Als uitzendorganisatie weet je dat de uitzendbranche synoniem staat voor actie, reuring en snel schakelen. Aanvragen van klanten volgen elkaar in een hoog tempo op. Ad hoc handelen is voor de intercedent gesneden koek. Met forecasting kun je je ondersteunende rol als uitzender versterken.
De dynamiek in de uitzendbranche is een direct gevolg van de tijd waarin je klanten tegenwoordig leven. “Hoeveel personeel heb je volgende maand nodig”? is een vraag die bedrijven met een stuk minder zekerheid kunnen beantwoorden dan vroeger. Want toen volgde de vraag naar personeel een redelijk vast patroon met de welbekende seizoenspieken als opschaalmomenten.
De ondersteunende rol van de uitzender
Die seizoenspieken zijn er nog steeds, maar er zijn nu meer variabelen in het spel. De 24-uurs economie heeft oude werkwijzen en zekerheden overboord gegooid. Alles is in beweging. Levertijden moeten sneller en de vraag naar producten en diensten fluctueert constant. Snel op- en afschalen van arbeidskrachten is voor organisaties aan de orde van de dag.
Forecasting is daardoor ingewikkelder geworden, maar tegelijkertijd ook hét middel om bedrijven door deze woelige wateren te navigeren. Die ondersteunende rol kun je als uitzender nu meer dan ooit bieden. De klant zal je dankbaar zijn als je op een proactieve manier ondersteunt met workforce management. En forecasting speelt daarin een sleutelrol.
Forecasting: vooruitdenken met data
Een klant kan terughoudend zijn. Een veelgehoord tegenargument is: forecasting is bij ons niet mogelijk. Toch is er met goede data juist heel veel mogelijk. Data uit het heden en verleden helpen om vooruit te denken. Na verloop van tijd ontdek je als uitzender patronen die de inlener nog niet scherp in beeld heeft. Op dat moment is het natuurlijk ijzersterk als je de klant helpt anticiperen op een verwachte personeelspiek.
Wisselwerking in plaats van onderscheid tussen vast en flex
Forecasting is het ultieme voorbeeld van proactief in plaats van reactief beleid. Het liefst doe je dit dus samen met de inlener. Vooral ook omdat forecasting een veel minder scherp onderscheid zou moeten maken tussen vaste en flexibele medewerkers. Je wilt liever een sterke wisselwerking dan een sterk onderscheid tussen deze twee groepen.
Maar wat is dan precies die wisselwerking? Nou, het volgende zal jouw klant absoluut herkennen. In drukke tijden bouwen vaste medewerkers vaak overuren op. En dat saldo kan gedurende het jaar behoorlijk oplopen. Aan het einde van het jaar hebben deze vaste medewerkers veel overuren die:
- moeten worden uitbetaald;
- óf via tijd-voor-tijd worden opgenomen;
- óf meegenomen worden naar het nieuwe jaar.
Op zich geen man overboord, maar toch brengen deze drie scenario’s best wat organisatorische of financiële ongemakken met zich mee. Het liefst zou je deze overuren willen afvlakken door vaste medewerkers eerder verlof te laten opnemen. En daar komen jouw flexkrachten als direct alternatief in beeld. Waarom zou je flexkrachten alleen inzetten als aanvulling en niet als tijdelijke vervanging?
Forecasting van vast én flex
Trek dus samen op met je klant en bundel deze data:
- Beschikbaarheid vast personeel
- Urensaldo’s vast personeel
- Beschikbaarheid flexibel personeel
- Urensaldo’s/contracturen flexibel personeel
- Capaciteiten en competenties flexibel personeel
Dat zijn de ingrediënten voor betere forecasting van de complete workforce (vast en flex) van de klant. Die zal je dankbaar zijn, omdat je laat zien dat je actief bijdraagt aan een ideale workforce-samenstelling met een sterke wisselwerking tussen vast en flex personeel.
Vier tips om je positie te verstevigen
Als je hierboven die punten 1 tot en met 5 ziet, zul je je misschien afvragen hoe je dat soort data bij elkaar brengt en toepast. Daarbij kun je inderdaad best wat technologische ondersteuning gebruiken. Bijvoorbeeld in de vorm van slimme software.
Geen zorgen. Want ‘ga voor gezamenlijk forecasten’ is namelijk één van de vier tips uit de whitepaper: Zo word je als uitzender een partner van je klant.
Daarin wordt ook uitgebreider ingegaan op de functionaliteiten die ondersteunende workforcemanagement-software moet bieden. Dat helpt je dan weer in de zoektocht naar geschikte software.
Dit artikel is gesponsord door Nedap.
