digitaal ondertekenen en online identificeren. ID Proof biedt organisaties de mogelijkheid om nieuwe klanten of relaties te verifiëren via een paspoort-selfie check, door met de smartphone-camera een foto te maken van het wettelijke identiteitsdocument en het eigen gezicht. De identiteitsverificatie is ook mogelijk op basis van lokaal beschikbare elektronisch identiteiten zoals iDIN of itsme®.  Bij elke transactie maakt ID Proof een dossier op met onafhankelijk bewijs, waarmee organisaties kunnen voldoen aan de eisen van de toezichthouder. Het is mogelijk deze oplossing volledig te integreren in bestaande systemen.

Foutgevoeligheid neemt af

De medewerkers van Balans ervaren volgens De Haan elke dag hoe ID Proof extra handelingen voorkomt én foutgevoeligheid wegneemt. “Als verplicht onderdeel van het proces kan het eigenlijk niet meer fout gaan. Zonder de ID-verificatiestappen te doorlopen, kun je het contract niet tekenen. Op die manier hoeven uitzendkrachten niet meer, soms dus van heinde en ver, bij ons langs te komen voor kopietje paspoort. Terwijl we wél een goede extra check doen op de geldigheid van een paspoort of ID-kaart. Natuurlijk kunnen we dat ook zelf, maar dankzij digitale verificatie heb je toch een extra controle. Dat betekent gemak voor onszelf én voor de kandidaat.”

De Haan vertelt dat Balans op dit moment ‘alles heeft gedigitaliseerd’, met alle voordelen van dien. “Het neemt veel tijd weg bij de administratieve handelingen die verplicht zijn, maar weinig mensen echt leuk vinden om te doen. Hierdoor houden we meer tijd over voor het werk waar we goed in zijn, en dat is de matching van onze klanten en kandidaten.”

Dit artikel is gesponsord door Evidos.

Over Auteur

Avatar

Reageer