In de strijd om het schaarse personeel zoeken steeds meer uitzenders hun heil in sourcingtools: het zoeken en benaderen van potentiële kandidaten met behulp van software. “De tijd die we daarmee besparen, kunnen we steken in betere dienstverlening.”
Tekst: Fons van Lier
Nog niet eens zo heel lang geleden was het overzichtelijk: werkzoekenden liepen binnen bij een uitzendbureau en vertelden wat voor baan ze zochten. De intercedent zocht daar dan in de database een passende baan bij. Later meldden kandidaten zich online, maar bleef het proces in wezen hetzelfde: de uitzender kwam pas in actie zodra de werkzoekende zich meldde. Maar in een arbeidsmarkt waarin wordt gevochten om personeel werkt dat niet meer: werkzoekenden zetten hun cv steeds vaker online en wachten vervolgens op aanbiedingen van werkgevers, zo bleek uit recent onderzoek van de Intelligence Group.
Sourcing
Om die reden maken steeds meer bedrijven gebruik van sourcingtools: het vinden en benaderen van mogelijke kandidaten met behulp van speciale software. “Sourcing is heel belangrijk geworden”, bevestigt Dennis Denekamp, chief recruitment, marketing & digital officer van House of Covebo. “De beschikbare populatie op de arbeidsmarkt neemt af, er is een strijd gaande om talent en arbeidskracht.” Daarom maakt House of Covebo al zo’n vijf jaar gebruik van diverse sourcingtools, waaronder Robin. “Je geeft aan wat je zoekt en de tool gaat op twaalf jobboards op zoek naar mensen die bij je zoekprofiel passen. En denkt met je mee: als je iemand afwijst, past de tool de zoekopdracht aan. Op die manier wordt het zoeken naar potentiële uitzendkrachten een stuk makkelijker.”
Tijd over voor matches
De reden om met Robin in zee te gaan was destijds, weinig verrassend, de schaarste aan personeel. Maar niet alleen werkzoekenden, ook recruiters zijn steeds lastiger te vinden. “Die waren ontzettend veel tijd kwijt met saai, repeterend werk, met eindeloos scrollen door jobboards en LinkedIn. Die wil je zo efficiënt mogelijk inzetten. Onze recruiters hebben nu tijd over om matches te maken en met de opdrachtgever een goed gesprek aan te gaan om te kunnen doorvragen waar het exact om gaat, wat ze precies willen. Vroeger werden uit tijdgebrek vaak oude functieprofielen uit de kast gehaald. Dat hoeft nu dus niet meer. De tijd die we nu besparen, kunnen we steken in betere dienstverlening.”
Eigen sourcingtool
Ook IQ Select, een werving- en selectiebedrijf in het transport, maakt al jaren gretig gebruik van sourcing. Sterker nog, het is mede-ontwikkelaar en -eigenaar van een sourcingtool: NIXZ Kandido. Directeur en eigenaar Jan Kievit omschrijft de werkwijze van IQ Select als een combinatie van “tooling, AI-robotisering en heel klein stukje mens”. “We hebben de software een aantal jaar geleden zelf mee-ontwikkeld, want er was op dat gebied nog niet zoveel. We waren elke dag mensen aan het zoeken, op dezelfde jobboards, met dezelfde profielen. Maar dat was helemaal niet efficiënt. Als we ’s ochtends al dat werk hadden gedaan, en ’s middags zette iemand zijn of haar cv online, dan vond je dat niet.”
‘Geen vervanging, maar toevoeging’
En dus struint een bot nu voor IQ Select continu een hele trits jobboards af. “Een bot wordt niet ziek, heeft geen slecht humeur en vindt het niet erg om keer op keer hetzelfde te doen. Die kan dat werk dus veel adequater doen dan mensen dat ooit kunnen. Elk uur elk jobboard doorlopen, dat is als mens niet te doen.”
Net zoals bij House of Covebo is het niet de bedoeling om minder mensen nodig te hebben, maar om meer kwaliteit te kunnen bieden aan de mensen die worden gevonden, benadrukt Kievit. “Je hebt dan alle mogelijkheden om leuke gesprekken te voeren en waarde te bieden. Sourcing is geen vervanging, maar een toevoeging. Het geeft een kwaliteitsimpuls.”
Chatbots
Maar IQ Select gaat ondertussen wel wat verder dan geautomatiseerd zoeken op meerdere jobboards. Ook het contact wordt voor een belangrijk deel geautomatiseerd, via weer een andere tool. Potentiële kandidaten die contact zoeken, worden te woord gestaan door chatbots met kunstmatige intelligentie. “Die leggen het eerste contact en kunnen ook al een schifting maken.” Als dit kil en kunstmatig overkomt: dat is het absoluut niet, benadrukt Kievit. “We hebben het zo ingericht dat het contact menselijk aanvoelt. Het systeem ‘weet’ hoe iemand is binnengekomen, op welke vacature hij of zij heeft gereageerd, enzovoort. Het komt met inhoudelijke vragen, ook naar aanleiding van de antwoorden van de potentiële kandidaat. En als alles duidelijk is, kan het ook zelfstandig een afspraak maken om de persoon in kwestie langs te laten komen op kantoor. De successcores van die gesprekken zijn heel hoog, hoger zelfs dan wanneer je mensen laat nabellen.”
Eerder persoonlijk contact
Dit leidt ertoe dat het eerder tot persoonlijk contact komt, aldus Kievit. “Want je krijgt eerder een goede schifting, je maakt eerder een afspraak.” Het draait allemaal om snelheid. “Ook als iemand ’s avonds of midden in de nacht chat, krijgt hij of zij gelijk een reactie. De communicatie vindt zo dus plaats op het moment dat iemand contact zoekt, in plaats van wanneer het ons uitkomt. Vergelijk het met dat jij ’s avonds online een auto zoekt en moet wachten tot de volgende dag. Dan ben je er misschien niet meer mee bezig, of heb je een interessantere aanbieding gevonden. Zo werkt dat met werkzoekenden ook.
Omslag
Wel maakt het uit wat de doelgroep is, meent Dennis Denekamp van House of Covebo: “We merken dat er nu een omslag is in de economie, want we krijgen weer meer open sollicitaties. Maar dat geldt vooral voor minder geschoolde mensen. Hoger geschoolden en vaklieden laten zich nog steeds benaderen: daar is de verhouding tussen actief en latent werkzoekenden één tot vijf.”
Een groot voordeel van een sourcingtool als Robin is niet alleen dat je heel makkelijk berichten kunt sturen naar mogelijke kandidaten, maar ook dat je een goed overzicht hebt van de conversies die je bereikt, legt oprichter en directeur Aron Schilder uit. “En we helpen je vervolgens om die te verbeteren. In deze arbeidsmarkt is het aantal cv’s beperkt, dus je moet meer halen uit cv’s die er wel zijn. Dat is de kunst.”
AI
Kunstmatige intelligentie was een van de modewoorden van afgelopen jaar, maar voor zowel Robin als concurrent NIXZ is het al jaren een vast onderdeel van hun bedrijfsmodel. Schilder: “Tot het intakegesprek zijn er eigenlijk geen handelingen meer nodig van de recruiter. Vacatures in het ATS (applicant tracking system, red.) worden automatisch omgezet naar zoekopdrachten met de juiste filters, met toevoeging van de juiste synoniemen, keywords, opleidingsvereisten, enzovoort.”
Juiste moment kiezen
Vervolgens is het de kunst om met deze kandidaten in contact te komen. Ook dat moet binnenkort automatisch kunnen, vervolgt Schilder. “Met het juiste middel, op het juiste moment. Zo is WhatsApp vaak het meest effectief, maar niet altijd. Een heftruckchauffeur is waarschijnlijk het best via WhatsApp te bereiken. Zo iemand kan niet altijd bellen, maar heeft vaak wel een moment tussendoor waarop hij even op zijn telefoon kan kijken. Maar werknemers in de logistiek hebben vaak een strak tijdschema: ze werken in ploegen en hebben meestal geen tijd om te kijken of ze een bericht hebben ontvangen. Ze gaan vaak om 5 uur naar huis, of werken juist ’s avonds. Zo iemand kun je het best na 5 uur ’s middags benaderen, terwijl je een horecamedewerker juist rond lunchtijd het best een bericht kunt sturen: hij of zij is dan wakker, maar nog niet aan het werk.”
‘Transparantie in de sector’
Aron Schilder, oprichter van Robin, wilde als scholier een soort Booking.com bouwen. “Ik dacht toen: zij hebben iets gebouwd waardoor iedereen een gelijke kans heeft om een goede deal te krijgen. Transparantie brengen in een sector, dat trok mij vanaf het begin aan. Een concurrent van Booking bouwen was wat te hoog gegrepen, maar later, toen ik als recruiter werkte, zag ik: werving en selectie is ook niet transparant. Zowel voor recruiters als voor kandidaten was het lastig om overzicht te krijgen. Daar is toen een zaadje gepland waar later Robin uit is gegroeid.”
Schilder zag dat veel bedrijven worstelen met het vinden van mensen. “Ze hebben het te druk en hebben te weinig kunde. En aan de kant van de kandidaten zie je dat een deel van hen goed weet wat ze waard zijn op de arbeidsmarkt, maar een deel ook niet. Met name praktisch opgeleiden zijn niet zo goed in zichzelf presenteren. Ze zitten ook minder vaak op LinkedIn. Met onze tool kunnen ook zij worden gevonden.”
Zolderkamerproject
Concurrent NIXZ begon zo’n vijf jaar geleden als zolderkamerproject van IT-bedrijf Eonics, vertelt operationeel directeur Els Wagenaar. Net zoals IQ Select, waarmee het samenwerkt, liep het tegen het probleem aan dat recruiters op LinkedIn altijd dezelfde handelingen aan het herhalen waren. “We dachten toen: dat kan slimmer.” Aan de gebouwde tool werden vervolgens andere jobboards toegevoegd, en het automatisch sturen van berichten naar mogelijke kandidaten.
Net zoals Robin heeft NIXZ het proces zo ingericht dat verschillende doelgroepen ook verschillend worden benaderd. “Sommigen vinden het bijvoorbeeld prima om ongevraagd te worden benaderd via chat, anderen weer niet. Jongeren willen doorgaans via de chat worden benaderd en niet worden gebeld. Bij oudere werkzoekenden is dat omgekeerd. Daarop hebben we ons systeem dus ingericht.”
Automatisering
Tegenwoordig is NIXZ een zelfstandig bedrijf dat veel bedrijven binnen Nederland helpt bij het vinden van personeel. Wagenaar: “Sourcing heeft een hoge vlucht genomen tijdens de coronalockdowns. Eerst dachten we: alles ligt stil, we kunnen de tent wel sluiten. Maar het omgekeerde gebeurde: iedereen begon juist als een razende te automatiseren.” En toen corona eindelijk voorbij was, nam de schaarste aan personeel weer nijpende vormen aan.
Losweken
En dus werd het nóg belangrijker om het net op de arbeidsmarkt breder uit te werpen. Maar hoe weet je nu of iemand werkzoekend is? Bij een jobboard is dat wel duidelijk, maar op LinkedIn niet. “Je kunt op LinkedIn natuurlijk wel aangeven of je beschikbaar bent. Maar dat zijn niet genoeg mensen. Dus wil je kijken of je iemand misschien kunt losweken. Bijvoorbeeld door te kijken of hij of zij ergens al een tijdje werkt. Dan kun je die persoon eens vragen: kijk je al om je heen? Daar kun je ook op filteren.”
Doelgroepkennis
De zoektocht naar betere sourcingmogelijkheden die in coronatijd is ingezet, is nog steeds gaande, zegt Wagenaar. “Het is lastig om te sourcen en iedereen is op zoek naar meer kandidaten. Bedrijven zien dan dat de buurman een gaaf tooltje heeft en willen dat dan ook. Het is echt een wapenwedloop en iedereen is op zoek naar de heilige graal. En als ze het gevoel hebben dat een ander die heilige graal gevonden heeft, gaan ze daar ook achteraan.”
Maar die is er niet, meent ze. “De oplossing zit in het toepassen van de juiste tool, met de juiste bedrijfsprocessen én in de juiste strategie voor jouw doelgroep. Daar komt nog bij dat geen enkele tool effectief kan worden ingezet zonder goede reputatie en kennis van de doelgroep. Al die zaken moet je dus eerst hebben staan, pas dan komt een goede sourcing tool echt tot zijn recht.”
‘AI staat pas aan het begin’
Covebo werkt veel met internationale medewerkers. Ook voor die groep werkt sourcing, zegt Dennis Denekamp. “Ook in Oost-Europa heeft praktisch iedereen ondertussen een smartphone, en ook daar worden mensen schaars. Dus wil je in de concurrentie met andere West-Europese landen meekunnen, dan zul je die techniek ook daar moeten inzetten.”
Daarnaast heeft Covebo een app ontwikkeld om de reis naar Nederland en verblijf volledig te faciliteren. “De laatste paar jaar is technologie binnen de flex in een stroomversnelling gekomen. Lange tijd was het toch louter een mens-tot-mensproces. Maar bedrijven ontdekken nu dat technologie heel ondersteunend kan zijn. Tijd die je dan overhoudt, kun je besteden aan menselijk contact – nu des te belangrijker omdat niet alleen het vinden van personeel belangrijk is, maar ook het behouden ervan.”
Overigens meent Denekamp dat goede sourcing slechts het halve werk is. “Je kunt nog zo goed werven, als werknemers net zo snel weer weggaan, schiet je nog weinig op. Daarom is goed werkgeverschap net zo belangrijk als de juiste mensen weten te vinden. We zeggen dus tegen onze klanten: ga op zoek naar jouw verhaal, wat maakt jou aantrekkelijk?”
Denekamp voorziet desalniettemin nog veel meer kunstmatige intelligentie binnen de flex. “Tien jaar geleden zijn we als branche erg bezig gegaan met marketing, vervolgens deed de digitalisering haar intrede, en nu is het de beurt aan kunstmatige intelligentie. We staan pas aan het begin.”
