Als uitzendbureau ligt, heel begrijpelijk, je focus op klanten en kandidaten. Die zorgen immers voor je inkomsten. Maar om je frontoffice goed te laten functioneren, is een goede backoffice onmisbaar. En dan kom je voor de keuze: wel of niet je backoffice uitbesteden? Ontdek in dit artikel de voors en tegens en maak zelf een goede afweging.
Cijfers over hoeveel uitzendbureaus hun backoffice intern hebben of juist uitbesteden, zijn er helaas niet. Redenen om voor een interne backoffice te kiezen, zijn gelukkig wel bekend. Grofweg zijn er 2 groepen uitzendbureaus die er vaak voor kiezen hun backoffice intern te houden:
- Kleine uitzendbureaus die het nog prima allemaal zelf aankunnen
- Grote uitzendbureaus die het altijd zelf gedaan hebben en hechten aan korte lijnen en zelfstandigheid
Toch zien we ook binnen deze twee groepen uitzendbureaus, dat ze soms worstelen met hun backoffice.
De worstelingen van kleine uitzendbureaus op backofficegebied
Kleine uitzendbureaus worstelen vooral met de verdeling van hun aandacht en tijd. Vaak gaat de focus op het commerciële aspect ten koste van de aandacht en tijd voor backofficegerelateerde zaken. Er is geen tijd om alles uit te zoeken, juridisch goed in te richten en alle kennis van wet- en regelgeving up to date te houden. Specialistische kennis ontbreekt en dat geeft regelmatig stress. Ook is het met de stijgende rentes momenteel lastig om werkkapitaal te verkrijgen. En hebben ze te kampen met hoge vaste kosten (voor bijvoorbeeld softwaresystemen en certificeringen) ten opzichte van het aantal te verwerken uren.
De worstelingen van grotere uitzendbureaus op backofficegebied
De worsteling van de grotere uitzendbureaus is anders. Door hun grootte hebben zij zelf een backoffice-afdeling op kunnen tuigen. Missen ze specialistische kennis, dan huren ze dat gewoon extern in. Maar door de grote krapte op de arbeidsmarkt, hebben ze momenteel moeite met het vinden van backofficespecialisten. Daarom staan die afdelingen bij veel uitzendbureaus onder druk.
Redenen om ervoor te kiezen de backoffice uit te besteden
De redenen om de backoffice uit te besteden, zijn erg gevarieerd. Ze verschillen bovendien per fase waarin een uitzendbureau zich bevindt.
1. Startende uitzendondernemers
Startende uitzendondernemers voeren als hoofdreden aan dat ze zich volledig willen focussen op het commerciële gedeelte: het werven van kandidaten en opdrachtgevers en ze naar ieders tevredenheid aan elkaar matchen. Ook is het voor hen fijn dat het regelen van hun certificeringen en het verkrijgen van werkkapitaal uit handen wordt genomen en dat ze weinig tot geen risico meer lopen.
2. Middelgrote uitzendbureaus
Middelgrote uitzendbureaus die aan het groeien zijn (of dat willen), komen voor de keuze te staan om eigen backoffice specialisten aan te nemen, zodat ze hun groei ook aan de achterkant aankunnen. Zoals al eerder gezegd is het momenteel lastig om goede backofficespecialisten te vinden.
Bovendien brengt eigen personeel ook weer risico’s met zich mee. Door hun backoffice uit te besteden beschikken ze opeens over een groot team van specialisten. En profiteren ze van collectieve voordelen op het gebied van bijvoorbeeld (ziekte)risico’s, financiering, verzekeringen en uitzendsoftware.
3. Grote uitzendbureaus
Doordat grotere uitzendbureaus momenteel moeilijk nieuwe specialisten voor hun backoffice kunnen vinden, ontstaat ook binnen deze groep een groeiende belangstelling om de backoffice uit te besteden. Het grootste struikelpunt is alleen dat ze hechten aan hun zelfstandigheid en graag zelf juridisch werkgever willen blijven.
Maar ook die optie is tegenwoordig mogelijk: het uitzendbureau blijft zelf juridisch werkgever, maar maakt gebruik van complete ontzorging op backoffice gebied. Het profiteert daarbij ook van collectieve voordelen en krijgt een eigen relatiebeheerder, waardoor de lijntjes kort zijn en er snel geschakeld kan worden. De backoffice dienstverlener is in dit geval onzichtbaar voor opdrachtgevers en alle omzet loopt door het eigen bedrijf. Een voorbeeld van deze vorm van backoffice dienstverlening vind je hier.
Backoffice uitbesteden is toch heel duur?
Ten slotte nog even het meest gehoorde tegenargument: het uitbesteden van je backoffice is toch veel duurder? Een interne backoffice lijkt in ieder geval veel voordeliger. Toch blijkt in de praktijk het verschil miniem te zijn. Als je je backoffice intern regelt, betaal je personeelskosten voor je backoffice specialist(en) en voor zaken als software en verzekeringen. Daarnaast moet je tijd investeren om up to date blijven en nieuwe medewerkers in te werken. Bij elkaar kan dit flink oplopen. Omdat backofficedienstverleners hun kosten en investeringen kunnen verdelen over een veel grotere groep, profiteer je van collectieve voordelen. En je betaalt alleen op basis van het aantal uur dat je draait.
Wil je hier meer over weten? Lees dan dit artikel over het uitbesteden van je backoffice en welke mogelijkheden er zijn.
Dit artikel is gesponsord door Flexhub.
