Het zijn uitdagende tijden voor recruiters. De vele vacatures schreeuwen om goede kandidaten maar die zijn schaars. Des te meer reden voor staffingbureaus om hun intercedenten zo goed mogelijk te faciliteren en daardoor te behouden. Te beginnen met het oplossen van zes grote struikelblokken voor recruiters.
- Maak tijd vrij
Recruiters vallen vaak over de hoeveelheid administratieve handelingen die zij moeten verrichten. Denk aan cv’s ‘overkloppen’, datasheets invoeren of simpelweg op de knop verzenden klikken. Dergelijke werkzaamheden slokken tijd op en zijn zelden uitdagend. “Zulke routinematige handelingen moet je niet door een mens laten verrichten”, vindt Johan Doornenbal, algemeen directeur van uitzendbureau Luba. “Laat de mens zich richten op het voeren van een goede intake met kandidaten en het verbeteren van klantrelaties.”
Mick Knabben en Jeroen de Roon, directeuren van recruitmentbureau Daaf, zijn dat met Doornenbal eens. In de markt wordt vaak inefficiënt met systemen omgegaan, waardoor er relatief veel tijd gaat naar administratieve taken. “Toen we Daaf oprichtten (in 2020, red.), was de insteek daar verandering in te brengen. Vanaf dag één wilden we over de beste software beschikken en daarmee zoveel mogelijk processen automatiseren, zodat er tijd over blijft voor persoonlijke aandacht.”
Met goede backofficesoftware en een meedenkend ATS kunnen recruiters efficiënter werken, beaamt Sander Adams, salesmanager bij Backofficebureau. “Ze bewerkstelligen sneller een optimale match tussen de opdrachtgever en de kandidaat. Dit resulteert in duurzame relaties en ook tijdwinst.”
- Ga van high tech naar high touch
Digitaal recruitment vraagt wel om een slimme aanpak, zegt Marcel Slaghekke, eigenaar van Carrière Uitzendbureau en HappyNurse. “Als je informatie van een kandidaat wilt hebben, moet je zorgen dat deze niet afhaakt in complexe systemen en vragen. De kandidaat moet zich makkelijk kunnen inschrijven én tegelijkertijd voldoende informatie krijgen.” Slaghekke gelooft daarom in een goede kantoorlocatie, want daar leren recruiters de kandidaten kennen. “Hoe is de privésituatie? Wat zijn de ambities? Het zijn vragen die je online niet kunt stellen, omdat het triggers zijn om af te haken.”
Eenmaal door de online fase heen via goede systemen, hebben recruiters de ruimte om zich volledig te focussen op het bemiddelen van mensen, zegt Mireille van Wendel, eigenaar van Treffer Uitzendbureau. Het bureau gebruikt onder meer het ATS Cockpit van RecruitNow. “Hierdoor hebben wij ruimte om een stap verder te gaan: een kaartje voor iemands verjaardag, een bosje bloemen bij een afscheid of een telefoontje na ziekte.”
Ook locatiebezoeken bij opdrachtgevers zijn een waardevolle manier om de vrijgekomen tijd mee in te vullen, vindt Johan Doornenbal, algemeen directeur van Luba. “Zeker voor het mkb, waar Luba voor werkt, is dat belangrijk. Je kunt geen match maken zonder het bedrijf en de werkplek te kennen. Bedrijven waarderen het dat je langs kunt komen. Ik geloof erg in de mix van dichtbij en digitaal: dichtbij waar het moet en digitaal waar het kan.”
- Maak het mogelijk om iedere kandidaat te matchen
Een recruiter wil kandidaten uiteraard zo goed mogelijk matchen met vacatures van opdrachtgevers, maar soms is dat niet mogelijk. Hoe mooi is het dan om kandidaten automatisch te kunnen matchen met vacatures binnen óf buiten de eigen database. “Soms komt iemand binnen voor vacature x maar gaat hij met baan y naar buiten”, aldus Michiel van der Kwast, managing partner bij Puur Sales.
Het bureau kan kandidaten nog beter helpen sinds het gebruik maakt van Cockpit. Van der Kwast: “Dit ATS stelt verschillende vacatures voor, vanuit meerdere jobboards, op basis van gegevens van de kandidaat. Wij kunnen kandidaten benaderen met deze opties en vervolgens contact zoeken met het bedrijf. Zo kunnen we toch een mooie match maken voor de nummers twee en drie voor de oorspronkelijke vacature.”
Ook Actief Werkt gebruikt de tool graag. CFO Hans Damhuis: “Soms zijn er geen matchende vacatures bij onze klanten. Dan komt het ATS met suggesties van online vacatures die mogelijk passen. Daarbij helpt het dat we de data zoveel mogelijk verrijken, denk daarbij aan de voorkeur in werkdagen, loonverwachting, opleidingen, ambitie van kandidaten enzovoort.”
- Betrek ook soft skills in het recruitmentproces
Een succesvolle match maken gaat verder dan het beoordelen van een cv. Ook eigenschappen als teamgeest, enthousiasme en doorzettingsvermogen zijn belangrijk, vindt Mireille van Wendel van Treffer Uitzendbureau. “Hoe specifieker de recruiters het invullen, hoe uitgebreider en duurzamer de matches zijn. Dit sluit helemaal aan bij onze visie voor persoonlijke ontwikkeling. Een werkzoekende kan en wil meer dan dat zijn cv voorspiegelt.”
Techniek kan daar enorm bij helpen, zegt Mick Knabben van recruitmentbureau Daaf. Niet alleen een cv is leidend, maar ook iemands eigenschappen, kerncompetenties en vaardigheden tellen volgens hem mee in een match. Door zowel aan kandidaten als vacatures tags te hangen, kan een systeem matchen op overeenkomsten. Knabben: “Hoe meer data we hebben, hoe sneller en beter we een match kunnen maken tussen kandidaat en opdrachtgever.”
- Haal het maximale uit de kandidatendatabase
Door slim een ATS te gebruiken, kunnen recruiters het maximale uit de eigen kandidatendatabase halen. Het maakt hun werk makkelijker, maar vooral interessanter. “Cockpit geeft daarvoor zoveel mogelijkheden”, vertelt Knabben. “Denk bijvoorbeeld aan een marktanalyse op vacatures. Wat is het gemiddelde salaris voor een functie, hoe groot is de kans op het vervullen van de vacature, enzovoorts. Ook als er bij een sollicitatie geen match is, krijgen we op het scherm direct minimaal vijf andere vacatures die we aan de werkzoekende kunnen voorstellen.”
Ook de recruiters van grotere uitzend-, detachering- en wervingsketens hebben baat bij de slimme matchingtool, zegt Gerben Post, CEO van DDF People waar uitzendbureau Werkis onder valt. “Binnen de groep kunnen we makkelijker de synergie zoeken.” Alle achttien bedrijven werken met Cockpit en iedereen heeft dus toegang tot dezelfde informatie. Post: “Als we bij bedrijf A geen werk hebben voor kandidaat A heeft mogelijk bedrijf B dat wel. Hierdoor kunnen we nog nauwer aansluiten bij de behoefte van kandidaten.”
- Reageer snel op kandidaten
In de wereld van recruiters was de factor snelheid vóór corona al essentieel. Dit is sindsdien alleen maar toegenomen. Het bureau met de kortste doorlooptijden is de winnaar van morgen in deze branche. “In de huidige markt willen kandidaten zo snel mogelijk antwoord hebben”, zegt algemeen directeur André Polderman van RecruitNow. “Ongeacht of de contactpersoon nou ziek of op vakantie is.”
Cockpit, het ATS van RecruitNow, biedt alle communicatiekanalen in één overzicht per kandidaat en klant. “Een ziekmelding van een kandidaat komt dus in dat overzicht en niet langer op de privételefoon van een collega. Wanneer nodig kan een collega de communicatie oppakken of juist aansluiten”, licht Polderman toe.
Treffer Uitzendbureau vindt deze vorm van communicatie ideaal. Iedere medewerker of klant gebruikt namelijk een ander communicatiekanaal, vertelt Mireille van Wendel. “Cockpit ondersteunt de belangrijkste communicatiekanalen zoals WhatsApp en e-mail, alles staat overzichtelijk bij elkaar en is tegelijkertijd AVG-compliant. De belofte vanuit RecruitNow was dat iedere recruitment consultant het ATS makkelijk onder de knie zou krijgen. Daar is geen woord van gelogen.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met RecruitNow.
